Funktionsübersicht
Workflows für Kartenanfragen ermöglichen es Ihnen, mehrstufige Genehmigungsprozesse für Kartenbestellungen einzurichten. Sie können Regeln basierend auf dem Kartenbetrag definieren und erforderliche Genehmiger für jeden Schritt zuweisen.
Ein Standard-Workflow wird bereitgestellt, bei dem die Genehmigung durch den Kostenstellenmanager erforderlich ist. Sie können diesen jedoch nach Bedarf ändern oder löschen.
Einrichtung des Workflows
Zugriff auf Accounts Payable: Öffnen Sie das AP-Modul in Agicap und gehen Sie zu "Kartenausgaben".
Zugriff auf das Ausgabenmodul: Öffnen Sie die Ausgabeneinstellungen, indem Sie auf die Balken oben rechts klicken, um die verschiedenen Optionen anzuzeigen.
Arbeitsabläufe zur Überprüfung von Kartenanfragen: Wählen Sie die Option, um einen neuen Workflow zu erstellen oder den Standard-/bestehenden Workflow zu löschen/ändern.
Genehmigungsregeln festlegen: Weisen Sie jedem Schritt einen oder mehrere Genehmiger zu und geben Sie die Kriterien für den Kartenbetrag ein, um verschiedene Workflows auszulösen.
Workflow speichern: Bestätigen Sie Ihre Einrichtung, und die neuen Regeln gelten für zukünftige Kartenanfragen.
Genehmigungsprozess
Mehrstufige Genehmigung: Wenn ein Schritt mehrere Genehmiger hat, muss jeder zugewiesene Benutzer die Anfrage genehmigen.
Einschränkungen für Spend-Admins: Benutzer mit den Rechten "Spend-Admin" oder "Kann alle Bestellanforderungen verwalten" können die zugewiesenen Genehmiger nicht überschreiben.
Rechte zur Kartenerstellung: Wenn der letzte Genehmiger nicht über die Berechtigung "Kann Karten auf Swan verwalten" verfügt, wird die Anfrage als genehmigt markiert, aber die Karte wird nicht automatisch erstellt. Stattdessen erscheint sie im Tab "Anzulegende Karten" für Benutzer mit Rechten zur Kartenerstellung.
Berechtigungen
Um Workflows für Kartenanfragen zu verwalten, benötigen Sie die Berechtigung "Kann alle Bestellanforderungen verwalten", die es Ihnen ermöglicht:
Workflows zu erstellen, zu ändern und zu löschen
Alle Kartenanfragen anzuzeigen
Kartenanfragen zu genehmigen, die nicht mit einem Workflow verknüpft sind.
Diese Berechtigung wird standardmäßig Benutzern mit der Rolle "Spend-Admin" zugewiesen, jedoch nicht automatisch neuen Benutzern.
💡 Tipps
Planen Sie im Voraus: Definieren Sie klare Genehmigungsschritte und Schwellenwerte, um Verzögerungen im Kartenanfrageprozess zu vermeiden.
Überprüfen Sie Berechtigungen: Stellen Sie sicher, dass alle Genehmiger und Admins über die erforderlichen Rechte verfügen, insbesondere die Berechtigung "Kann Karten auf Swan verwalten".
❓ FAQ
Wie ändere ich den Standard-Workflow?
Sie können das Ausgabenmodul in AP aufrufen, den Standard-Workflow auswählen und die Genehmiger oder Kriterien bearbeiten. Sobald Sie die Änderungen speichern, gelten die neuen Einstellungen für zukünftige Kartenanfragen.
Warum wird meine Kartenanfrage genehmigt, aber keine Karte erstellt?
Wenn der letzte Genehmiger nicht über die Berechtigung "Kann Karten auf Swan verwalten" verfügt, wird die Anfrage genehmigt, aber die Karte nicht automatisch erstellt. Die Anfrage erscheint dann im Tab "Zu erstellende Karten" für Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung.
Was passiert, wenn meine Kartenanfrage zwei Workflow-Kriterien erfüllt?
Wenn eine Kartenanfrage für zwei Workflows qualifiziert ist, wendet das System den ältesten Workflow basierend auf seinem Erstellungsdatum an, unabhängig von späteren Änderungen.
Wie erhalte ich Berechtigungen, um alle Einkaufsanfragen zu verwalten?
Benutzer mit der Rolle "Spend-Admin" erhalten automatisch die Berechtigung "Kann alle Bestellanforderungen verwalten". Für neue Benutzer bitten Sie Ihren Administrator, diese Berechtigung bei Bedarf zuzuweisen.