CashCollect consente di gestire le fatture dei clienti e le note di credito, che possono essere collegate a una fattura o semplicemente essere importate senza poi effettuare un collegamento.
Il collegamento di una nota di credito a una fattura avrà un impatto sull'importo totale della fattura (o sull'importo residuo da pagare): sarà diminuito dello stesso importo della nota di credito.
Come collegare una nota di credito a una fattura
Importazione e visualizzazione delle note di credito
Prima di collegare una nota di credito a una fattura, è necessario assicurarsi che tutte le note di credito siano importate in CashCollect. Si possono trovare nella scheda Fatture clienti > Note di credito.
Collegare le note di credito a una fattura
È necessario collegare una nota di credito a una fattura dal pannello laterale dei dettagli della fattura stessa nella scheda Fatture.
Dalla scheda Fatture clienti > Fatture, cliccare sulla fattura a cui si desidera aggiungere una nota di credito. Nel pannello laterale della fattura, cliccare sull'azione Collega nota di credito.
Nel pop-up che si apre, è possibile scegliere la nota di credito (le note di credito) da collegare alla fattura.
Le note di credito visualizzate in questo pop-up hanno tutte lo stato disponibile e lo stesso cliente della fattura selezionata.
È possibile collegare una o più note di credito alla stessa fattura.
La somma degli importi di tutte le note di credito deve essere inferiore o uguale all'importo totale della fattura.
La valuta della nota di credito deve essere uguale a quella della fattura (la nota di credito con una valuta diversa sarà visualizzata nell'elenco, ma non sarà disponibile per la selezione).
Quali sono gli effetti del collegamento di una nota di credito a una fattura?
1. Impatto sui dettagli della fattura
L'importo rimanente della fattura viene aggiornato
Viene diminuito dell'importo della nota o delle note di credito collegate alla fattura.
Se il rimanente si riduce a zero (perché la nota di credito collegata è dello stesso importo), la fattura viene automaticamente contrassegnata come pagata.
Nella scheda Riconciliazione, l'importo della fattura da riconciliare viene aggiornato con il nuovo importo rimanente.
Nelle e-mail di follow-up, l'importo della fattura da pagare viene aggiornato con il nuovo importo rimanente.
La Timeline della fattura viene aggiornata con l'evento "Nota di credito collegata".
La nota di credito collegata viene visualizzata nel dettaglio della fattura.
È possibile scollegare la nota di credito dal dettaglio della fattura.
Per evitare conflitti, alcune azioni sulla fattura non sono disponibili e la nota di credito deve essere scollegata per poterle eseguire:
Contrassegnare la fattura come "In sospeso" (se la fattura è stata pagata)
Modifica della fattura (modifica del cliente, dell'importo e della valuta)
Cancellare la fattura
Rimuovere la fattura
2. Impatto dell'aggiornamento sulla fattura
Quando si contrassegna una fattura come pagata (manualmente, tramite riconciliazione o con un aggiornamento tramite importazione della fattura): viene aggiunto alla fattura un pagamento con un importo pari al precedente "importo rimanente" della fattura (aggiornato tenendo conto della nota di credito).
Se l'importo di una fattura viene aggiornato con un'importazione:
Differenzieremo l'importo totale della fattura (importo iniziale) e l'importo rimanente (che tiene conto della nota di credito).
L'importo totale della fattura viene aggiornato e l'importo rimanente viene ricalcolato tenendo conto del nuovo importo iniziale e dell'importo della nota di credito collegata.
Se Nuovo_importo_totale > Importo rimanente
Allora Importo_totale = Nuovo_importo_totale
E Importo rimanente = Nuovo_importo_totale - Importo parziale - Importo della nota di credito collegata
Se Nuovo_importo_totale < Importo rimanente
Allora la fattura è contrassegnata come pagata
3. Impatto sulla nota di credito
La nota di credito viene contrassegnata come utilizzata
Scompare automaticamente dalla scheda Fatture clienti > Note di credito di CashCollect, che per impostazione predefinita mostra solo le note di credito disponibili. Per visualizzare le note di credito usate, utilizzare il filtro Status posto in fianco alla barra Cerca...
Importo_residuo = 0
Essendo una nota di credito usata, non può essere aggiornata tramite importazione.
Il dettaglio della fattura collegata viene visualizzato nei dettagli della nota di credito.
Alcune azioni sulla nota di credito non sono disponibili per evitare conflitti; la nota di credito deve infatti essere scollegata per poterle eseguire:
Contrassegnare come utilizzata
Modificare le informazioni
Contrassegnare come annullata
Rimuovere
