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Fatture clienti in Pre-contabilità
Fatture clienti in Pre-contabilità
Grace Kignima avatar
Scritto da Grace Kignima
Aggiornato oltre 4 mesi fa

La soluzione di pre-contabilità per le fatture dei clienti mira ad accelerare il processo di creazione delle voci del registro contabile nel tuo software di contabilità.

Scheda Pre-contabilità

È stata aggiunta la nuova scheda Pre-contabilità all'interno di CashCollect.

Importazione del piano dei conti

Prima di iniziare a preparare le voci del registro contabili relative alle fatture dei clienti, è necessario importare in Agicap i propri conti contabili.

Preparazione delle voci del registro contabile

Quando la voce contabile non è stata completata e convalidata, lo stato di questa fattura nella scheda Pre-contabilità è "Da preparare".

Facendo clic su questa fattura si apre un pop-up. Per procedere, è necessario completare i seguenti passaggi:

  1. Completare ogni campo: Codice cliente/fornitore, Conto IVA e Conto prodotto.

    • In base a quanto impostato per il piano dei conti, è possibile selezionare in un menu a tendina per ogni campo il conto a livello di fattura.

    • È possibile avere più conti IVA e prodotto per una fattura: fare clic su "Aggiungi un conto prodotto".

  2. Cliccare su "Contrassegna come pronto per l'esportazione".

💡 Buono a sapersi: è possibile selezionare solo i conti IVA che hanno un'aliquota IVA compilata. L'importo dell'IVA e del prodotto viene calcolato automaticamente in base all'aliquota IVA.

  • Importo IVA = importo totale x aliquota IVA

  • Importo prodotto = importo totale - importo IVA

Quando una fattura è contrassegnata come pronta per l'esportazione, il suo stato passa a “Pronto per l'esportazione” e può essere inclusa in un'esportazione.

Una fattura pronta per l'esportazione può ancora essere modificata, mentre una volta che è stata esportata non sarà più possibile modificarla.

Esportazione delle voci del registro contabile

È possibile filtrare le fatture in "Pronto per l'esportazione" e selezionarle.

Seleziona il tipo di esportazione necessario per il proprio software contabile.

Una volta esportate, il loro stato sarà modificato in “Esportato”

💡 Buono a sapersi: è possibile esportare fatture che sono già state esportate una volta. È sufficiente filtrare prima lo stato “Esportato”.

Esportazione del file CSV

Cliccando su "Esporta voci del registro" > file CSV nel pannello laterale, viene scaricato un file. Un pop-up (voci del registro in fase di esportazione) indica che il file è in fase di download.

Questo CSV ha le seguenti colonne:

  • ID univoco = ID fornito da CashCollect

  • Data di emissione

  • Data di scadenza

  • Numero di fattura

  • Cliente

  • Numero di conto

  • Codice cliente

  • Titolo

  • Addebito = importo allocato nell'addebito

  • Credito = importo allocato nel credito

  • Valuta

Dopo l'esportazione, le fatture esportate saranno aggiornate allo stato “Esportato”.

Reimportazione del file csv nel sistema di contabilità o ERP

La maggior parte degli strumenti contabili e dei sistemi ERP dispongono di una funzione di importazione.

Esistono due opzioni comuni:

  • È possibile impostare un modello di importazione personalizzato nel proprio software; è necessario farlo una volta per poter importare i successivi file csv senza modificarne il formato.

  • Se non è possibile impostare un modello di importazione personalizzato, è necessario modificare il formato del file Agicap. Fateci sapere, il team di Agicap potrebbero aiutarvi a costruire una “matrice” per trasformare automaticamente il file nel formato giusto per l'importazione.

I nostri clienti di solito utilizzano una delle due opzioni di esportazione-importazione :

  • Manuale come spiegato sopra.

  • Automatica tramite un server SFTP o sfruttando Agicap PublicAPI. Per questa opzione è necessario il supporto di un team IT. Potete farci sapere tramite chat se questa è l'opzione che desiderate.

Se desiderate attivare questa funzione, contattateci nella chat (bolla blu sulla destra di Agicap) per organizzare un incontro con il vostro account manager 😉

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