La soluzione di pre-contabilità per le fatture dei clienti mira ad accelerare il processo di creazione delle voci del registro contabile nel tuo software di contabilità.
Scheda Pre-contabilità
È stata aggiunta la nuova scheda Pre-contabilità all'interno di CashCollect.
Importazione del piano dei conti
Prima di iniziare a preparare le voci del registro contabili relative alle fatture dei clienti, è necessario importare in Agicap i propri conti contabili.
Preparazione delle voci del registro contabile
Quando la voce contabile non è stata completata e convalidata, lo stato di questa fattura nella scheda Pre-contabilità è "Da preparare".
Facendo clic su questa fattura si apre un pop-up. Per procedere, è necessario completare i seguenti passaggi:
Completare ogni campo: Codice cliente/fornitore, Conto IVA e Conto prodotto.
In base a quanto impostato per il piano dei conti, è possibile selezionare in un menu a tendina per ogni campo il conto a livello di fattura.
È possibile avere più conti IVA e prodotto per una fattura: fare clic su "Aggiungi un conto prodotto".
Cliccare su "Contrassegna come pronto per l'esportazione".
💡 Buono a sapersi: è possibile selezionare solo i conti IVA che hanno un'aliquota IVA compilata. L'importo dell'IVA e del prodotto viene calcolato automaticamente in base all'aliquota IVA.
Importo IVA = importo totale x aliquota IVA
Importo prodotto = importo totale - importo IVA
Quando una fattura è contrassegnata come pronta per l'esportazione, il suo stato passa a “Pronto per l'esportazione” e può essere inclusa in un'esportazione.
Una fattura pronta per l'esportazione può ancora essere modificata, mentre una volta che è stata esportata non sarà più possibile modificarla.
Esportazione delle voci del registro contabile
È possibile filtrare le fatture in "Pronto per l'esportazione" e selezionarle.
Seleziona il tipo di esportazione necessario per il proprio software contabile.
Una volta esportate, il loro stato sarà modificato in “Esportato”
💡 Buono a sapersi: è possibile esportare fatture che sono già state esportate una volta. È sufficiente filtrare prima lo stato “Esportato”.
Esportazione del file CSV
Cliccando su "Esporta voci del registro" > file CSV nel pannello laterale, viene scaricato un file. Un pop-up (voci del registro in fase di esportazione) indica che il file è in fase di download.
Questo CSV ha le seguenti colonne:
ID univoco = ID fornito da CashCollect
Data di emissione
Data di scadenza
Numero di fattura
Cliente
Numero di conto
Codice cliente
Titolo
Addebito = importo allocato nell'addebito
Credito = importo allocato nel credito
Valuta
Dopo l'esportazione, le fatture esportate saranno aggiornate allo stato “Esportato”.
Reimportazione del file csv nel sistema di contabilità o ERP
La maggior parte degli strumenti contabili e dei sistemi ERP dispongono di una funzione di importazione.
Esistono due opzioni comuni:
È possibile impostare un modello di importazione personalizzato nel proprio software; è necessario farlo una volta per poter importare i successivi file csv senza modificarne il formato.
Se non è possibile impostare un modello di importazione personalizzato, è necessario modificare il formato del file Agicap. Fateci sapere, il team di Agicap potrebbero aiutarvi a costruire una “matrice” per trasformare automaticamente il file nel formato giusto per l'importazione.
I nostri clienti di solito utilizzano una delle due opzioni di esportazione-importazione :
Manuale come spiegato sopra.
Automatica tramite un server SFTP o sfruttando Agicap PublicAPI. Per questa opzione è necessario il supporto di un team IT. Potete farci sapere tramite chat se questa è l'opzione che desiderate.
Se desiderate attivare questa funzione, contattateci nella chat (bolla blu sulla destra di Agicap) per organizzare un incontro con il vostro account manager 😉