Was ist eine Abteilung?
Eine Abteilung repräsentiert ein spezifisches Team, eine Geschäftseinheit oder ein Projekt. Sie umfasst:
Einen Manager, der Budgets, Ausgaben und Karten überwacht.
Mitglieder, die Ausgaben im Zusammenhang mit dieser Abteilung einreichen und überwachen können.
Die Möglichkeit, mehrere Abteilungen einem Benutzer als Manager zuzuweisen.
Wie erstellt und bearbeitet man eine Abteilung?
Sie benötigen die entsprechenden Berechtigungen, um Abteilungen zu erstellen und zu bearbeiten.
Gehen Sie zu Ihrem Einstellungen- oder Verwaltungsbereich (abhängig von Ihrer Konfiguration).
Gehen Sie auf Abteilung.
Klicken Sie auf Abteilungsstruktur hinzufügen, geben Sie den Namen ein, wählen Sie den Manager aus und fügen Sie die Mitglieder hinzu.
Speichern Sie (klicken Sie auf Hinzufügen), um den Vorgang abzuschließen.
Wenn Sie eine Abteilung entfernen, werden alle damit verbundenen Budgets ebenfalls gelöscht.
Wie richtet man Budgets für Abteilungen ein?
Stellen Sie sicher, dass Sie die Berechtigung Budgets erstellen haben.
Klicken Sie im Bereich Budgets auf Budget hinzufügen.
Wählen Sie die Abteilung, legen Sie den Zeitraum fest und definieren Sie den Gesamthaushaltsbetrag.
(Optional) Fügen Sie Unterbudgets für spezifische Ausgabenkategorien hinzu.
Bestätigen Sie, um Ihr Budget zu erstellen.
Sie können mehrere Budgets (in verschiedenen Zeiträumen) für dieselbe Abteilung erstellen. Jeder Unterbudgetbetrag wird automatisch zum Gesamthaushaltsbudget addiert.
Wie verfolgt man Budgets im Dashboard?
Im Dashboard (APA-Bereich) werden standardmäßig nur aktuelle Budgets angezeigt.
Als Abteilungsmanager sehen Sie die Budgets, die mit den von Ihnen verwalteten Abteilungen verknüpft sind.
Wenn Sie die Berechtigung Alle Budgets anzeigen haben, können Sie jedes Budget in der Einheit einsehen.
Dokumente wie Lieferantenrechnungen, Bestellungen und Kartenbelege beeinflussen jedes Budget basierend auf Kostenstelle und Ausgabenkategorie.
Wenn eine Ausgabe keine passende Ausgabenkategorie hat, während Unterbudgets existieren, wird deren Betrag rot neben dem Namen der Abteilung hervorgehoben.
Wie verwaltet man den Umfang und die Berechtigungen von Abteilungen?
Ein Abteilungsmanager kann:
Ausgaben seiner Abteilung(n) einsehen und überprüfen.
Budgets für seine Abteilung(n) überprüfen und verwalten.
Karten verwalten, wenn das Spend-Modul aktiviert ist.
Benutzer mit Budgets erstellen können jedes Budget hinzufügen oder bearbeiten.
Benutzer mit Alle Budgets anzeigen können die Budgets aller Abteilungen einsehen.
💡 Tipps
Verwenden Sie Unterbudgets, um detaillierte Ausgaben zu verfolgen und zu kontrollieren (z. B. „Marketinganzeigen“, „Softwarelizenzen“).
Gruppieren Sie zusammengehörige Ausgaben, um die Ausgaben im Vergleich zu vordefinierten Limits im Auge zu behalten.
Überprüfen Sie Ihre Budgets regelmäßig, um Überausgaben zu erkennen oder Ressourcen neu zuzuweisen.
FAQ ❓
Was, wenn ich mehr als ein Budget für dieselbe Abteilung benötige?
Sie können neue Budgets für verschiedene Zeiträume erstellen, aber nur ein Budget kann pro Abteilung in einem einzigen Zeitraum aktiv sein.
Kann ich mehrere Abteilungen gleichzeitig verwalten?
Ja, Sie können als Manager mehreren Abteilungen zugewiesen werden. Sie sehen Budgets und Ausgaben für alle von Ihnen verwalteten Abteilungen im selben Dashboard.
Kann ich Unterbudgets ohne ein Hauptbudget haben?
Jedes Unterbudget ist Teil eines Gesamtkostenstellenbudgets. Jedes erstellte Unterbudget aktualisiert automatisch das Gesamtkostenstellenbudget.
Kann ich Budgets für vergangene oder zukünftige Daten erstellen?
Ja, Sie können Budgets für jeden Zeitraum definieren, einschließlich vergangener oder zukünftiger Monate oder Jahre.
Was passiert, wenn ich eine Abteilung entferne?
Alle mit dieser Abteilung verbundenen Budgets werden ebenfalls entfernt. Stellen Sie daher sicher, dass Sie die Daten nicht mehr benötigen, bevor Sie sie löschen.