Was ist die Abstimmungsfunktion?
Die Abstimmungsfunktion von Agicap hilft Ihnen, Ihre verifizierten Lieferantenrechnungen mit den tatsächlich geleisteten Zahlungen abzugleichen, um sicherzustellen, dass Ihr Cashflow die genauesten Informationen widerspiegelt. Durch die Abstimmung von Rechnungen und Zahlungen erhalten Sie eine bessere Übersicht über Ihre Ausgaben und optimieren Ihren Accounts Payable-Prozess.
Wie verwendet man die Abstimmungsfunktion?
Folgen Sie diesen einfachen Schritten, um Ihre Lieferantenrechnungen in Agicap abzustimmen:
Zugriff auf das Abstimmungsmodul: Navigieren Sie zum Abschnitt Abstimmung in Ihrem Agicap-Konto.
Verifizierte Rechnungen anzeigen: Sie finden eine Liste der verifizierten Rechnungen aus dem Lieferantenrechnungsmanagement (SIM)-Modul.
Abstimmungsvorschläge prüfen: Agicap schlägt automatisch Übereinstimmungen zwischen Rechnungen und Zahlungen basierend auf exakter Betragsübereinstimmung vor. Ein Abstimmungssymbol 🔀 erscheint neben Rechnungen mit einem vorgeschlagenen Abgleich.
Vorgeschlagene Abstimmungen validieren: Klicken Sie auf das 🔀-Symbol, um den vorgeschlagenen Abgleich anzuzeigen. Wenn der Vorschlag korrekt ist, können Sie ihn direkt im Popup validieren.
Rechnungen manuell abstimmen: Wenn kein Vorschlag vorliegt oder der vorgeschlagene Abgleich falsch ist, können Sie manuell die entsprechende Zahlungstransaktion auswählen, um sie mit der Rechnung abzustimmen.
Tipps 💡
Schnelle Vorschläge nutzen: Achten Sie auf das 🔀-Symbol, um schnell auf Abstimmungsvorschläge zuzugreifen und diese zu validieren, was Ihnen wertvolle Zeit spart.
Teilabstimmungen mit geteilten Rechnungen: Wenn Sie eine Teilabstimmung einer geteilten Rechnung durchführen, wird die bestehende Teilung vollständig gelöscht. Eine neue Teilung wird mit dem Betrag der Teilabstimmung erstellt und als bezahlt markiert.
Eine Banktransaktion mit einem höheren Betrag als die Rechnung abstimmen: Es ist jetzt möglich, eine Rechnung mit einer Banktransaktion, deren Betrag höher ist als die Rechnung (z. B. um den Fall von Transaktionen einschließlich Bankgebühren abzudecken) oder mit einer Transaktion in einer anderen Währung abzustimmen. In beiden Fällen wird die Rechnung als vollständig mit dieser Transaktion abgestimmt betrachtet.
Q&A ❓
Ich kann meine Rechnung in der Abstimmung nicht finden?
Im Abstimmungsmodul finden Sie verifizierte Rechnungen (in SIM) mit einem Rechnungsdatum, das nicht älter als drei Monate ab der Aktivierung der Abstimmungsfunktion ist. Wenn Sie die Funktion beispielsweise am 1. April 2023 aktiviert haben, finden Sie alle verifizierten Rechnungen mit einem Rechnungsdatum nach dem 1. Januar 2023.
Warum erscheinen manuelle oder importierte Transaktionen nicht in der Abstimmung?
Manuelle Transaktionen und Transaktionen, die aus anderen Quellen importiert wurden, sind nicht im Aggregator enthalten, der vom Abstimmungsmodul verwendet wird. Daher erscheinen sie nicht in den Abstimmungsvorschlägen für Accounts Payable.
Warum finde ich keine Transaktionen, wenn ich mehrere Rechnungen auswähle?
Sie können mehrere Rechnungen mit nur einer bezahlten Transaktion abstimmen, wenn die Summe der Beträge aller ausgewählten Rechnungen genau dem Betrag der bezahlten Transaktion entspricht. Andernfalls werden keine Transaktionen als Vorschläge angezeigt oder im Modal, in dem Sie bezahlte Transaktionen suchen können.
Die Währung der Rechnungen und der Transaktion sollte dieselbe sein.
Durch die effiziente Abstimmung Ihrer Rechnungen und Zahlungen stellen Sie sicher, dass Ihre Finanzdaten korrekt sind, was Ihnen hilft, fundierte Entscheidungen über den Cashflow Ihres Unternehmens zu treffen.