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Wie verwalten Sie Ihre Bestellungen in der Kreditorenbuchhaltung?

Vor über 2 Wochen aktualisiert

Wie importiere ich eine Bestellung?

  1. Manuell über die Registerkarte "Einkäufe": Klicken Sie auf "Bestellungen", dann auf "Bestellungen importieren" (blauer Button), wählen Sie Ihre Bestelldatei aus und laden Sie sie hoch.

  2. Über "Lieferantenrechnungen": Nach dem Import einer Rechnung in der Registerkarte Posteingang klicken Sie auf die Rechnung, dann auf umwandeln in und Bestellung.

Jede hochgeladene Bestellung erscheint im Posteingang oder als Zu überprüfen, bereit zur Datenerfassung und Bestätigung. Unterstützte Formate: PDF, PNG, JPG (max. 10 MB).

Wie überprüfe ich eine Bestellung?

  1. Öffnen Sie die Zu überprüfende Bestellung, klicken Sie auf Überprüfen und prüfen Sie die extrahierten Informationen (Bestellnummer, Betrag, Zahlungsdatum).

  2. Bestätigen oder korrigieren Sie Details.

  3. Klicken Sie auf als verifiziert markieren, um abzuschließen. Der Status Ihrer Bestellung wird dann Offen.

Wie verknüpfe ich eine Bestellung mit Rechnungen?

  1. Öffnen Sie eine Rechnung, die Sie verknüpfen möchten (geprüft oder noch zu prüfen), und klicken Sie auf Bestellung verknüpfen.

  2. Verwenden Sie vor dem Verknüpfen das Lupensymbol, um die PDFs der Bestellung und der Rechnung nebeneinander zu vergleichen.

  3. Bestätigen Sie die Verknüpfung.

  4. Wenn der Gesamtbetrag der verknüpften Rechnungen den Bestellbetrag erreicht oder übersteigt, wird die Bestellung automatisch Geschlossen. Andernfalls bleibt sie Offen, sodass Sie weitere Rechnungen verknüpfen können.

💡 Neue Funktion: Beim Verknüpfen einer Rechnung mit einer Bestellung werden die Felder Kostenstelle und Art auf der Rechnung automatisch ausgefüllt, wenn sie bereits in der Bestellung angegeben waren. Dies spart Zeit und reduziert manuelle Eingaben.

Wie schließe ich eine Bestellung manuell?

Sie können eine Bestellung auf ihrer Detailseite manuell schließen, auch wenn sie nicht vollständig mit Rechnungen abgeglichen ist. Dies ist hilfreich, wenn Sie keine weiteren Rechnungen für diese Bestellung erwarten.

Wie trenne ich eine verknüpfte Rechnung von einer Bestellung?

Öffnen Sie die verknüpfte Rechnung, suchen Sie den Bestellungslink und verwenden Sie die Option Trennen. Sie können die Rechnung dann mit einer anderen Bestellung verknüpfen oder unverbunden lassen.

Wie importiere ich einen Lieferschein?

  1. Wählen Sie eine Offene oder Geschlossene Bestellung aus.

  2. Klicken Sie auf der Dokumentenseite im Abschnitt Lieferscheine auf Hochladen, um einen Lieferschein hochzuladen (PDF, PNG, JPG bis zu 5 MB).

  3. Wählen Sie Teilweise geliefert oder Geliefert, je nachdem, was erhalten wurde.

  4. Vergleichen Sie ihn bei Bedarf mit der Bestellung, um die Genauigkeit vor dem Abschluss sicherzustellen.

  5. Wenn Sie ändern müssen, zu welcher Bestellung der Lieferschein gehört, löschen Sie ihn einfach und importieren Sie ihn unter einer anderen Bestellung erneut. Eine Trennung ist nicht möglich.

Wie exportiere ich Bestellungen?

  1. Wählen Sie in Ihrer Bestellungsliste die benötigten Bestellungen aus.

  2. Klicken Sie auf Herunterladen > CSV-Datei / PDF.

  3. Die CSV-Datei enthält wichtige Felder wie Bestellnummer, Lieferdatum, Restbetrag und mehr.

Wie synchronisiert es sich mit erwarteten Transaktionen im Treasury?

