Qu'est-ce que les Règles de Catégorisation Automatique ?
Les Règles de Catégorisation Automatique vous permettent de définir des conditions et des actions qui catégorisent automatiquement vos opérations ou les associent à un projet. Cette automatisation vous fait gagner du temps et assure une catégorisation cohérente de votre trésorerie.
Comment Fonctionnent les Règles de Catégorisation Automatique ?
Vous pouvez créer et gérer des règles dans la section Paramètres. Il existe trois types de règles :
Règles de Catégorisation : Catégoriser automatiquement les opérations avec une Catégorie spécifique.
Règles d'Association : Associer des opérations à un Projet (disponible lorsque la Gestion de Projet est activée).
Règles de Compte Bancaire : Associer des Opérations Engagées à un compte en banque.
Chaque Règle de Catégorisation se compose d'un Intitulé, de Conditions et d'Actions à appliquer lorsque les conditions sont remplies. Les règles s'appliquent soit aux Encaissements soit aux Décaissements et peuvent cibler des opérations de comptes bancaires spécifiques ou de tous les comptes.
💡 Note : Soyez attentif lors de la sélection des comptes bancaires pour vos règles, car cela affecte les opérations auxquelles les règles s'appliqueront.
Types de Conditions
Vous pouvez définir diverses conditions pour adapter vos règles :
Conditions Basées sur l'Intitulé
La condition est remplie lorsque l'intitulé de l'opération :
Contient ou Ne Contient Pas une phrase spécifique.
Est Exactement une phrase spécifique.
Est l'un des mots d'une liste séparée par des virgules.
Important : Cette condition est insensible à la casse mais sensible aux accents (par exemple, "e" est différent de "é"). Les espaces avant et après la condition sont ignorés.
Conditions Basées sur le Montant
La condition est remplie lorsque la valeur absolue du Montant de l'opération est :
Supérieure à ou Inférieure à un montant spécifique.
Égal à ou Différent de une valeur spécifique.
L'un des valeurs d'une liste séparée par des virgules.
Conditions Basées sur l'Échéance
La condition est remplie lorsque l'Échéance de l'opération est :
Entre Deux Jours du mois (inclus).
Avant une date spécifique (exclus).
Après une date spécifique (exclus).
Conditions Basées sur le Type
La condition est remplie lorsque l'opération est soit Engagée soit Payée.
Quand les Règles Sont-elles Exécutées ?
Les règles s'exécutent sur les opérations À Catégoriser ou Précatégorisées.
Les règles s'exécutent avant l'algorithme de précatégorisation.
Les règles ne s'appliquent pas aux Opérations Manuelles.
Les règles du même type s'exécutent lorsque vous Créez, Modifiez ou Dupliquez une règle.
Supprimer une règle n'affecte pas les opérations ; elles restent telles qu'elles sont.
Importer des opérations déclenche toutes les règles sur les nouvelles opérations.
Lors de la synchronisation avec une Banque, toutes les règles s'exécutent sur les nouvelles opérations.
Comment Configurer les Règles de Catégorisation Automatique
Allez dans Paramètres de votre compte Agicap.
Allez dans Gestion des Règles.
Cliquez sur Créer une Règle de Catégorie.
Entrez un Intitulé significatif pour votre règle.
Définissez les Conditions :
Choisissez le Type d'Opération : Encaissements ou Décaissements.
Sélectionnez les Comptes Bancaires auxquels la règle s'applique (comptes spécifiques ou tous les comptes).
Définissez le type de condition (par exemple, Basée sur l'Intitulé, Basée sur le Montant).
Spécifiez les détails de la condition (par exemple, contient "Loyer").
Définissez les Actions à effectuer lorsque les conditions sont remplies.
Enregistrez la règle.
Réorganiser les Règles
Les règles s'exécutent dans l'ordre où elles sont listées. Pour changer l'ordre :
Dans Gestion des Règles, accédez à votre liste de règles.
Glissez-déposez les règles pour les réorganiser.
Cliquez sur Appliquer les Règles pour exécuter immédiatement les règles avec le nouvel ordre.
Dupliquer des Règles Entre Entreprises
Si vous gérez plusieurs entreprises dans Agicap, vous pouvez dupliquer des règles vers d'autres entreprises :
Sélectionnez les règles qui s'appliquent à Tous les Comptes Bancaires.
Assurez-vous que les Catégories utilisées dans les règles existent dans les entreprises cibles.
Cliquez sur Dupliquer les Règles après avoir sélectionné les trois points.
Choisissez les entreprises cibles dans la liste.
Confirmez la duplication.
Les règles dupliquées seront ajoutées aux règles existantes dans les entreprises cibles, en conservant l'ordre d'origine.
💡 Conseils
Utilisez des noms clairs et descriptifs pour vos règles afin de les identifier facilement.
Révisez régulièrement vos règles pour vous assurer qu'elles correspondent à vos besoins actuels de catégorisation.
Testez de nouvelles règles avec un petit ensemble d'opérations pour vous assurer qu'elles fonctionnent comme prévu.
Q & A ❓
Puis-je appliquer des règles aux opérations créées manuellement ?
Non, les règles de catégorisation automatique ne s'appliquent pas aux opérations créées manuellement. Vous devrez catégoriser ces opérations manuellement.
Que se passe-t-il si je supprime une règle ?
Supprimer une règle n'affecte pas les opérations qui ont été précédemment catégorisées par elle. Ces opérations resteront telles qu'elles sont.
Comment puis-je appliquer les règles immédiatement après les avoir réorganisées ?
Après avoir réorganisé vos règles, cliquez sur le bouton Appliquer les Règles pour les exécuter avec le nouvel ordre. Cela garantit que vos opérations sont catégorisées selon la séquence mise à jour.