Was sind automatische Kategorisierungsregeln?
Automatische Kategorisierungsregeln ermöglichen es Ihnen, Bedingungen und Aktionen zu definieren, die Ihre Transaktionen automatisch kategorisieren oder mit einem Projekt verbinden. Diese Automatisierung spart Zeit und sorgt für eine konsistente Kategorisierung in Ihrem Cashflow.
Wie funktionieren automatische Kategorisierungsregeln?
Sie können Regeln im Abschnitt Einstellungen erstellen und verwalten. Es gibt drei Arten von Regeln:
Kategorisierungsregeln: Kategorisieren Sie Transaktionen automatisch mit einer bestimmten Kategorie.
Zuordnungsregeln: Ordnen Sie Transaktionen einem Projekt zu (verfügbar, wenn Projektmanagement aktiviert ist).
Bankkontoregeln: Ordnen Sie erwartete Transaktionen einem Bankkonto zu.
Jede Kategorisierungsregel besteht aus einem Namen, Bedingungen und Aktionen, die angewendet werden, wenn die Bedingungen erfüllt sind. Regeln gelten entweder für Einzahlungen oder Auszahlungen und können Transaktionen von bestimmten Bankkonten oder allen Konten anvisieren.
💡 Hinweis: Seien Sie vorsichtig bei der Auswahl der Bankkonten für Ihre Regeln, da dies beeinflusst, auf welche Transaktionen die Regeln angewendet werden.
Arten von Bedingungen
Sie können verschiedene Bedingungen festlegen, um Ihre Regeln anzupassen:
Namensbasierte Bedingungen
Die Bedingung ist erfüllt, wenn der Name der Transaktion:
Enthält oder Enthält nicht eine bestimmte Phrase.
Ist genau eine bestimmte Phrase.
Ist eines von einer durch Kommas getrennten Liste von Wörtern.
Wichtig: Diese Bedingung ist nicht case-sensitiv, aber akzent-sensitiv (z.B. ist "e" anders als "é"). Leerzeichen vor und nach der Bedingung werden ignoriert.
Betrags basierte Bedingungen
Die Bedingung ist erfüllt, wenn der absolute Wert des Betrags der Transaktion:
Größer als oder Kleiner als ein bestimmter Betrag ist.
Gleich oder Anders als ein bestimmter Wert ist.
Eines von einer durch Kommas getrennten Liste von Werten ist.
Fälligkeitsbedingungen
Die Bedingung ist erfüllt, wenn das Zahlungsdatum der Transaktion:
Vor einem bestimmten Datum (ausschließlich) liegt.
Nach einem bestimmten Datum (ausschließlich) liegt.
Zwischen zwei Tagen des Monats (einschließlich) liegt.
Vorgangstyp basierte Bedingungen
Die Bedingung ist erfüllt, wenn die Transaktion entweder Erwartet oder Bezahlt ist.
Wann werden Regeln ausgeführt?
Regeln werden auf Transaktionen angewendet, die Zu kategorisieren oder Vorkategorisiert sind.
Regeln werden vor dem Vorkategorisierungsalgorithmus ausgeführt.
Regeln gelten nicht für manuell erstellte Transaktionen.
Regeln desselben Typs werden ausgeführt, wenn Sie eine Regel Erstellen, Ändern oder Duplizieren.
Das Löschen einer Regel hat keine Auswirkungen auf Transaktionen; sie bleiben unverändert.
Das Importieren von Transaktionen löst alle Regeln für die neuen Transaktionen aus.
Beim Synchronisieren mit einer Bank werden alle Regeln auf die neuen Transaktionen angewendet.
Wie richtet man automatische Kategorisierungsregeln ein
Gehen Sie zu Einstellungen in Ihrem Agicap-Konto.
Gehen Sie zu Regelverwaltung.
Klicken Sie auf Regel für die Kategorien erstellen.
Geben Sie einen aussagekräftigen Namen für Ihre Regel ein.
Definieren Sie die Bedingungen:
Wählen Sie den Transaktionstyp: Einzahlungen oder Auszahlungen.
Wählen Sie die Bankkonten, auf die die Regel angewendet wird (spezifische Konten oder alle Konten).
Legen Sie den Bedingungstyp fest (z.B. Namensbasiert, Betragsbasiert).
Geben Sie die Bedingungsdetails an (z.B. enthält "Miete").
Definieren Sie die Aktionen, die ausgeführt werden sollen, wenn die Bedingungen erfüllt sind.
Speichern Sie die Regel.
Regeln neu anordnen
Regeln werden in der Reihenfolge ausgeführt, in der sie aufgelistet sind. Um die Reihenfolge zu ändern:
Navigieren Sie in der Regelverwaltung zu Ihrer Liste von Regeln.
Ziehen und ablegen Sie die Regeln, um sie neu anzuordnen.
Klicken Sie auf Regeln anwenden, um die Regeln sofort mit der neuen Reihenfolge auszuführen.
Regeln über Unternehmen hinweg duplizieren
Wenn Sie mehrere Unternehmen in Agicap verwalten, können Sie Regeln auf andere Unternehmen duplizieren:
Wählen Sie Regeln aus, die auf alle Bankkonten angewendet werden.
Stellen Sie sicher, dass die in den Regeln verwendeten Kategorien in den Zielunternehmen existieren.
Klicken Sie auf Regeln duplizieren, nachdem Sie die drei Punkte ausgewählt haben.
Wählen Sie die Zielunternehmen aus der Liste aus.
Bestätigen Sie die Duplizierung.
Die duplizierten Regeln werden den bestehenden Regeln in den Zielunternehmen hinzugefügt und behalten die ursprüngliche Reihenfolge bei.
Tipps 💡
Verwenden Sie klare und beschreibende Namen für Ihre Regeln, um sie leicht zu identifizieren.
Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Regeln, um sicherzustellen, dass sie Ihren aktuellen Kategorisierungsbedürfnissen entsprechen.
Testen Sie neue Regeln mit einem kleinen Satz von Transaktionen, um sicherzustellen, dass sie wie beabsichtigt funktionieren.
FAQ ❓
Kann ich Regeln auf manuell erstellte Transaktionen anwenden?
Nein, automatische Kategorisierungsregeln gelten nicht für manuell erstellte Transaktionen. Sie müssen diese Transaktionen manuell kategorisieren.
Was passiert, wenn ich eine Regel lösche?
Das Löschen einer Regel hat keine Auswirkungen auf Transaktionen, die zuvor von ihr kategorisiert wurden. Diese Transaktionen bleiben unverändert.
Wie kann ich Regeln sofort nach der Neuanordnung anwenden?
Nachdem Sie Ihre Regeln neu angeordnet haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Regeln anwenden, um sie mit der neuen Reihenfolge auszuführen. Dies stellt sicher, dass Ihre Transaktionen basierend auf der aktualisierten Reihenfolge kategorisiert werden.