Was ist OCR und wie hilft es Ihnen?
OCR (Optische Zeichenerkennung) ist ein Tool, das Informationen in Dokumenten wie PDF-Dateien erkennt, um Ihnen bei der Überprüfung von Rechnungen zu helfen. Es liest die Rechnungsdetails und füllt sie automatisch aus, wodurch Sie Zeit sparen und Fehler reduzieren.
Wann wird OCR ausgelöst?
OCR wird in den folgenden Szenarien aktiviert:
Manuelles Importieren einer Rechnung
Weiterleiten einer Rechnung per E-Mail
Scannen oder Importieren einer Rechnung über die mobile App
Allerdings wird OCR nicht ausgelöst, wenn:
Eine Rechnung über die SDI-Integration synchronisiert wird
Informationen, die von OCR erkannt werden
Die OCR-Funktion extrahiert die folgenden Daten aus Ihren Rechnungen:
Betrag
Begünstigter
Wenn der Begünstigte bereits in Agicap existiert und von OCR erkannt wird, wird im Überprüfungsformular ein Vorschlag gemacht.
Wenn der Begünstigte nicht existiert, können Sie ihn erstellen. Die Felder Bezeichnung und IBAN könnten vorausgefüllt sein, wenn OCR diese Informationen erkennt.
Rechnungsnummer
Rechnungsdatum
Fälligkeitsdatum
Der Titel der Rechnung wird festgelegt als:
"Lieferantenname - Rechnungsnummer", wenn beide Informationen erkannt werden.
Originaldateiname, wenn eine oder beide Informationen fehlen.
Wie Sie OCR in Ihrem Rechnungsworkflow verwenden
Manuelles Importieren einer Rechnung
Gehen Sie zu Rechnungen in Ihrem Agicap-Dashboard.
Klicken Sie auf Rechnung importieren.
Laden Sie Ihre Rechnungsdatei hoch.
Die OCR wird die Informationen automatisch extrahieren.
Überprüfen Sie die erkannten Details und nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor.
Speichern Sie die Rechnung in Ihren Unterlagen.
Weiterleiten einer Rechnung per E-Mail
Leiten Sie die Rechnung per E-Mail an Ihre dedizierte Agicap-E-Mail-Adresse weiter.
Die OCR wird die angehängte Rechnung verarbeiten.
Überprüfen Sie den Abschnitt Rechnungen, um die extrahierten Informationen zu überprüfen und zu verifizieren.
Scannen einer Rechnung über die mobile App
Öffnen Sie die Agicap Mobile App auf Ihrem Gerät.
Verwenden Sie die Funktion Rechnung scannen, um ein Bild der Rechnung aufzunehmen.
Die OCR wird das Bild analysieren und die Daten extrahieren.
Überprüfen Sie die Details und speichern Sie die Rechnung.
💡 Tipps für die besten OCR-Ergebnisse
Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen klar und leserlich sind.
Verwenden Sie Standardformate wie PDF für bessere Genauigkeit.
Je mehr Sie OCR verwenden, desto intelligenter wird es dank Verbesserungen durch maschinelles Lernen.
Q&A ❓
Was soll ich tun, wenn OCR bestimmte Informationen nicht erkennt?
Wenn OCR einige Details übersieht oder falsche Informationen erkennt, können Sie die Daten während des Überprüfungsschritts manuell eingeben oder korrigieren, bevor Sie die Rechnung speichern.
Kann ich darauf vertrauen, dass OCR immer genau ist?
Obwohl OCR die manuelle Eingabe erheblich reduziert, garantiert es keine 100%ige Genauigkeit. Überprüfen Sie immer die extrahierten Informationen, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind.
Warum funktioniert OCR nicht mit der SDI-Integration?
OCR wird nicht ausgelöst, wenn Rechnungen über die SDI-Integration synchronisiert werden, da die Rechnungen anders verarbeitet werden. In diesem Fall müssen Sie die Rechnungen manuell überprüfen und verwalten.