In einem Kontext, in dem Zahlungsbetrug zunimmt, ist Wachsamkeit unerlässlich, um Fehler und betrügerische Versuche zu vermeiden. Einer der kritischsten Aspekte ist die Verwaltung Ihrer Begünstigten. Jede unkontrollierte Änderung kann zu erheblichen finanziellen Verlusten führen. Hier sind einige bewährte Praktiken, um Änderungen in Ihrer Begünstigtendatenbank effektiv zu kontrollieren.
Kontrollieren Sie jede Änderungsanfrage und deren Quelle
Bevor Sie eine Änderung an einem Begünstigten in Agicap vornehmen, ist es entscheidend, deren Legitimität sicherzustellen.
Überprüfen Sie die Herkunft der Anfrage
Wer hat die Änderung ursprünglich angefordert?
Stammt die Anfrage von einer offiziellen und bekannten Quelle?
Bestehen Sie auf einer schriftlichen Bestätigung durch den Anfragenden, mit einem Manager in Kopie.
Der Reflex, den Sie annehmen sollten
Kontaktieren Sie den Begünstigten direkt über ein bekanntes und vertrauenswürdiges Kommunikationsmittel, um die Änderung zu bestätigen.
Kontrollieren Sie die Bankverbindungen
Wenn ein Begünstigter seine Bankverbindungen ändert, ist es wichtig, die neuen Informationen zu überprüfen:
Vergleichen Sie die neuen Informationen mit den vorherigen. Kennen Sie die Bank, an die Sie Gelder überweisen sollen? Ändert sich das Land der Bank?
Seien Sie besonders wachsam gegenüber Kontonummern aus ungewöhnlichen Ländern oder solchen, die für Betrug, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung bekannt sind (finden Sie hier die Liste der von der Financial Action Task Force - FAFT gemeldeten Länder).
Überprüfen Sie Änderungen doppelt
Richten Sie einen doppelten Validierungsprozess ein, um das Betrugsrisiko zu minimieren:
Die erste Kontrolle erfolgt durch die für die Verwaltung der Begünstigten in Agicap zuständige Person, bevor die Änderung vorgenommen wird.
Eine zweite Validierung erfolgt durch einen Manager oder Kollegen.
Agicap unterstützt Sie bei diesen Kontrollen
Agicap bietet erweiterte Funktionen zur Kontrolle und Sicherung von Änderungen in der Begünstigtendatenbank:
Ein Änderungsverlauf ist für jeden Begünstigten verfügbar.
Eine Warnmeldung wird bei jeder Zahlung angezeigt, die für einen Begünstigten mit kürzlichen Änderungen programmiert ist.
Weiterführende Maßnahmen
Sensibilisieren Sie Ihre Teams
Jedes schwache Glied in der Validierungskette kann ein Einfallstor für Betrug sein. Es ist entscheidend, das Bewusstsein aller beteiligten Personen zu schärfen:
Regelmäßige Schulungen zu Risiken im Zusammenhang mit Zahlungsbetrug.
Interne Kommunikation über erkannte Betrugsversuche, um die Wachsamkeit zu verstärken.
Simulieren Sie Betrugsszenarien, um die Reaktionsfähigkeit Ihrer Teams zu testen.
Durch die Anwendung dieser bewährten Praktiken und die Nutzung von Agicap reduzieren Sie das Risiko erheblich. Unsere Lösung hilft Ihnen, die erforderlichen Prozesse zu implementieren, um sicherzustellen, dass Ihre Zahlungen sorgfältig und sicher verwaltet werden.