Sie möchten neue Kundenrechnungen in Ihre Cash Collect-Lösung aufnehmen, um Ihre Zahlungserinnerungen zu aktivieren? Wählen Sie Ihre bevorzugte Methode unter unseren drei Importmethoden!
1️⃣ Import über eine Excel-Liste
💡 Diese Methode wird empfohlen, wenn Sie Ihre Rechnungspflege bereits in Ihrem ERP oder Buchhaltungstool durchführen. Sie ermöglicht es Ihnen, neue Rechnungen zu importieren, und bestehende Rechnungen in Cash Collect auf der Grundlage der bereits in Ihrem ERP vorgenommenen Informationen (Bezahlstatus, ausstehender Rechnungsbetrag) auf dem neuesten Stand zu halten. So wird doppelter Aufwand vermieden. 🎉
👉 Wenden Sie sich hierfür am besten zur Einrichtung an unser Agicap Team!
1. Import der Rechnungsdaten
Sobald unser Team ein Importmodul für Sie erstellt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Rechnungen hinzufügen und dann auf Import aus einem Tabellenblatt, um Ihren Export aus dem ERP- / Buchhaltungstool auszuwählen und hochzuladen.
💡 Dadurch können Sie eine große Menge an Rechnungen auf einmal importieren.
2. Verknüpfung der Rechnungsdokumente
Wenn Sie zusätzlich zu den Rechnungsinformationen auch die PDF-Dokumente im System hinterlegen möchten, um diese als Anhang in Erinnerungen anzufügen, haben Sie folgende Möglichkeiten zur Auswahl:
➡️ Einzelne Zuweisung je Rechnung:
➡️ Nachträgliche Verknüpfung mehrerer PDF-Dokumente per Upload
Wählen Sie bis zu 200 Dateien von Ihrem Rechner auf einmal aus. Diese werden dann mit der bereits bestehenden Rechnung in Cash Collect verknüpft.
❗ Beachten Sie hierbei, dass der Name des PDF-Dokuments die Rechnungsnummer enthält:
Beispiele:
👉 Rechnungsnummer "RE-123"
👉 PDF-Name:
Rechnung RE-123 👍
Rechnung_RE-123 👍
Rechnung RE_123 👍 (gilt auch für Sonderzeichen wie "." | "/" | "-" | "_")
RE-123_Rechnung 👍
123-RE 🚫
Rechnung 123 🚫
➡️ Nachträgliche Verknüpfung mehrerer PDF-Dokumente über E-Mail-Weiterleitung
Sie können Ihre Rechnungsdokumente auch hinterlegen, indem Sie diese als E-Mail-Anhang versenden. Sie finden Ihre individuelle Cash Collect E-Mail-Adresse, indem Sie auf die Schaltfläche Rechnungen hinzufügen und anschließend auf Import per E-Mail klicken:
Alle Rechnungen, die per Mail versendet werden, landen in den ausstehenden Dokumenten (s. nachstehende Abbildung). Nachdem Sie den Excel-Import gemacht haben, können Sie die ausstehenden Dokumente über den E-Mail-Versand zuweisen:
❗ Dokumente, die zu Rechnungen gehören, die noch nicht in Cash Collect sind, müssen manuell überprüft und als neue Rechnung angelegt werden.
2️⃣ Wählen Sie Ihre PDF-Rechnungen von Ihrem Computer aus
Klicken Sie auf die Schaltfläche Rechnungen hinzufügen und dann auf die PDF-Dokumente importieren, um die Rechnung(en) auszuwählen, die Sie aus dem Dateibaum auf Ihrem Computer importieren möchten:
3️⃣ Upload von Rechnungen per E-Mail
Sie können Ihre Rechnungen in Cash Collect auch importieren, indem Sie sie als E-Mail-Anhang versenden.
💡 Diese Option bietet sich an, wenn Sie Ihre Kundenrechnungen per Mail versenden und eine zusätzliche E-Mail-Adresse in BCC setzen können.
Sie finden Ihre individuelle E-Mail-Adresse, indem Sie auf die Schaltfläche Rechnungen hinzufügen und anschließend auf Import per E-Mail klicken:
👉 Sie können Ihre Rechnungen von einer E-Mail-Adresse Ihrer Wahl aus versenden.
👉 Wenn Sie Ihre E-Mail versenden, extrahiert unser System nur die PDF-Dokumente (auch mehrere) aus der Anlage und nicht den in der E-Mail enthaltenen Text.
👉 Wenn Sie Ihre Rechnungen nicht vorher über eine Excel-Liste hochladen, müssen die Rechnungen über die ausstehenden Dokumente manuell überprüft, einem Kunden zugewiesen, bestätigt und damit in Cash Collect angelegt werden.
