Pourquoi personnaliser les taux de change ?

En personnalisant les taux de change, vous pouvez garantir une cohérence entre les calculs d'Agicap et vos rapports internes ou les taux négociés avec les banques. Cela est particulièrement utile si vous devez :

Aligner les rapports d'Agicap avec vos rapports financiers.
Utiliser des taux spécifiques issus d'accords bancaires.
Définir des taux avec précision pour des périodes spécifiques (quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles ou trimestrielles).

Où personnaliser les taux de change

Vous pouvez personnaliser les taux de change au niveau de l'organisation ou de l'entité. Toute la gestion des taux personnalisés se fait depuis la page dédiée aux Taux de change dans les paramètres avancés.

Accéder à la page des taux de change

Accédez aux paramètres :
- Cliquez sur ⚙️ Paramètres dans le menu principal.
Allez dans les paramètres avancés :
- Sélectionnez Paramètres avancés dans le menu déroulant.
Ouvrez les taux de change :
- Cliquez sur Taux de change pour accéder à la page de personnalisation.

Configurer des taux de change personnalisés

Activer les taux de change personnalisés

Pour commencer la personnalisation :

Activez la fonctionnalité :
- Accédez à la page BackOffice de votre organisation.
- Cliquez sur le bouton Activer les taux de change personnalisés.

Définir des paires de devises

Paires de devises : Les taux de change personnalisés sont définis pour des paires spécifiques de devises (par exemple, EUR → CHF, GBP → EUR).
Liste initiale : La liste des paires de devises est automatiquement remplie avec toutes les devises présentes dans votre organisation lors de la première activation de la fonctionnalité.
Ajouter de nouvelles paires :
- Cliquez sur ✚ Ajouter un taux pour ajouter manuellement une nouvelle paire de devises.
- Alternativement, importez des paires de devises et des taux via Excel (voir Importer des taux de change ci-dessous).

Personnaliser les taux à différents niveaux

Niveau organisation

Cohérence entre les entités : La définition de taux personnalisés au niveau de l'organisation garantit une cohérence dans les conversions de devises pour toutes les entités.
Taux par défaut : Si aucun taux personnalisé n'est saisi pour une paire de devises, Agicap utilise les taux quotidiens par défaut récupérés via notre partenaire, CurrencyLayer.

Niveau entité

Substitutions locales : Vous pouvez remplacer les taux de l'organisation pour des entités et devises spécifiques si nécessaire.
Comment remplacer :
1. Développez la paire de devises :
  - Cliquez sur la paire de devises pour afficher toutes les entités.
2. Saisissez un taux personnalisé :
  - Entrez votre taux personnalisé dans la ligne correspondant à l'entité souhaitée.
Priorité : Les taux au niveau entité remplacent les taux au niveau organisation pour cette entité spécifique.

☝️ Remarque : Si un taux est défini à la fois au niveau organisation et entité, la valeur de l'entité prévaut dans cette entité.

Définir la fréquence d'entrée

Vous pouvez choisir la fréquence à laquelle vous définissez les taux :

Fréquences disponibles : Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle, Trimestrielle.
Changer de fréquence :
- Cliquez sur le menu ••• Options.
- Sélectionnez votre fréquence préférée.
Important :
- Les valeurs saisies pour chaque fréquence sont indépendantes et conservées, même si vous changez de fréquence.
- Seuls les taux de la fréquence actuellement sélectionnée sont utilisés dans les calculs.

Importer des taux de change via Excel 📥

Étapes pour importer des taux

Téléchargez le modèle d'importation :
- Dans la page Taux de change, cliquez sur Importer.
- Sélectionnez Télécharger le modèle pour obtenir le fichier Excel.
Remplissez le modèle :
- Date : Entrez le premier jour de la période (par exemple, premier jour du mois).
- Paires de devises : Spécifiez les paires de devises que vous personnalisez.
- Colonne Entité :
  - Laissez vide pour importer des taux au niveau organisation.
  - Spécifiez une entité pour importer des taux au niveau entité.
- Taux : Saisissez les taux personnalisés pour chaque période.
Importez le fichier complété :
- Retournez à la page Taux de change.
- Cliquez sur Importer et téléchargez votre modèle rempli.

