Wie importiere ich eine Bestellung?
Manuell über den Tab "Einkäufe": Klicken Sie auf "Bestellungen", dann auf "Bestellungen importieren" (blauer Button), wählen Sie Ihre Bestelldatei aus und laden Sie sie hoch.
Über "Lieferantenrechnungen": Nach dem Import einer Rechnung im Tab Posteingang klicken Sie auf die Rechnung, dann auf Typ ändern und wählen Bestellung.
Hochgeladene Bestellungen erscheinen im Posteingang oder als Zu überprüfen, bereit zur Datenerfassung und Bestätigung. Unterstützte Formate: PDF, PNG, JPG (max. 10 MB).
Wie überprüfe ich eine Bestellung?
Öffnen Sie die zu überprüfende Bestellung, klicken Sie auf "Überprüfen" und prüfen Sie die extrahierten Informationen (Bestellnummer, Betrag, Zahlungsdatum).
Bestätigen oder korrigieren Sie Details.
Klicken Sie auf Als verifiziert markieren, um abzuschließen. Der Status Ihrer Bestellung wird dann als offen angezeigt.
Wie verknüpfe ich eine Bestellung mit Rechnungen?
Öffnen Sie eine Rechnung (überprüft oder noch zu überprüfen) und klicken Sie auf Bestellung verknüpfen.
Verwenden Sie vor dem Verknüpfen das Schleifensymbol, um die PDFs der Bestellung und der Rechnung nebeneinander zu vergleichen.
Bestätigen Sie die Verknüpfung.
Wenn der Gesamtbetrag der verknüpften Rechnungen den Bestellbetrag erreicht oder übersteigt, wird die Bestellung automatisch geschlossen. Andernfalls bleibt sie offen, sodass weitere Rechnungen verknüpft werden können.
Wie schließe ich eine Bestellung manuell?
Sie können eine Bestellung manuell schließen auf ihrer Detailseite, auch wenn sie nicht vollständig mit Rechnungen abgeglichen ist. Dies ist hilfreich, wenn Sie keine weiteren Rechnungen für diese Bestellung erwarten.
Wie trenne ich eine verknüpfte Rechnung von einer Bestellung?
Öffnen Sie die verknüpfte Rechnung, suchen Sie den Bestellungslink auf der rechten Seite unter Bestellungen und verwenden Sie die Option Trennen. Sie können die Rechnung dann mit einer anderen Bestellung verknüpfen oder unverbunden lassen.
Wie importiere ich einen Lieferschein?
Wählen Sie eine offene oder geschlossene Bestellung aus.
Klicken Sie auf der Dokumentenseite seitlich rechts im Abschnitt Lieferscheine auf Hochladen, um einen Lieferschein hochzuladen (PDF, PNG, JPG bis zu 5 MB).
Wählen Sie teilweise geliefert oder geliefert basierend auf dem Empfangsstatus.
Vergleichen Sie ihn bei Bedarf nebeneinander mit der Bestellung, um die Genauigkeit vor dem Abschluss sicherzustellen.
Wenn Sie ändern müssen, zu welcher Bestellung der Lieferschein gehört, löschen Sie ihn einfach und importieren Sie ihn unter einer anderen Bestellung erneut. Ein Trennen ist nicht möglich.
Wie exportiere ich Bestellungen?
Wählen Sie in Ihrer Bestellungsliste die benötigten Bestellungen aus.
Klicken Sie auf Herunterladen > CSV-Datei / PDF-Dateien
Die CSV-Datei enthält wichtige Felder wie Bestellnummer, Lieferdatum, Restbetrag und mehr.
Wie synchronisiert es sich mit erwarteten Transaktionen in Treasury?
Wenn eine Bestellung überprüft und offen ist, wird eine erwartete Transaktion im Konto Agicap - Lieferantenrechnung erstellt.
Wenn Sie Rechnungen mit der Bestellung verknüpfen, wird der Betrag der erwarteten Transaktion entsprechend aktualisiert.
