Was sind Validierungsregeln?
Validierungsregeln bieten eine zusätzliche Sicherheitsebene, indem sie bestimmte Benutzer dazu verpflichten, Zahlungen zu validieren, die festgelegte Beträge überschreiten. Dies hilft, unautorisierte oder unbeabsichtigte hohe Zahlungen zu verhindern und gibt Ihnen eine bessere Kontrolle über Ihren Cashflow.
Wie erstellt man eine Validierungsregel📝
Gehen Sie zu AP-Einstellungen in Ihrem Agicap-Konto.
Wählen Sie Validierungsregeln für Zahlungen aus.
Klicken Sie auf Validierungsregel erstellen.
Definieren Sie im angezeigten Fenster Folgendes:
Betragsschwelle: Geben Sie den Betrag ein, ab dem eine Validierung erforderlich ist. Zahlungen, die diesen Betrag überschreiten, lösen den Validierungsprozess aus.
Validierungsbenutzer: Wählen Sie den Agicap-Benutzer aus, der diese Zahlungen validieren muss. Hinweis: Dieser Benutzer sollte das Recht haben, Zahlungen vorzubereiten.
Klicken Sie auf Erstellen, um die Validierungsregel zu erstellen.
Verwaltung mehrerer Validierungsregeln 🔀
Sie können mehrere Validierungsregeln für unterschiedliche Betragsschwellen einrichten und verschiedenen Validierern zuweisen. Zum Beispiel:
Regel 1:
Betrag: €100
Validierer: Benutzer A
Regel 2:
Betrag: €1000
Validierer: Benutzer B
In diesem Szenario:
Zahlungen über €100, aber unter €1000 erfordern eine Validierung durch Benutzer A.
Zahlungen über €1000 erfordern eine Validierung durch Benutzer B.
Wenn Regel 2 gelöscht wird, validiert Benutzer A alle Zahlungen über €100, einschließlich derjenigen, die €1000 überschreiten.
Wie löscht man eine Validierungsregel ❌
Navigieren Sie zu AP-Einstellungen in Ihrem Agicap-Konto.
Wählen Sie Validierungsregeln für Zahlungen aus.
Suchen Sie die zu löschende Validierungsregel.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen neben der Regel.
Bestätigen Sie die Löschung, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
Wichtig: Validierungsregeln können nicht bearbeitet werden. Wenn Sie eine Regel ändern müssen, löschen Sie sie und erstellen Sie eine neue mit den aktualisierten Details.
Wichtige Hinweise 🧐
Nicht rückwirkend: Validierungsregeln gelten nur für Zahlungen, die nach der Einrichtung der Regel erstellt wurden.
Benutzerberechtigungen: Der Validierer muss in Agicap das Recht haben, Zahlungen vorzubereiten.
💡 Tipps
Überprüfen und passen Sie Ihre Validierungsregeln regelmäßig an, um sie an Ihre aktuellen Zahlungsprozesse anzupassen.
Weisen Sie Validierer zu, die leicht erreichbar sind, um Verzögerungen bei Zahlungsfreigaben zu vermeiden.
Kommunizieren Sie mit Ihrem Team über die bestehenden Validierungsregeln, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.
FAQ ❓
Was passiert, wenn der Validierer nicht über die Berechtigung "Zahlungen vorbereiten" verfügt?
Der Validierer muss über die Berechtigung Zahlungen vorbereiten verfügen, um Zahlungen zu validieren. Andernfalls kann er keine Zahlungen genehmigen, was zu Verzögerungen bei der Zahlungsabwicklung führen könnte.
Kann ich eine Validierungsregel ohne Angabe einer Betragsschwelle erstellen?
Eine Betragsschwelle ist erforderlich, um eine Validierungsregel zu erstellen. Wenn Sie möchten, dass alle Zahlungen eine Validierung erfordern, setzen Sie die Betragsschwelle auf €0.
Gelten Validierungsregeln für bereits laufende Zahlungen, wenn die Regel erstellt wird?
Nein, Validierungsregeln sind nicht rückwirkend. Sie gelten nur für Zahlungen, die nach der Einrichtung der Regel erstellt werden.
Neue Funktion: Berechtigung zum Anzeigen von Details vertraulicher Zahlungen 🔒
Wir haben eine neue Berechtigung eingeführt: "Siehe Details zu stapelweise gebuchten Überweisungen". Diese Berechtigung ermöglicht es Benutzern, die Details einer Zahlung einzusehen, auch wenn diese Details während der Zahlungsvorbereitung ausgeblendet wurden.
Verfügbarkeit:
Diese Berechtigung gilt für Zahlungen auf den Seiten "Zu unterschreiben" und "An die Bank gesendet". Allerdings bleiben die Details der Zahlung auch mit dieser Berechtigung ausgeblendet, sobald die Zahlung an die Bank gesendet wurde.
Wer kann sie nutzen:
Jeder Agicap-Benutzer mit den Rechten "Siehe Details zu stapelweise gebuchten Überweisungen".
Nutzen für Sie:
Diese Funktion soll den Unterschriftsprozess erleichtern, indem sie Unterzeichnern Zugang zu Zahlungsdetails vor der Genehmigung gibt. Dies gewährleistet Transparenz und reduziert den Bedarf an Rückfragen während des Zahlungsprozesses.