Was ist eine Abteilung?
Eine Abteilung repräsentiert ein spezifisches Team, eine Geschäftseinheit oder ein Projekt. Sie umfasst:
Einen Manager, der Budgets, Ausgaben und Karten überwacht.
Mitglieder, die Ausgaben einreichen und überwachen können, die mit dieser Abteilung verbunden sind.
Die Möglichkeit, mehrere Abteilungen einem Benutzer als Manager zuzuweisen.
Wie erstellt und bearbeitet man eine Abteilung?
Sie benötigen die Berechtigung "Budgets erstellen", um Abteilungen zu erstellen und zu bearbeiten.
Gehen Sie zu Ihrem Einstellungen- oder Verwaltungsbereich (abhängig von Ihrer Konfiguration).
Wählen Sie Abteilung.
Klicken Sie auf Abteilungsstruktur hinzufügen, geben Sie den Namen ein, wählen Sie den Manager aus und fügen Sie die Mitglieder hinzu.
Klicken Sie auf hinzufügen, um den Vorgang abzuschließen.
Wenn Sie eine Abteilung entfernen, werden alle damit verbundenen Budgets ebenfalls gelöscht.
Wie richtet man Budgets für Abteilungen ein?
Stellen Sie sicher, dass Sie die Berechtigung Budgets erstellen haben.
Gehen Sie zum Bereich Budgets und klicken Sie auf Budget hinzufügen.
Wählen Sie die Abteilung, legen Sie den Zeitraum fest und definieren Sie den Gesamtbudgetbetrag / Gesamthaushalt
(Optional) Fügen Sie Unterbudgets für spezifische Ausgabenkategorien hinzu.
Bestätigen Sie, um Ihr Budget zu erstellen.
Sie können mehrere Budgets (in verschiedenen Zeiträumen) für dieselbe Abteilung erstellen. Jeder Unterbudgetbetrag wird automatisch zum Gesamthaushalt addiert.
💡 Neu: Budgets können jetzt für alle APA-Module eingerichtet werden, einschließlich Ausgabenmanagement, Bestellungen, Lieferantenrechnungen und Gutschriften. Dies ermöglicht eine zentrale Überwachung aller Ausgaben.
💡 Neu: Benutzer mit der Berechtigung "Budgets erstellen" können jetzt alle Budgetfelder bearbeiten, einschließlich Datum, Abteilung und Beträge für globale Budgets und Unterbudgets. Dies erleichtert die Korrektur von Fehlern oder Anpassungen.
Wie verfolgt man Budgets im Dashboard?
Im Dashboard (APA-Bereich) werden standardmäßig nur aktuelle Budgets angezeigt.
Als Abteilungsmanager sehen Sie die Budgets, die mit den von Ihnen verwalteten Abteilungen verknüpft sind.
Wenn Sie die Berechtigung alle Budgets anzeigen haben, können Sie jedes Budget in der Entität einsehen.
Dokumente wie Lieferantenrechnungen, Bestellungen, Rückerstattungsgutschriften und Kartenbelege beeinflussen jedes Budget basierend auf Abteilung und Ausgabenkategorie.
Wenn eine Ausgabe keine passende Ausgabenkategorie hat, während Unterbudgets existieren, wird ihr Betrag rot neben dem Namen der Abteilung hervorgehoben.
💡 Neu: Abteilungsmanager können ihre Budgets jetzt direkt im APA-Dashboard überwachen, um ihre finanziellen Ziele im Blick zu behalten. Für eine vollständige Übersicht über alle Budgets benötigen Benutzer die Berechtigung alle Budgets anzeigen.
Wie verwaltet man den Umfang und die Berechtigungen von Abteilungen?
Ein Abteilungsmanager kann:
Ausgaben seiner Abteilung(en) einsehen und überprüfen.
Budgets für seine Abteilung(en) überprüfen und verwalten.
Karten verwalten, wenn das Ausgabenmodul aktiviert ist.
Benutzer mit Budgets erstellen können jedes Budget hinzufügen oder bearbeiten.
Benutzer mit alle Budgets anzeigen können die Budgets aller Abteilungen einsehen.
💡 Neu: Berechtigungen erstrecken sich jetzt auf alle APA-Module, sodass Budgets durch alle relevanten Dokumente beeinflusst werden, einschließlich Bestellungen, Lieferantenrechnungen und Gutschriften.
💡 Tipps
Verwenden Sie Unterbudgets, um detaillierte Ausgaben zu verfolgen und zu kontrollieren (z. B. "Marketinganzeigen", "Softwarelizenzen").
Gruppieren Sie zusammenhängende Ausgaben, um die Ausgaben im Vergleich zu vordefinierten Limits im Auge zu behalten.
Überprüfen Sie Ihre Budgets regelmäßig, um Überausgaben zu erkennen oder Ressourcen neu zuzuweisen.
FAQ ❓
Was, wenn ich mehr als ein Budget für dieselbe Abteilung benötige?
Sie können neue Budgets für verschiedene Zeiträume erstellen, aber nur ein Budget kann pro Abteilung in einem einzigen Zeitraum aktiv sein.
Kann ich mehrere Abteilungen gleichzeitig verwalten?
Ja, Sie können als Manager mehreren Abteilungen zugewiesen werden. Sie sehen Budgets und Ausgaben für alle von Ihnen verwalteten Abteilungen im selben Dashboard.
Kann ich Unterbudgets ohne ein Hauptbudget haben?
Jedes Unterbudget ist Teil eines Gesamthaushalts. Jedes erstellte Unterbudget aktualisiert automatisch das Gesamtbudget.
Kann ich Budgets für vergangene oder zukünftige Daten erstellen?
Ja, Sie können Budgets für jeden Zeitraum definieren, einschließlich vergangener oder zukünftiger Monate oder Jahre.
Kann ich ein Budget nach der Erstellung bearbeiten?
Ja, wenn Sie die Berechtigung "Budgets erstellen" haben, können Sie jetzt alle Felder eines Budgets bearbeiten, einschließlich Datum, Abteilung und Beträge für globale Budgets und Unterbudgets. Dies ermöglicht Korrekturen oder Anpassungen.
Was passiert, wenn ich eine Abteilung entferne?
Alle mit dieser Abteilung verbundenen Budgets werden ebenfalls entfernt. Stellen Sie sicher, dass Sie die Daten nicht mehr benötigen, bevor Sie sie löschen.