1. Buchungseinträge von Agicap nach DATEV senden
Sobald Ihre Verbindung zu DATEV aktiv ist und alle Ihre Vorabbuchhaltungseinstellungen eingerichtet sind (Lieferantenkonten, Aufwandskonten, Umsatzsteuerkonten, analytischer Buchhaltungsplan), sind Sie nun bereit, Buchungseinträge an DATEV zu senden!
Greifen Sie auf Ihren vorbereitende Buchhaltung-Arbeitsbereich in Agicap zu
Überprüfen Sie die Buchhaltungskonten, die Ihren Rechnungen zugeordnet sind (die obigen Voraussetzungen für einen fehlerfreien Export sollten erfüllt sein).
Markieren Sie Ihre Rechnungen als “Bereit zum Exportieren”.
Wählen Sie die zum Export bereiten Rechnung aus und klicken Sie auf Exportieren nach DATEV
Ihr Buchungseintrag wurde nun an Ihren DATEV-Arbeitsbereich gesendet! 🎉
💡 Beachten Sie, dass es einige Minuten dauern kann, bevor Ihre Buchungseinträge in DATEV erscheinen.
Verläuft der Export fehlerfrei, sehen Sie diesen Hinweis:
Enthält der Export Fehler, sehen Sie diesen Hinweis. Sie erfahren unter Punkt 2. welche Voraussetzungen beachtet werden müssen um einen fehlerfreien Export zu generieren und wo sie auf Ihre Exporthistorie zugreifen können.
2. Voraussetzungen für einen fehlerfreien Export
DATEV stellt bestimmte Anforderungen beim Ausfüllen der Felder in Unternehmen Online. Damit die Daten im Rahmen des Agicap-Exports optimal in das von DATEV angeforderte Format umgewandelt werden, achten Sie beim Einrichten der Funktion vorbereitende Buchhaltung auf Agicap auf folgende Aspekte:
Betroffene Funktion in Vorbereitende Buchhaltung | Anforderung |
Lieferantenkonto | Die Nummer des Lieferantenkontos muss maximal 9 Zeichen lang sein und ihr Wert muss zwischen 10000 und 999999999 liegen. Wenn die Kontonummer mehr als ein Zeichen enthält, darf sie nicht mit einer 0 beginnen. Wenn es nur ein Zeichen gibt, kann die Kontonummer 0 sein |
Aufwandskonto | Die Nummer des Aufwandskontos muss maximal 9 Zeichen lang sein und ihr Wert muss zwischen 1 und 999999999 liegen. Wenn die Kontonummer mehr als ein Zeichen enthält, darf sie nicht mit einer 0 beginnen. Wenn es nur ein Zeichen gibt, kann die Kontonummer 0 sein. |
Steuerschlüssel | Der Steuerschlüssel muss eine Zahl mit maximal 4 Zeichen sein und sein Wert muss zwischen 0 und 9999 liegen. Wenn die Kontonummer mehr als ein Zeichen enthält, darf sie nicht mit einer 0 beginnen. Wenn sie nur ein Zeichen enthält, kann die Kontonummer 0 sein. |
Kostenstelle | Die Länge der Kostenstelle muss maximal 36 Zeichen betragen. |
Steuerwert | Der Steuerwert darf maximal 4 Zeichen lang sein. Der Wert muss zwischen -99,99 und +99,99 liegen und immer 2 Dezimalstellen haben. Der Wert 0,00 ist ebenfalls möglich. |
Rechnungsnummer | Die Rechnungsnummer darf maximal 36 Zeichen lang sein. Sie kann Buchstaben (sowohl Groß- als auch Kleinbuchstaben), Zahlen und Sonderzeichen ($, %, &, *, +, -, /) enthalten. |
Rechnungsbetrag | Der Betrag darf maximal 12 Ziffern einschließlich Dezimalstellen haben. Er muss immer 2 Dezimalstellen enthalten. Das Dezimaltrennzeichen ist ein "." |
Gesamtbetrag | Der Betrag darf maximal 12 Ziffern einschließlich Dezimalstellen haben. Er muss immer 2 Dezimalstellen enthalten. Das Dezimaltrennzeichen ist ein "." |
Rechnungstitel und Notiz | Der Rechnungstitel und die Notiz dürfen insgesamt maximal 120 Zeichen lang sein. |
Lieferantenname | Der Name des Lieferanten darf maximal 50 Zeichen lang sein. |
Werden eine diese Voraussetzungen nicht erfüllt, werden betroffene Einträge beim generieren des Exports auf Agicap nicht besichtigt und behalten den Status “Bereit zum Export”. Außerdem wird Ihnen in einem detaillierten Fehlerbericht angezeigt, welche der obigen Voraussetzungen nicht erfüllt wurden.
Die Exporthistorie erlaubt es Ihnen, sämtliche Exporte der letzten 90 Tage einzusehen. Gehen Sie zum Aufrufen in die Erweiterten Einstellungen > Vorbereitende Buchhaltung > DATEV-Integration und wählen sie den Tab “Exporthistorie” aus. Filtern Sie dann nach dem gewünschten Zeitraum und klicken sie auf den Entsprechenden Eintrag, um die Details des Exports zu sehen. Hier werden ihnen, falls vorhanden, Exportfehler angezeigt.
3. Jahresübernahme vornehmen
Erhalten sie die Fehlermeldung Das Hauptbuch für Ihre Eingangsrechnungen für dieses Wirtschaftsjahr ist nicht auf DATEV eingestellt, bedeutet dies so viel wie ****der Import kann in DATEV nicht gespeichert werden, da kein passendes Wirtschaftsjahr angelegt ist.
Da Sie nun eine Schnittstelle nutzen, muss bei dem Wirtschaftsjahr, welches auf Erweitert umgestellt ist, eine Jahresübernahme durchgeführt werden.
In der offiziellen DATEV-Dokumentation sind die Punkte 2.2 und 2.3 für Sie relevant, unter denen genau erläutert wird, wie eine Jahresübernahme der Wirtschaftsjahre durchgeführt wird.