Das Schließen einer Bestellung entfernt die zugehörige erwartete Transaktion.
💡 Tipps
Verwenden Sie das Schleifensymbol, um Dokumente beim Verknüpfen nebeneinander zu vergleichen.
Verknüpfungsvorschläge für Bestellungen erscheinen automatisch, wenn Sie Ihre Rechnungen überprüfen, falls Bestellnummer und Begünstigter übereinstimmen.
Neue Funktion: Elektronische Versiegelung von Dokumenten
Wir freuen uns, die elektronische Versiegelung von Dokumenten gemäß der europäischen eIDAS-Verordnung einzuführen. Diese Funktion gewährleistet die Authentizität und Integrität Ihrer Dokumente durch einen qualifizierten elektronischen Zeitstempel.
Wie funktioniert es?
Wir versiegeln Dokumente elektronisch, sobald:
Lieferantenrechnungen überprüft wurden
Gutschriften überprüft wurden
Bestellungen (POs) überprüft wurden
Lieferscheine erfasst wurden
Diese Funktion war bereits für Ausgabenbelege verfügbar und wird nun auf diese zusätzlichen Dokumenttypen ausgeweitet. Ein kleines Label wird im Seitenbereich versiegelter Dokumente angezeigt, das den Zeitpunkt der Versiegelung angibt.
Einschränkungen: Diese Funktion ist nicht verfügbar für XML-Dateien (deutsche E-Rechnungen) oder Rechnungen, die aus CSV-Importen erstellt wurden.
Vorteile für Sie:
Erhöhte Sicherheit und Einhaltung von eIDAS und dem EN 319 421-Standard.
Ein Schritt in Richtung vollständiges elektronisches Dokumentenmanagement (EDM).
Wie identifiziere ich versiegelte Dokumente?
Suchen Sie nach dem Label im Seitenbereich Ihres Dokuments. Dieses Label bestätigt, dass das Dokument elektronisch versiegelt wurde, und zeigt die Zeitstempeldetails an.
Wie profitieren Sie von dieser Funktion?
Es sind keine Maßnahmen Ihrerseits erforderlich. Alle berechtigten Dokumente in Ihrem Konto werden schrittweise versiegelt. Dies gilt sowohl für neu hochgeladene Dokumente als auch für Ihre bestehende Dokumentenhistorie.
FAQ ❓
-Ich finde die Bestellungsoption nicht in meiner Benutzeroberfläche. Wie kann ich darauf zugreifen?
Es kann viele Gründe dafür geben: Onboarding im Gange, Einstellungen, Zugriffsrechte usw. Bitte kontaktieren Sie unser Support-Team, das Ihnen gerne weiterhilft. Klicken Sie einfach auf die blaue Blase in der unteren rechten Ecke Ihres Bildschirms!
-Wie kann ich eine verknüpfte Rechnung von einer Bestellung trennen?
Öffnen Sie die verknüpfte Rechnung, suchen Sie den Bestellungslink und verwenden Sie die Option trennen. Sie können die Rechnung dann mit einer anderen Bestellung verknüpfen oder unverbunden lassen.
-Kann ich mehrere Rechnungen mit derselben Bestellung verknüpfen?
Absolut. Solange der Status der Bestellung offen ist, können Sie Rechnungen hinzufügen, bis der Gesamtbetrag der Verknüpfungen den Bestellbetrag erreicht oder übersteigt.
-Was passiert, wenn mein Lieferschein der falschen Bestellung zugeordnet wurde?
Löschen Sie den Lieferschein aus dieser Bestellung und importieren Sie ihn unter der richtigen Bestellung erneut. Beachten Sie, dass die alte Datei nach dem Löschen nicht erhalten bleibt.
-Erscheinen Bestellungen und Lieferscheine in meinem CSV-Export?
Ja. Beim Herunterladen der CSV sehen Sie Details wie Lieferstatus und verknüpfte Lieferscheintitel unter jeder Bestellung.