La vista del dipartimento finanziario
La prima è la vista dei membri del dipartimento finanziario. La pagina Spese fornisce l'elenco di tutte le spese effettuate con la carta, le informazioni associate e lo stato di giustificazione. Questa vista offre al reparto finanziario una panoramica completa di chi ha effettuato quale pagamento.
Esistono 4 diversi stati per le Spese:
Da giustificare: la ricevuta non è ancora stata caricata dal titolare della carta.
Da verificare: la ricevuta è stata fornita, ma il reparto finanziario non l'ha ancora verificata.
Verificato: la ricevuta è stata convalidata dal dipartimento finanziario.
Ricevuta respinta: la ricevuta è stata rifiutata dal dipartimento finanziario e il titolare della carta deve fornire una nuova ricevuta.
Questa vista è accessibile direttamente da Agicap, nella sezione Pagamenti, in Spese con carta.
La vista del dipendente
Di solito, i dipendenti non hanno accesso alla vista del dipartimento finanziario. Il dipendente può accedere all'elenco delle proprie spese che richiedono una ricevuta dal proprio spazio personale sul PC.
💡 Buona pratica: salvare questa sezione nei segnalibri per trovare sempre tutte le spese aperte della carta.
Il dipendente può anche accedere all'elenco delle proprie spese che richiedono ancora una ricevuta dall'applicazione mobile Agicap.
Ottenere le ricevute di spesa in Agicap
Aggiungete una ricevuta subito dopo le spese grazie alla notifica via e-mail o via app mobile.
Dopo aver effettuato una spesa con la carta, il dipendente riceve un'e-mail o una notifica push sull'app mobile. Il dipendente può scegliere il tipo di notifica che preferisce per le sue carte.
Nel caso di un'e-mail, essa contiene un link per inviare la ricevuta. Dal computer il dipendente può caricare il file. Dal suo smartphone, il link aprirà la fotocamera per scattare una foto della ricevuta.
Nel caso di una notifica push sull'app mobile, il dipendente viene reindirizzato al modulo di giustificazione sull'app mobile Agicap.
Impostare un promemoria automatico ricorrente per le spese non giustificate
È possibile attivare o disattivare i promemoria automatici inviati ai dipendenti per tutte le spese che non sono ancora state giustificate.
Di seguito trovate i passaggi per attivare i promemoria automatici:
Dal modulo Pagamenti, accedere alle Impostazioni tramite il pulsante dedicato in alto a destra (Immagine 1).
Nella sezione "Spese della carta", cliccate su "Notifiche" (Immagine 2).
In questa scheda è possibile attivare/disattivare il promemoria automatico relativo alle ricevute mancanti per le spese effettuate con la carta (Immagine 3).
In questa scheda è possibile definire anche la frequenza dei promemoria. Nell'esempio seguente (immagine 3), si può vedere che i dipendenti riceveranno un promemoria settimanale, il lunedì, per le ricevute mancanti.
È anche possibile aggiungere una ricevuta direttamente dall'elenco delle spese
Il dipartimento finanziario può aggiungerla dalla pagina Spese
Il dipendente può importarla direttamente dal suo spazio personale sul PC. Oppure, ancora più comodamente, dall'app mobile, utilizzando la fotocamera del proprio smartphone.
Infine, i dipendenti possono condividere lo scontrino con il reparto finanziario o con il proprio manager via e-mail.
Inviando la ricevuta via e-mail all'indirizzo di posta elettronica dedicato, disponibile nella pagina Spese (immagine 4), i dipendenti mettono la loro ricevuta a disposizione della persona incaricata della verifica.
Due possibili scenari:
Se le informazioni della ricevuta estratte dal nostro strumento di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) corrispondono rigorosamente a una spesa esistente, la ricevuta viene automaticamente utilizzata per giustificare tale spesa.
In caso contrario, la ricevuta sarà disponibile per il reparto finanziario in un elenco dedicato, accessibile cliccando su "Giustifica" ( vedere immagini 5 e 6).
Tutte le vostre ricevute sono ora analizzate dal nostro OCR
In tutti i casi sopra descritti, quando una ricevuta viene inviata o caricata dall'utente, questa viene analizzata dal nostro strumento di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). Questo permette di estrarre informazioni utili per la verifica della ricevuta, e quindi per la sua pre-contabilizzazione.
Se lo scontrino viene caricato dallo spazio personale di un dipendente o dall'app, o se viene inviato via e-mail, lo scontrino può impiegare alcuni secondi prima di essere visto dal reparto finanziario. Questo è il tempo necessario al nostro OCR per leggere il file e rilevarne le informazioni.
💡 Caso particolare: se la ricevuta viene caricata direttamente da una persona del dipartimento finanziario sulla sua vista dedicata, questa ricevuta si trova temporaneamente in uno stato di "Elaborazione". Durante questo breve periodo l'OCR legge il file e alcune azioni sulla spesa non sono disponibili.