Wie beantragt man eine Prüfung?
Gehen Sie zur Registerkarte „Zu Prüfen“ oder „Posteingang“ und wählen Sie eine oder mehrere Rechnungen aus.
Klicken Sie auf Überprüfung anfordern (oder Zur Überprüfung senden, wenn ein Workflow angewendet wird).
Option 1: Manuelle Eingabe
Geben Sie die E-Mail-Adresse Ihres Prüfers ein. Ein Agicap-Konto ist nicht erforderlich.
Drücken Sie die Eingabetaste, um jede E-Mail zu bestätigen. Sie können mehrere Prüfer gleichzeitig hinzufügen.
Verwenden Sie bei Bedarf Anfrage abbrechen. Die Rechnung kehrt in den Status Zu Prüfen zurück und wird aus dem Rückstand der Prüfer entfernt.
Option 2: Workflow
Erstellen Sie einen Prüfungsworkflow unter Accounts Payable→ Einstellungen oder direkt im Validierungsfenster der Rechnung.
Definieren Sie, wer Rechnungen prüfen muss. Wenn alle Prüfer in einem Schritt zustimmen, wird die Rechnung zum nächsten Schritt weitergeleitet.
Verwenden Sie Betrags- oder Begünstigtenbedingungen (oder beides), um Rechnungen an bestimmte Prüfer zu leiten.
Auswirkungen der Prüfungsanforderung
Der Rechnungsstatus ändert sich zu Ausstehende Überprüfung.
Jeder Prüfer erhält eine E-Mail mit einem sicheren Link, um die Rechnung anzusehen, zu prüfen oder abzulehnen.
Sobald alle zugewiesenen Prüfer auf Prüfen klicken, wird die Rechnung als Geprüft markiert. Jede Zurückweisung führt zur Markierung als Abgelehnt.
Aktionen für externe Prüfer
Externe Prüfer ohne Agicap-Konto verwenden weiterhin den externen Arbeitsbereich, um ihre zugewiesenen Rechnungen zu prüfen oder abzulehnen.
Externe Prüfer mit einem Agicap-Konto können ihre zugewiesenen Rechnungen jetzt direkt in Agicap prüfen.
Beim Zugriff auf ihnen zugewiesene Rechnungen in Agicap sehen Prüfer eine Zusammenfassung aller wichtigen Rechnungsinformationen (nicht bearbeitbar) und können zusätzliche Felder wie Skonto, Abteilung und Ausgabenart, Kostenstelle, Zahlungsmethode und Notiz ausfüllen.
Die Aktionen bleiben gleich: Prüfer können die Rechnung entweder Zurückweisen oder Prüfen.
Bei Zurückweisung können sie einen Kommentar hinterlassen, der in Ihren Rechnungsdetails erscheint.
Auswirkungen der Rechnungsprüfung
Lieferantenrechnungsmanagement: Die Rechnung wird in die Registerkarte Geprüft mit einem Zu bezahlen-Tag verschoben.
Treasury: Eine entsprechende erwartete Transaktion wird erstellt.
Abstimmung: Eine neue Transaktionszeile mit denselben Attributen wird erstellt.
Vorbereitende Buchhaltung: Eine neue Zeile mit denselben Attributen wird erstellt.
💡 Tipps
Sie können die Prüfungsanforderung mit demselben Ablauf erneut senden, wenn Sie einen anderen Prüfer zuweisen müssen.
Wenn der Prüfungsprozess verzögert wird, können Sie jetzt Erinnerungen an ausstehende Prüfer senden. Gehen Sie zur Registerkarte Ausstehende Rechnungen, wählen Sie die Rechnung aus und klicken Sie auf Erinnerung senden. Alle ausstehenden Prüfer des aktuellen Schritts erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, um die Rechnung zu prüfen. Dies beschleunigt den Prozess und verhindert Zahlungs- oder Vorbuchhaltungsverzögerungen.
FAQ ❓
Benötigt der Prüfer ein Agicap-Konto?
Nein. Prüfer benötigen lediglich eine gültige E-Mail-Adresse. Sie erhalten einen Link und einen Bestätigungscode, um Ihre Rechnung zu prüfen oder abzulehnen. Wenn der Prüfer jedoch ein Agicap-Konto hat, kann er seine zugewiesenen Rechnungen jetzt direkt in Agicap für ein nahtloseres Erlebnis prüfen.
Kann ich die Prüfung für mehrere Rechnungen gleichzeitig anfordern?
Ja. Sie können mehrere Rechnungen in der Registerkarte Zu Prüfen oder Posteingang auswählen und dann Überprüfung anfordern für alle zusammen auswählen.
Was tun, wenn der Prüfer die Rechnungsfreigabeanfrage nicht erhält?
Bitten Sie ihn, seinen Spam-Ordner zu überprüfen und sicherzustellen, dass die Absenderadresse (notifier@invoices.agicap.com) nicht blockiert ist. Wenn weiterhin Probleme auftreten, versuchen Sie, eine andere E-Mail-Adresse zu verwenden.
Was tun, wenn der Prüfungsprozess zu lange dauert?
Wenn der Prüfungsprozess verzögert wird, können Sie Erinnerungen an ausstehende Prüfer senden. Gehen Sie zur Registerkarte Ausstehende Rechnungen, wählen Sie die Rechnung aus und klicken Sie auf Erinnerung senden. Dadurch werden alle ausstehenden Prüfer des aktuellen Schritts per E-Mail benachrichtigt, die Rechnung zu prüfen.