La solution de précomptabilisation des factures clients vise à accélérer le processus de création des écritures de vente dans le logiciel comptable.
Onglet Pré-comptabilité
Un nouvel onglet "Pré-comptabilité" est ajouté à partir de l'interface d'encaissement.
Import du plan comptable
Avant de commencer à préparer vos écritures comptables liées aux factures clients, vous devez d'abord importer dans Agicap vos plans comptables.
Pour ce faire, voici un article détaillé pour vous guider pas à pas : Comment importer mon plan comptable ?
Comment préparer les écritures comptables ?
Lorsque l'écriture comptable n'a pas été complétée et validée, le statut de cette facture dans l'onglet Comptabilité est "A préparer".
En cliquant sur cette facture, un module s'ouvre. Pour pouvoir exporter votre facture, il vous faudra :
Compléter chaque champ : client, tiers, TVA et compte produit.
En fonction de ce qui a été défini pour le plan comptable, vous pouvez sélectionner dans une liste déroulante pour chaque champ le compte au niveau de la facture.
Il est possible d'avoir plusieurs comptes de charges et de TVA pour une même facture : cliquer sur Ajouter un compte produit.
Cliquez sur Marquer comme prêt à exporter
💡 Bon à savoir : vous ne pouvez sélectionner que les comptes TVA dont le taux de TVA est renseigné. Le montant de la TVA et le montant du produit sont automatiquement calculés en fonction du taux de TVA.
Montant TVA = montant total x taux de TVA
Montant produit = montant total - montant TVA
Lorsqu'une facture est marquée comme étant prête à être exportée, son statut passe à "Prête à être exportée" et elle peut être incluse dans une exportation.
Une facture "Prête à être exportée" peut encore être modifiée, mais une fois exportée, il ne sera plus possible de la modifier.
Export des entrées du journal
Pour exporter vos entrées, il vous faut :
Filtrer votre précomptabilité sur les factures au statut Prêt à exporter et les sélectionner.
Sélectionnez le type d'export dont vous avez besoin pour votre outil comptable.
Une fois exporté, leur statut sera modifié en "Exporté"
💡 Bon à savoir : vous pouvez encore exporter des factures qui ont déjà été exportées une fois. Il vous suffit de filtrer d'abord sur le statut "Exporté".
Export du fichier CSV
En cliquant sur l'action Exporter les entrées du journal > Fichier CSV dans le panneau latéral, un fichier est téléchargé. Un grille-pain (entrées de journal en cours d'exportation) indique que le fichier est en cours de téléchargement.
Ce fichier CSV contient les colonnes suivantes :
ID unique = ID fourni par Cash Collect
Date d'émission
Date d'échéance
Numéro de facture
Client
Numéro de compte
Compte de tiers
Titre
Débit = montant affecté au débit
Crédit = montant affecté au crédit
Devise
Après l'export, les factures exportées auront un statut « Exporté ».
Comment importer ce fichier .csv dans votre système comptable ou ERP ?
La plupart des outils comptables et des systèmes ERP disposent d'une fonction d'import.
Il existe généralement deux options courantes:
Un modèle d'import personnalisé qui peut être configuré dans votre outil. Dans ce cas, il vous faudra faire le paramétrage sur votre outil ainsi vous n'aurez pas besoin de modifier le format du fichier exporté sur Agicap.
Si ce modèle ne peut être défini sur votre outil, il est alors nécessaire d'adapter le format de l'export Agicap à celui requis par votre outil comptable. Dans ce cas, nos équipes vous accompagnent dans la construction d'un paramétrage personnalisé de conversion qui permet de transformer automatique le fichier Agicap dans le bon format d'import.
Nos clients utilisent généralement l'une de ces deux options d'export-import :
Manuelle comme expliqué ci-dessus
Automatique via un serveur SFTP ou en utilisant Agicap PublicAPI. Pour cette option, vous devez disposer d'une équipe informatique capable de vous assister.
Si vous avez à disposition une équipe informatique capable de vous assister pour automatiser l'export de votre précomptabilité, contactez-nous sur le tchat pour que nous puissions vous accompagnez sur ce sujet.
Si vous souhaitez active cette fonctionnalité, n'hésitez pas à nous contacter sur le tchat, bulle bleu à droit d'Agicap, pour prévoir un point avec votre chargée de compte à ce sujet. 😉