Funktionsübersicht
Workflows für Kartenanträge ermöglichen es Ihnen, mehrstufige Genehmigungsprozesse für Kartenbestellungen einzurichten. Sie können Regeln basierend auf dem Kartenbetrag definieren und erforderliche Genehmiger für jeden Schritt zuweisen.
Ein Standard-Workflow ist vorhanden, bei dem die Genehmigung durch den Kostenstellenleiter erforderlich ist, aber Sie können ihn nach Bedarf löschen. Zusätzlich können Sie jetzt mehrere Verifizierungs-Workflows basierend auf dem Betrag der Kartenanträge erstellen, was mehr Flexibilität im Genehmigungsprozess bietet. Jeder Benutzer, der Zugriff auf das Modul "Ausgaben" für die Entität hat, kann jetzt in diese Workflows eingebunden werden.
Einrichtung des Workflows
Zugriff auf Kreditorenbuchhaltung: Öffnen Sie das AP-Modul in Agicap.
Zugriff auf das Ausgabenmodul: Öffnen Sie die Ausgabeneinstellungen, indem Sie auf die Balken oben rechts klicken, um die verschiedenen Optionen anzuzeigen.
Arbeitsabläufe zur Überprüfung von Kartenanträgen: Wählen Sie die Option, einen neuen Workflow zu erstellen oder einen bestehenden zu löschen.
Genehmigungsregeln festlegen: Weisen Sie jedem Schritt einen oder mehrere Genehmiger zu; geben Sie dann die Kriterien für den Kartenbetrag ein, um verschiedene Workflows auszulösen. Wenn mehreren Personen ein Schritt zugewiesen ist, müssen alle die Anfrage genehmigen.
Workflow speichern: Bestätigen Sie Ihre Einrichtung, und die neuen Regeln gelten für zukünftige Kartenanträge. Beachten Sie, dass Änderungen an Workflows nicht rückwirkend sind und keine Auswirkungen auf vor den Änderungen erstellte Kartenanträgen haben.
Genehmigungsprozess
Mehrstufige Genehmigung: Wenn ein Schritt mehrere Genehmiger hat, muss jeder zugewiesene Benutzer den Antrag genehmigen.
Einschränkungen für Ausgaben-Administratoren: Benutzer mit den Rechten "Ausgaben verwalten" oder "Kann alle Bestellanforderungen verwalten" können die zugewiesenen Genehmiger nicht überschreiben.
Rechte zur Kartenerstellung: Wenn der letzte Genehmiger nicht über die Berechtigung "Karten auf Swan verwalten" verfügt, wird der Workflow den Antrag als genehmigt markieren, aber die Karte wird nicht automatisch erstellt. Stattdessen erscheint sie im Tab "Zu erstellende Karten" für Benutzer mit Rechten zur Kartenerstellung.
Überlappende Workflows: Wenn ein Kartenantrag die Kriterien für zwei Workflows erfüllt, wendet das System den Workflow mit dem ältesten Erstellungsdatum an.
Berechtigungen
Um Workflows für Kartenanträge zu verwalten, benötigen Sie die Berechtigung "Kann alle Bestellanforderungen verwalten", die es Ihnen ermöglicht:
Workflows zu erstellen und zu löschen.
Alle Kartenanträge anzuzeigen.
Kartenanträge zu genehmigen, die nicht mit einem Workflow verknüpft sind.
Diese Berechtigung wird standardmäßig Benutzern mit der Rolle "Ausgaben administrieren" zugewiesen, aber sie wird neuen Benutzern nicht automatisch zugewiesen. Bei Bedarf können Administratoren diese Berechtigung manuell zuweisen.
💡 Tipps
Planen Sie im Voraus: Definieren Sie klare Genehmigungsschritte und Schwellenwerte, um Verzögerungen im Kartenanfrageprozess zu vermeiden.
Überprüfen Sie Berechtigungen: Stellen Sie sicher, dass alle Genehmiger und Administratoren über die erforderlichen Rechte verfügen, insbesondere die Berechtigung "Karten auf Swan verwalten".
Überwachen Sie Anfragen: Verwenden Sie den Tab "Zu erstellende Karten", um genehmigte Anfragen zu verfolgen, die eine manuelle Kartenerstellung erfordern.
❓ FAQ
Warum wird mein Kartenantrag genehmigt, aber keine Karte erstellt?
Wenn der letzte Genehmiger nicht über die Berechtigung "Karten auf Swan verwalten" verfügt, wird der Antrag genehmigt, aber die Karte wird nicht automatisch erstellt. Die Anfrage erscheint dann im Tab "Zu erstellende Karten" für Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung.
Was passiert, wenn mein Kartenantrag die Kriterien für zwei Workflows erfüllt?
Wenn ein Kartenantrag die Kriterien für zwei Workflows erfüllt, wendet das System den ältesten Workflow basierend auf seinem Erstellungsdatum an, unabhängig von späteren Änderungen.
Wie erhalte ich die Berechtigung "kann alle Bestellanforderungen verwalten"?
Benutzer mit der Rolle "Ausgaben administrieren" erhalten automatisch die Berechtigung "Kann alle Bestellanforderungen verwalten". Für neue Benutzer bitten Sie Ihren Administrator, diese Berechtigung bei Bedarf zuzuweisen.