Wie beantragt man eine neue Karte?
Öffnen Sie Ihren Mitarbeiterbereich und gehen Sie zu Kartenanfragen.
Klicken Sie auf „Neue Kartenanfrage“ und füllen Sie alle erforderlichen Details aus (Kartentyp, Betrag, Grund usw.).
Senden Sie Ihre Anfrage ab, um die Genehmiger zu benachrichtigen.
Sie können verschiedene Arten von virtuellen Karten erstellen:
Regulär: Klassische virtuelle Karte für den allgemeinen Online-Gebrauch.
Einmalig: Verwenden Sie sie für einen einzelnen Kauf, danach verfällt sie.
Einmalig - wiederkehrend: Wiederkehrende Karte für monatliche oder periodische Ausgaben beim gleichen Händler.
Wer kann Kartenanfragen einsehen?
Spend-Admin mit den Rechten Swan-Konto anzeigen und Kartenmitgliedschaft verwalten sieht alle Anfragen von allen Karteninhabern.
Kostenstellenmanager mit denselben Rechten sieht Anfragen, die mit seiner Kostenstelle und seinen eigenen Anfragen verbunden sind.
Mitarbeiter sieht nur seine eigenen Anfragen.
Wie genehmigt oder lehnt man Kartenanfragen ab?
Spend-Admin oder Kostenstellenmanager (mit den erforderlichen Rechten) können jede „Zu genehmigen“-Anfrage öffnen und:
Genehmigen, um die virtuelle Karte sofort zu erstellen.
Ablehnen, um die Anfrage abzulehnen und optional einen Kommentar zu hinterlassen.
Hinweis: Einmal abgelehnt, kann eine Anfrage nicht „wiederhergestellt“ werden. Stattdessen muss eine neue Anfrage erstellt werden.
Wie verwaltet oder löscht man eine Kartenanfrage?
Spend-Admin oder Kostenstellenmanager können Kartenanfragen in der Desktop-App einsehen und bearbeiten.
Mitarbeiter können ihre eigenen ausstehenden Anfragen löschen, wenn diese noch nicht genehmigt oder abgelehnt wurden.
Eine neue Anfrage kann jederzeit eingereicht werden, wenn Änderungen nach einer Ablehnung oder Löschung erforderlich sind.
💡 Tipps
Sie benötigen die richtigen Berechtigungen, um Kartenanfragen einzusehen und zu verwalten.
Für physische Karten können Sie bei Bedarf später eine virtuelle Karte umwandeln.
Jede Anfrage folgt Ihrem bestehenden Genehmigungsworkflow, um die Ausgabenkontrolle aufrechtzuerhalten.
FAQ ❓
Was passiert nach der Genehmigung einer Anfrage?
Eine entsprechende virtuelle Karte wird automatisch erstellt und erscheint in Ihrer Kartenliste. Sie können sie sofort für autorisierte Ausgaben verwenden.
Kann ich eine Kartenanfrage nach dem Absenden ändern?
Nein. Sie können eine eingereichte Anfrage nur genehmigen oder ablehnen. Wenn Änderungen erforderlich sind, lehnen Sie sie mit einem Kommentar ab oder löschen Sie sie und erstellen Sie eine neue Anfrage.
Benötige ich spezielle Rechte, um alle Kartenanfragen einzusehen?
Ja. Sie müssen die Berechtigungen Swan-Konto anzeigen und Kartenmitgliedschaft verwalten haben, um die Kartenanfragen anderer Benutzer einzusehen und zu verwalten. Andernfalls sehen Sie nur Ihre eigenen.