A cosa serve un KPI Cumulativo?
Sono dei KPI con i quali ogni mese puoi sommare uno o più valori nelle categorie e ottenere un totale cumulativo.
Puoi utilizzarli per:
conoscere il totale di un accantonamento
conoscere il totale speso in una determinata categoria (es. Quanto ho speso in marketing quest'anno fino ad ora?)
conoscere il totale delle entrate di una categoria
poter confrontare il totale speso fino a questo momento dell'anno rispetto al budget annuale per una categoria specifica
1. KPI Inizio Cumulativo generale
A) Innanzitutto per creare un KPI cumulativo è necessario creare un KPI Manuale che puoi chiamare 'Inizio periodo'.
Ci servirà per dare ai KPI cumulativi che creeremo un punto di partenza per il cumulo.
B) Una volta creato questo KPI molto semplice (dalle 'Impostazioni avanzate' > Indicatori chiave), bisognerà tornare nel piano di tesoreria e quindi inserire il numero '1' nel mese dal quale vogliamo che inizi il calcolo cumulativo.
Nel caso di cumulativi annuali bisognerà quindi mettere '1' sui mesi di gennaio (da ripetere per ogni anno interessato)
C) Infine, puoi nascondere questo KPI, che non ci interessa vedere nella tabella, come mostrato nell'immagine sotto (sempre dalle 'Impostazioni avanzate' > Indicatori chiave):
2. KPI Calcolo Cumulativo delle singole categorie di Uscite
A) Passiamo ora alla creazione del KPI del calcolo del cumulativo vero e proprio.
E' un KPI generato dalla formula.
Dopo averlo creato, il primo step da eseguire è quello di aggiungergli un valore o formula fittizia, e poi di chiuderlo per confermarne la creazione.
Ad esempio, puoi scrivere come formula 'value([inizio periodo],0)' e dopodiché cliccare su 'Confermare'. Questo step è necessario per aggiungere 'in memoria' questo nuovo KPI, poiché dopo dovremo richiamarlo nella sua stessa formula per effettuare il calcolo.
B) Una volta cliccato su 'Confermare' seleziona di nuovo il KPI in questione e clicca su '(x) Modificare la formula' per riprendere ad aggiornarlo.La formula esatta da aggiungere è la seguente:
Vediamo la logica della formula:
Innanzitutto, ricordo che l'indicatore 'inizio periodo', come da impostazione fatta prima, è pari a 1 nel mese di gennaio e vuoto per gli altri mesi. La formula funziona come una normale formula 'IF' di Excel e quindi recita: se siamo a gennaio (inizio periodo = a 1), prendi il valore di uscite della categoria di cui si vuole calcolare il cumulativo (in questo caso 'Locazioni') per questo stesso mese.
Siamo a gennaio, inizio cumulativo, quindi ci basta prendere il valore dell'uscite di questo mese e segnarlo nel KPI 'Cumulativo Locazioni'. Se invece non siamo a gennaio (cioè inizio periodo non equivale a 1) si dice di prendere ancora il valore di uscite della categoria di cui si vuole calcolare il cumulativo ( 'Locazioni') per questo stesso mese e di andare a sommare il valore del KPI 'Cumulativo Locazioni' del mese precedente.
Così facendo, di mese in mese, verranno aggiunte le nuove uscite al cumulativo precedentemente calcolato C).
3. Aggiornamento calcolo
E' necessario, dal Piano di Tesoreria, cliccare in alto a sinistra su 'Aggiornare calcolo' per visualizzare i valori dei KPI appena creati.
Importante: per poter aggiornare il calcolo correttamente è necessario impostare il periodo visualizzato completo di almeno tutto l'anno. I KPI vengono infatti aggiornati solo nel periodo visualizzato. Se non includesse tutto l'anno, l'aggiornamento sarebbe incompleto e il calcolo del KPI mostrato non sarebbe giusto. Puoi modificare il periodo visualizzato selezionandolo in alto a sinistra, dal piano di tesoreria.