  • Wenn eine Bestellung Überprüft und Offen ist, wird eine erwartete Transaktion im Konto Agicap - Lieferantenrechnung erstellt.

  • Wenn Sie Rechnungen mit der Bestellung verknüpfen, wird der Betrag der erwarteten Transaktion entsprechend aktualisiert.

  • Das Schließen einer Bestellung entfernt die entsprechende erwartete Transaktion.

💡 Tipps

  • Verwenden Sie das Lupensymbol, um Dokumente nebeneinander zu vergleichen, wenn Sie Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen verknüpfen.

  • Verknüpfungsvorschläge für Bestellungen erscheinen automatisch, wenn Sie Ihre Rechnungen überprüfen, falls die Bestellnummer und der Begünstigte übereinstimmen.

Neue Funktion: Elektronische Versiegelung von Dokumenten

Wir freuen uns, die elektronische Versiegelung von Dokumenten gemäß der europäischen eIDAS-Verordnung einzuführen. Diese Funktion gewährleistet die Authentizität und Integrität Ihrer Dokumente durch Anwendung eines qualifizierten elektronischen Zeitstempels.

Wie funktioniert es?

Wir versiegeln Dokumente elektronisch, sobald:

  • Lieferantenrechnungen überprüft werden

  • Gutschriften überprüft werden

  • Bestellungen (POs) überprüft werden

  • Lieferscheine erfasst werden

Diese Funktion war bereits für Ausgabenbelege verfügbar und wird nun auf diese zusätzlichen Dokumenttypen ausgeweitet. Ein kleines Label wird im Seitenbereich versiegelter Dokumente angezeigt, das den Zeitpunkt der Versiegelung angibt.

Einschränkungen: Diese Funktion ist nicht für XML-Dateien (deutsche E-Rechnungen) oder aus CSV-Importen erstellte Rechnungen verfügbar.

Ihr Vorteil:

  • Erhöhte Sicherheit und Konformität mit eIDAS und dem Standard EN 319 421.

  • Ein Schritt in Richtung vollständiges elektronisches Dokumentenmanagement (EDM).

Wie erkenne ich versiegelte Dokumente?

Suchen Sie nach dem Label im Seitenbereich Ihres Dokuments. Dieses Label bestätigt, dass das Dokument elektronisch versiegelt wurde, und zeigt die Zeitstempeldetails an.

Wie profitieren Sie von dieser Funktion?

Es sind keine Maßnahmen Ihrerseits erforderlich. Alle berechtigten Dokumente in Ihrem Konto werden schrittweise versiegelt. Dies gilt sowohl für neu hochgeladene Dokumente als auch für Ihre bestehende Dokumentenhistorie.

FAQ ❓

Ich finde die Bestellungsoption nicht in meiner Benutzeroberfläche. Wie kann ich darauf zugreifen?

Es kann viele Gründe dafür geben: Onboarding im Gange, Einstellungen, Zugriffsrechte usw. Bitte kontaktieren Sie unser Support-Team, das Ihnen gerne weiterhilft. Klicken Sie einfach auf die blaue Blase in der unteren rechten Ecke Ihres Bildschirms!

Wie kann ich eine verknüpfte Rechnung von einer Bestellung trennen?

Öffnen Sie die verknüpfte Rechnung, suchen Sie den Bestellungslink und verwenden Sie die Option Trennen. Sie können die Rechnung dann mit einer anderen Bestellung verknüpfen oder unverbunden lassen.

Kann ich mehrere Rechnungen mit derselben Bestellung verknüpfen?

Absolut. Solange der Status der Bestellung Offen ist, können Sie Rechnungen hinzufügen, bis der Gesamtbetrag der Verknüpfungen den Bestellbetrag erreicht oder übersteigt.

Was passiert, wenn mein Lieferschein der falschen Bestellung zugeordnet wurde?

Löschen Sie den Lieferschein aus dieser Bestellung und importieren Sie ihn unter der richtigen Bestellung erneut. Beachten Sie, dass die alte Datei nach dem Löschen nicht mehr verfügbar ist.

Erscheinen Bestellungen und Lieferscheine in meinem CSV-Export?

Ja. Beim Herunterladen der CSV sehen Sie Details wie Lieferstatus und verknüpfte Lieferscheintitel unter jeder Bestellung.

Hat dies deine Frage beantwortet?