Notes importantes

Paires existantes uniquement : L'importation accepte uniquement les paires de devises existantes. Ajoutez de nouvelles paires dans Agicap avant d'importer.
Écrasement des taux : Les cellules vides dans le fichier Excel effaceront les taux existants. Utilisez cela pour réinitialiser les taux si nécessaire.
Colonne Entité obligatoire : La colonne Entité doit être incluse dans votre fichier d'importation, même si vous importez au niveau organisation.

Exporter des taux de change 📤

Vous pouvez exporter les taux de change utilisés dans les calculs :

Accédez à l'exportation :
- Allez dans ⚙️ Paramètres > Exporter mes données > Taux de change.
Sélectionnez le niveau d'exportation :
- Choisissez d'exporter depuis une Entité ou la Consolidation.
Personnalisez la période :
- Sélectionnez la période pour l'exportation (jusqu'à 5 ans).
Téléchargez l'exportation :
- Cliquez pour télécharger le fichier contenant tous les taux de change utilisés dans votre organisation.

Comprendre les effets des taux personnalisés

Calculs Agicap :
- Si un taux personnalisé est saisi, Agicap utilise ce taux pour tous les calculs pendant la période spécifiée.
- Si aucun taux personnalisé n'est saisi, les taux par défaut de CurrencyLayer sont utilisés.
Application des taux :
- Les taux définis pour un mois s'appliquent à tous les jours de ce mois.
- Changer de fréquence affecte la manière dont les taux sont appliqués au fil du temps.
Implications pour l'exportation :
- Les taux personnalisés apparaissent dans les exportations lorsqu'ils ont été configurés.
- Les taux par défaut sont affichés là où aucun taux personnalisé n'est défini.

💡 Conseils

Maintenir la cohérence : Personnalisez les taux au niveau organisation pour garantir une uniformité des rapports entre toutes les entités.
Saisie efficace des données : Utilisez la fonctionnalité d'importation Excel pour saisir rapidement plusieurs taux.
Conscience de la fréquence : Rappelez-vous que seuls les taux de la fréquence actuellement sélectionnée sont actifs.
Mises à jour régulières : Maintenez vos taux personnalisés à jour pour refléter les changements des taux bancaires ou des besoins de reporting.

Questions fréquentes ❓

Comment remplacer les taux de change pour une entité spécifique ?

Pour remplacer les taux pour une entité spécifique :

Accédez aux taux de change :
- Allez dans ⚙️ Paramètres > Paramètres avancés > Taux de change.
Développez la paire de devises :
- Cliquez sur la paire de devises qui vous intéresse.
Saisissez un taux personnalisé :
- Entrez votre taux personnalisé dans la ligne de l'entité.

Que se passe-t-il si je n'entre pas de taux personnalisé ?

Si aucun taux personnalisé n'est saisi pour une paire de devises, Agicap utilise les taux quotidiens par défaut récupérés auprès de notre partenaire, CurrencyLayer.

Puis-je utiliser des fréquences différentes pour différentes paires de devises ?

Non, le paramètre de fréquence s'applique à toutes les paires de devises. Cependant, les valeurs saisies dans d'autres fréquences sont enregistrées et peuvent être utilisées si vous revenez en arrière.

Comment les taux personnalisés affectent-ils mes exportations ?

Lorsque vous exportez des taux de change, les taux personnalisés et par défaut sont inclus :

Taux personnalisés : Apparaissent là où vous les avez configurés.
Taux par défaut : Affichés là où aucun taux personnalisé n'est défini.

En personnalisant vos taux de change, vous obtenez un contrôle et une précision accrus dans vos rapports financiers au sein d'Agicap. Profitez de cette fonctionnalité pour garantir que votre analyse de trésorerie reflète vos besoins spécifiques.