In un contesto in cui le frodi nei pagamenti sono in aumento, la vigilanza è essenziale per evitare errori e tentativi fraudolenti. Uno degli aspetti più critici è la gestione dei beneficiari. Qualsiasi modifica non controllata può comportare perdite finanziarie significative. Ecco alcune migliori pratiche da adottare per controllare efficacemente le modifiche al database dei beneficiari.
Controlla ogni richiesta di modifica e la sua origine
Prima di apportare qualsiasi modifica a un beneficiario in Agicap, è fondamentale verificarne la legittimità.
Verifica l'origine della richiesta
Chi ha richiesto la modifica inizialmente?
La richiesta proviene da una fonte ufficiale e conosciuta?
Insisti su una conferma scritta da parte del richiedente, con un responsabile in copia.
Il riflesso da adottare
Contatta direttamente il beneficiario tramite un mezzo di comunicazione noto e affidabile per confermare la modifica.
Controlla le coordinate bancarie
Quando un beneficiario modifica le sue coordinate bancarie, è essenziale verificare le nuove informazioni:
Confronta le nuove informazioni con quelle precedenti. Conosci la banca a cui devi trasferire i fondi? Il paese della banca sta cambiando?
Sii particolarmente vigile riguardo ai numeri di conto provenienti da paesi insoliti o noti per facilitare frodi, riciclaggio di denaro o finanziamento del terrorismo (trova qui l'elenco dei paesi segnalati dalla Financial Action Task Force - FAFT).
Verifica doppia delle modifiche
Imposta un processo di doppia validazione per ridurre il rischio di frodi:
Il primo controllo viene effettuato dalla persona responsabile della gestione dei beneficiari su Agicap, prima di apportare la modifica.
Una seconda validazione viene effettuata da un responsabile o un collega.
Agicap ti aiuta con questi controlli
Agicap offre funzionalità avanzate per controllare le modifiche al database dei beneficiari e proteggerlo:
È disponibile una cronologia delle modifiche per ogni beneficiario.
Viene visualizzato un messaggio di avviso per ogni pagamento programmato per un beneficiario con modifiche recenti.
Approfondimenti
Sensibilizza i tuoi team
Qualsiasi anello debole nella catena di validazione può essere un punto di ingresso per le frodi. È essenziale sensibilizzare tutte le persone coinvolte:
Formazione regolare sui rischi legati alle frodi nei pagamenti.
Comunicare internamente i tentativi di frode rilevati per rafforzare la vigilanza.
Simulare scenari di frode per testare la reattività dei tuoi team.
Applicando queste migliori pratiche e affidandoti ad Agicap, riduci considerevolmente il rischio. La nostra soluzione ti aiuta a implementare i processi necessari per garantire che i tuoi pagamenti siano gestiti in modo rigoroso e sicuro.