Die Vorbuchungslösung für Kundenrechnungen zielt darauf ab, den Prozess der Erstellung von Journalbuchungen für den Verkauf in der Buchhaltungssoftware zu beschleunigen.
Registerkarte Vorabrechnung
Eine neue Registerkarte "Vorabrechnung“ wurde in der Schnittstelle zur Bargeldabholung hinzugefügt.
Import von Kontenplänen
Bevor Sie mit der Vorbereitung Ihrer Buchungen im Zusammenhang mit Kundenrechnungen beginnen, müssen Sie zunächst Ihre Kontenpläne in Agicap importieren. Bitte lesen Sie dazu die entsprechende Dokumentation.
Vorbereitung von Journaleinträgen
Wenn die Erfassung der Konten noch nicht abgeschlossen und validiert ist, hat diese Rechnung auf der Registerkarte Buchhaltung den Status „In Vorbereitung“.
Wenn Sie auf diese Rechnung klicken, öffnet sich eine Modalität. Um im Ablauf voranzukommen, muss der Benutzer die folgenden Schritte ausführen:
Jedes Feld ausfüllen: Kunde, Dritter, Mehrwertsteuer und Produktkonto.
Je nachdem, was für den Kontenplan eingerichtet wurde, können Sie in einem Dropdown-Feld für jedes Feld das Konto auf Rechnungsebene auswählen.
Es ist möglich, mehrere Kosten- und Mehrwertsteuerkonten für eine Rechnung zu haben: Klicken Sie auf Produktkonto hinzufügen.
Klicken Sie auf Als exportbereit markieren
💡 Gut zu wissen: Sie können nur die MwSt.-Konten auswählen, für die ein MwSt.-Satz ausgefüllt ist. Der Mehrwertsteuerbetrag und der Produktbetrag werden automatisch auf der Grundlage des Mehrwertsteuersatzes berechnet.
MwSt.-Betrag = Gesamtbetrag x MwSt.-Satz
Produktbetrag = Gesamtbetrag - MwSt.-Betrag
Wenn eine Rechnung als exportbereit markiert ist, wechselt ihr Status zu „Bereit zum Export“ und sie kann in einen Export einbezogen werden.
Eine „Bereit zum Export“ Rechnung kann noch bearbeitet werden, während nach dem Export weitere Änderungen möglich sind.
Export von Journaleinträgen
Sie können in „Bereit zum Export“ nach Rechnungen filtern und diese auswählen.
Wählen Sie die Art des Exports, die Sie für Ihr Buchhaltungstool benötigen.
Sobald sie exportiert wurden, wird ihr Status in „Exportiert“ geändert.
💡 Gut zu wissen: Sie können auch Rechnungen exportieren, die bereits einmal exportiert wurden. Sie müssen nur zuerst nach dem Status „Exportiert“ filtern.
Export der CSV-Datei
Durch Klicken auf die Aktion Journaleinträge exportieren > CSV-Datei im Seitenpanel wird eine Datei heruntergeladen. Ein Toaster (Journaleinträge werden exportiert) zeigt an, dass die Datei heruntergeladen wird.
Diese CSV-Datei hat die folgenden Spalten:
Eindeutige ID = von Cash Collect bereitgestellte ID
Ausgabedatum
Fälligkeitsdatum
Rechnungsnummer
Kunde
Kontonummer
Konto eines Dritten
Titel
Soll = im Soll zugewiesener Betrag
Haben = Betrag, der im Haben zugewiesen wurde
Währung
Nach der Verarbeitung haben die exportierten Rechnungen einen aktualisierten Status „Exportiert“.
Re-Import der csv-Datei in Ihr Buchhaltungs- oder ERP-System
Die meisten Buchhaltungsprogramme und ERP-Systeme verfügen über eine Importfunktion.
Es gibt 2 gängige Optionen:
Ein benutzerdefiniertes Importmodell kann in Ihrem Tool eingerichtet werden; Sie müssen dies einmal tun, um die nächsten csv-Dateien ohne Änderung des Formats importieren zu können
Wenn kein benutzerdefiniertes Importmodell eingerichtet werden kann, müssen Sie möglicherweise das Format der Agicap-Datei ändern. Lassen Sie es uns wissen, die Agicap-Teams können Ihnen helfen, eine „Matrix“ zu erstellen, um die Datei automatisch in das richtige Format für Ihren Import umzuwandeln.
Unsere Kunden verwenden in der Regel eine der beiden Export-Import-Optionen:
Manuell wie oben beschrieben
Automatisch über einen SFTP-Server oder die Nutzung der Agicap PublicAPI. Für diese Option benötigen Sie ein IT-Team, das Sie unterstützen kann. Lassen Sie uns über den Chat wissen, ob Sie sich für diese Option entscheiden.
Wenn Sie diese Funktion aktivieren möchten, zögern Sie nicht, uns im Chat, blaue Sprechblase rechts von Agicap, zu kontaktieren, um einen Punkt mit Ihrem Kundenbetreuer zu diesem Thema zu vereinbaren. 😉