Es ist möglich, die Rechnungen aus Ihrer Buchhaltungssoftware direkt in Agicap zu importieren, und zwar mithilfe einer Matrix, die im Vorfeld von unseren Teams parametrisiert wurde.
Dies ermöglicht es Ihnen, die Zahlung Ihrer Kunden- und Lieferantenrechnungen kurz- und mittelfristig zu verfolgen 📊.
Hierfür benötigen wir den Namen Ihrer Buchhaltungssoftware und einen Export Ihrer Rechnungen im Excel-Format.
Ihr Export kann uns direkt im Chat übermittelt werden (die blaue Schaltfläche unten rechts auf Ihrem Bildschirm)!
Im Folgenden finden Sie die Informationen, die Ihr Export enthalten muss:
Bezeichnung
Rechnungsstellungsdatum
Zahlungsdatum
Ausziferung
Betrag
💡 Gut zu wissen:
Da es unser Ziel ist, Ihnen Zeit zu sparen, sollten Sie Ihre exportierte Datei nicht verändern.
Wir werden uns bei der Erstellung der Importvorlage auf diesen Export stützen 💪.
> Die Importvorlage wurde erstellt, wie importiere ich meine Durchlaufmatrix?
Je nach den Besonderheiten Ihres Unternehmens gibt es zwei Arten von Durchlaufmatrizen:
> Die Durchlaufmatrix zum Importieren der Rechnungen Ihrer Kunden mit dem Namen "model_import_inkasso".
> Die Durchlaufmatrix zum Importieren der Rechnungen Ihrer Lieferanten, genannt "modele_import_decaissements".
Wenn Sie Ihre Kunden- und Lieferantenrechnungen importieren möchten, müssen Sie diese Anpassung mit jeder der beiden Matrizen (eingehende und ausgehende Zahlungen) wiederholen.
👉 Schritt 1: Aktualisieren Sie die Daten auf der Registerkarte "Registerkarte zum Aktualisieren" der Matrix.
Führen Sie einen Export aus Ihrer Buchhaltungssoftware durch (im selben Format wie der Reiter, den Sie zum Aktualisieren Ihrer Matrix verwenden).
Sie können einen breiten Zeitraum auswählen (6 Monate / 1 Jahr).
Rechnungen sind mit einer eindeutigen ID verknüpft, so werden Vorgänge nicht doppelt importiert und ihr Status wird aktualisiert, wenn sich ihre Beschriftung seit dem letzten Import geändert hat.Dann kopieren Sie die Daten aus dem Export und fügen sie ein, damit sie auf der Registerkarte der Matrix aktualisiert werden.
Wählen Sie dazu am besten das gesamte Blatt aus. Es ist wichtig, dass Sie keine Spalten und/oder Zeilen in der Datei löschen.Speichern Sie die Datei in einem Ordner auf Ihrem Computer.
👉 Schritt Nr. 2: Loggen Sie sich in Agicap ein, klicken Sie auf das Zahnrad oben rechts und klicken Sie auf "Meine Daten importieren" 📥.
Wählen Sie Zahlungseingänge, wenn Sie Kundenrechnungen importieren, und Ausgangszahlungen, wenn Sie Lieferantenrechnungen importieren.
Wählen Sie die Art des Imports: Schnellimport (Import direkt über die Excel-Datei) oder Schritt-für-Schritt-Import (Import mit verschiedenen Schritten, die es Ihnen ermöglichen, die Daten, die importiert werden, anzureichern).
Importieren Sie die zuvor aktualisierte und gespeicherte Datei.
Folgen Sie den Schritten, dies sollte nur wenige Minuten dauern.
💡 Gut zu wissen: Wenn bei den einzelnen Schritten eine Fehlermeldung erscheint, sollten Sie sich direkt im Chat an uns wenden, damit wir das untersuchen können. 📞 😉