Wie beantragt man eine Prüfung?
Gehen Sie zur Registerkarte „Zu prüfen“ oder „Posteingang“ und wählen Sie eine oder mehrere Rechnungen aus.
Klicken Sie auf Prüfung anfordern (oder Zur Überprüfung senden, wenn ein Workflow angewendet wird).
Option 1: Manuelle Eingabe
Geben Sie die E-Mail-Adresse Ihres Prüfers ein. Ein Agicap-Konto ist nicht erforderlich.
Drücken Sie die Eingabetaste, um jede E-Mail zu bestätigen. Sie können mehrere Prüfer gleichzeitig hinzufügen.
Verwenden Sie Anfrage abbrechen, falls erforderlich. Die Rechnung kehrt in den Status Zu prüfen zurück und wird aus dem Rückstand der Prüfer entfernt.
Option 2: Workflow
Erstellen Sie einen Prüfungsworkflow unter Accounts Payable→ Einstellungen oder direkt im Validierungsfenster der Rechnung.
Definieren Sie, wer Rechnungen prüfen muss. Wenn alle Prüfer in einem Schritt zustimmen, wird die Rechnung zum nächsten Schritt weitergeleitet.
Verwenden Sie Betrags- oder Begünstigtenbedingungen (oder beides), um Rechnungen an spezifische Prüfer zu leiten.
Sie können jetzt Prüfer mit einer „ODER“-Beziehung in Ihren Workflows verknüpfen. Dies bedeutet, dass nur ein Prüfer von mehreren zugewiesenen Prüfern in einem bestimmten Schritt die Rechnung genehmigen muss, damit sie zum nächsten Schritt übergeht. Dies ist besonders nützlich für Unternehmen mit flexiblen Workflows oder wenn ein Prüfer während des Urlaubs vertreten wird. Aktivieren Sie dazu die Option „ODER“-Beziehung beim Einrichten Ihres Workflows.
Auswirkungen der Prüfungsanforderung
Der Rechnungsstatus ändert sich zu Ausstehende Überprüfung.
Jeder Prüfer erhält eine E-Mail mit einem sicheren Link, um die Rechnung anzusehen, zu prüfen oder abzulehnen.
Sobald alle zugewiesenen Prüfer (oder ein Prüfer, wenn die „ODER“-Beziehung verwendet wird) auf Prüfen klicken, wird die Rechnung als Geprüft markiert. Jede Ablehnung führt dazu, dass sie als Abgelehnt abgeschlossen wird.
Aktionen für externe Prüfer
Externe Prüfer ohne Agicap-Konto verwenden weiterhin den externen Arbeitsbereich, um ihre zugewiesenen Rechnungen zu prüfen oder abzulehnen.
Externe Prüfer mit einem Agicap-Konto können ihre zugewiesenen Rechnungen jetzt direkt in Agicap prüfen.
Beim Zugriff auf ihnen zugewiesene Rechnungen in Agicap sehen Prüfer eine Zusammenfassung aller wichtigen Rechnungsinformationen (nicht bearbeitbar) und können zusätzliche Felder wie Skonto, Abteilung und Art, Kostenstelle, Zahlungsmethode und Notiz ausfüllen.
Die Aktionen bleiben gleich: Prüfer können die Rechnung entweder Ablehnen oder Prüfen.
Bei Ablehnung können sie einen Kommentar hinterlassen, der in Ihren Rechnungsdetails erscheint.
Auswirkungen der Rechnungsprüfung
Lieferantenrechnungsmanagement: Die Rechnung wird in die Registerkarte Geprüft mit einem Zu bezahlen-Tag verschoben.
Treasury: Eine entsprechende erwartete Transaktion wird erstellt.
Abstimmung: Eine neue Transaktionszeile mit denselben Attributen wird erstellt.
Vorbereitende Buchhaltung: Eine neue Zeile mit denselben Attributen wird erstellt.
💡 Tipps
Sie können die Prüfungsanforderung mit demselben Ablauf erneut senden, wenn Sie einen anderen Prüfer zuweisen müssen.
Wenn der Prüfungsprozess verzögert wird, können Sie jetzt Erinnerungen an ausstehende Prüfer senden. Gehen Sie zur Registerkarte Ausstehende Rechnungen, wählen Sie die Rechnung aus und klicken Sie auf Erinnerung senden. Alle ausstehenden Prüfer des aktuellen Schritts erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, um die Rechnung zu prüfen. Dies beschleunigt den Prozess und verhindert Verzögerungen bei Zahlungen oder der vorbereitenden Buchhaltung.
FAQ ❓
Benötigt der Prüfer ein Agicap-Konto?
Nein. Prüfer benötigen lediglich eine gültige E-Mail-Adresse. Sie erhalten einen Link und einen Bestätigungscode, um Ihre Rechnung zu prüfen oder abzulehnen. Wenn der Prüfer jedoch ein Agicap-Konto hat, kann er seine zugewiesenen Rechnungen jetzt direkt in Agicap für ein nahtloseres Erlebnis prüfen.
Kann ich die Prüfung für mehrere Rechnungen gleichzeitig anfordern?
Ja. Sie können mehrere Rechnungen in der Registerkarte Zu prüfen oder Posteingang auswählen und dann Prüfung anfordern für alle zusammen auswählen.
Was ist, wenn der Prüfer die Anfrage zur Rechnungsprüfung nicht erhält?
Bitten Sie ihn, seinen Spam-Ordner zu überprüfen und sicherzustellen, dass die Absenderadresse (notifier@invoices.agicap.com) nicht blockiert ist. Wenn weiterhin Probleme auftreten, versuchen Sie, eine andere E-Mail-Adresse zu verwenden.
Was ist, wenn der Prüfungsprozess zu lange dauert?
Wenn der Prüfungsprozess verzögert wird, können Sie Erinnerungen an ausstehende Prüfer senden. Gehen Sie zur Registerkarte Ausstehende Rechnungen, wählen Sie die Rechnung aus und klicken Sie auf Erinnerung senden. Dadurch werden alle ausstehenden Prüfer des aktuellen Schritts per E-Mail benachrichtigt, die Rechnung zu prüfen.