Panoramica della Funzionalità
I flussi di lavoro per le richieste di carte consentono di configurare processi di approvazione a più fasi per gli ordini di carte. È possibile definire regole basate sull'importo della carta e assegnare approvatori richiesti per ogni fase.
Un flusso di lavoro predefinito è fornito, in cui è richiesta l'approvazione del responsabile del centro di costo, ma è possibile eliminarlo secondo necessità. Inoltre, è ora possibile creare più flussi di verifica basati sull'importo della richiesta di carta, consentendo una maggiore flessibilità nel processo di approvazione. Ogni utente che può accedere al modulo Spese per l'entità può ora essere coinvolto in questi flussi di lavoro.
Configurazione del Flusso di Lavoro
Accedi a Contabilità Fornitori: Apri il Modulo AP su Agicap.
Accedi al Modulo Spese: Apri le impostazioni delle spese cliccando sulle barre in alto a destra per visualizzare le diverse opzioni.
Flussi di Verifica delle Richieste di Carte: Seleziona l'opzione per creare un nuovo flusso di lavoro o eliminare uno esistente.
Imposta Regole di Approvazione: Assegna uno o più approvatori a ciascuna fase; quindi inserisci i criteri di importo della carta per attivare diversi flussi di lavoro. Se più persone sono assegnate a una fase, tutte devono approvare la richiesta.
Salva il Flusso di Lavoro: Conferma la configurazione e le nuove regole si applicheranno alle richieste di carte future. Nota che le modifiche ai flussi di lavoro non sono retroattive e non influiranno sulle richieste di carte create prima delle modifiche.
Processo di Approvazione
Approvazione a più fasi: Se una fase ha più approvatori, ogni utente designato deve approvare la richiesta.
Restrizioni per gli Amministratori delle Spese: Gli utenti con diritti di Amministratore delle Spese o "Può gestire tutte le richieste di acquisto" non possono ignorare gli approvatori designati.
Diritti di Creazione delle Carte: Se l'approvatore finale non dispone del permesso "Può gestire le carte su Swan", il flusso di lavoro segnerà la richiesta come approvata, ma la carta non sarà creata automaticamente. Invece, apparirà nella scheda "Carte da Creare" per gli utenti con diritti di creazione delle carte.
Flussi di Lavoro Sovrapposti: Se una richiesta di carta soddisfa i criteri per due flussi di lavoro, il sistema applicherà il flusso di lavoro con la data di creazione più vecchia.
Permessi
Per gestire i flussi di lavoro delle richieste di carte, è necessario il permesso "Può gestire tutte le richieste di acquisto", che consente di:
Creare ed eliminare flussi di lavoro.
Visualizzare tutte le richieste di carte.
Approvare richieste di carte non collegate a un flusso di lavoro.
Questo permesso è concesso di default agli utenti con il ruolo di Amministratore delle Spese, ma non è assegnato automaticamente ai nuovi utenti. Se necessario, gli amministratori possono assegnare manualmente questo permesso.
💡 Consigli
Pianifica in Anticipo: Definisci chiaramente i passaggi di approvazione e le soglie per evitare ritardi nel processo di richiesta delle carte.
Rivedi i Permessi: Assicurati che tutti gli approvatori e gli amministratori abbiano i diritti necessari, in particolare il permesso "Può gestire le carte su Swan".
Monitora le Richieste: Utilizza la scheda "Carte da Creare" per tenere traccia delle richieste approvate che richiedono la creazione manuale delle carte.
❓ FAQ
Perché la mia richiesta di carta è approvata, ma nessuna carta è stata creata?
Se l'approvatore finale non dispone del permesso "Può gestire le carte su Swan", la richiesta è approvata, ma la carta non è creata automaticamente. La richiesta appare quindi nella scheda "Carte da Creare" per gli utenti con il permesso appropriato.
Cosa succede se la mia richiesta di carta soddisfa i criteri di due flussi di lavoro?
Quando una richiesta di carta soddisfa i criteri di due flussi di lavoro, il sistema applica il flusso di lavoro più vecchio in base alla data di creazione, indipendentemente dalle modifiche successive.
Come posso ottenere i permessi per gestire tutte le richieste di acquisto?
Gli utenti con il ruolo di Amministratore delle Spese ricevono automaticamente il permesso "Può gestire tutte le richieste di acquisto". Per i nuovi utenti, chiedi al tuo amministratore di assegnare questo permesso se necessario.