Quelques définitions
Clarifions les termes clés que auxquels nous ferons référence par la suite :
Compte comptable général : il constitue une catégorie dans le plan comptable d'une entreprise qui permet de classer et d'enregistrer les transactions financières de manière systématique. Chaque compte est identifié par un numéro unique et une description.
Les comptes tiers sont des comptes de la comptabilité générale qui enregistrent les opérations avec les tiers, c'est-à-dire les partenaires extérieurs à l'entreprise comme les clients, les fournisseurs, les employés, etc. Ils sont souvent subdivisés en comptes auxiliaires pour un suivi plus détaillé.
Les comptes auxiliaires représentent une subdivision, une sous rubrique d’un compte général. Par exemple, au lieu d'avoir un seul compte pour tous les clients, une entreprise peut avoir un compte auxiliaire pour chaque client, ce qui facilite le suivi des créances et des paiements.
Les comptes auxiliaires doivent être rattachés aux bonnes "racines", c’est-à-dire aux comptes généraux concernés. Un compte auxiliaire client doit donc être rattaché au compte général client (c’est-à-dire le compte 411). A l’inverse, un compte auxiliaire fournisseur doit être rattaché au compte général fournisseur (le compte 401).
Étape 1 : Télécharger les templates sur Agicap
Roue crantée en bas à gauche
2. Précomptabilité
3. Importer un fichier puis clic sur Importer des comptes comptables ou Importer des comptes tiers et enfin Télécharger un modèle.
Étape 2 : Préparer votre fichier d'import
1) Import des comptes comptables
Modèle ChartOfAccounts
Type = Type du compte comptable à choisir parmi la liste indiquée dans le format d'import (Bank/Client/Expense/Product/Supplier/VAT/Other)
Account Number = Numéro du compte comptable (ex: 4010000, 4011000, 4110000)
Label = Nom du compte comptable (ex: Fournisseurs)
2) Import des comptes tiers
Modèle ThirdPartiesImportTemplate
Accounting Account Number = Numéro du compte comptable (ex: 4010000, 4011000, 4011000)
Third Party Code = Numéro du compte de Tiers (ex: 401ENGI, 4011SMA)
Third Party Name = Nom du compte de Tiers (ex: ENGIE, SMART ECO BAT)
⚠️ Pour que l'import des tiers fonctionne ils doivent être associés uniquement à des comptes comptables déjà existants dans Agicap.
Votre import ne fonctionne pas ?
Voici les causes d'échec les plus fréquentes :
Ne modifiez pas le template : pas de changement de l'ordre des colonnes ou de leur intitulé, remplissez simplement avec vos données à partir de la ligne 2 sans ajouter d'entête supplémentaire. En revanche, n'hésitez pas à supprimer la ligne d'exemple éventuel.
Vérifiez la présence de caractères spéciaux (tirets, guillemets...)
Veillez à formater votre fichier au format indiqué à savoir CSV-UTF 8
Si vous avez besoin de retravailler votre fichier CSV, utilisez les fonctions natives d'Excel :
Ouvrir Excel, utiliser l’onglet Data pour importer le CSV, faire les manipulations qu’on veut en gardant 3 colonnes, utiliser la fonction de sauvegarde native d’excel save-as CSV UTF8(ne tentez pas de générer manuellement une conversion de CSV)