Panoramica della Funzionalità
I flussi di lavoro per le richieste di carte consentono di configurare processi di approvazione multi-step per gli ordini di carte. È possibile definire regole basate sull'importo della carta e assegnare approvatori richiesti per ciascun passaggio.
Un flusso di lavoro predefinito è fornito, in cui è richiesta l'approvazione del responsabile del centro di costo, ma è possibile modificarlo o eliminarlo secondo necessità.
Configurazione del Flusso di Lavoro
Accedi a Contabilità Fornitori: Apri il modulo AP su Agicap e accedi a "spese con carta".
Accedi al Modulo Spese: Apri le impostazioni delle spese cliccando sulle barre in alto a destra per visualizzare le diverse opzioni.
Flussi di Lavoro per la Verifica delle Richieste di Carte: Seleziona l'opzione per creare un nuovo flusso di lavoro o eliminare/modificare quello predefinito/esistente.
Imposta Regole di Approvazione: Assegna uno o più approvatori a ciascun passaggio; quindi inserisci i criteri di importo della carta per attivare diversi flussi di lavoro.
Salva il Flusso di Lavoro: Conferma la configurazione e le nuove regole si applicheranno alle future richieste di carte.
Processo di Approvazione
Approvazione Multi-Step: Se un passaggio ha più approvatori, ogni utente designato deve approvare la richiesta.
Restrizioni per Amministratori di Spese: Gli utenti con diritti di Amministratore di Spese o "Può gestire tutte le richieste di acquisto" non possono ignorare gli approvatori designati.
Diritti di Creazione Carte: Se l'approvatore finale non dispone del permesso "Può gestire carte su Swan", il flusso di lavoro segnerà la richiesta come approvata ma la carta non sarà creata automaticamente. Invece, apparirà nella scheda "Carte da Creare" per gli utenti con diritti di creazione carte.
Permessi
Per gestire i flussi di lavoro delle richieste di carte, è necessario il permesso " Può gestire tutte le richieste di acquisto ", che consente di:
Creare, modificare ed eliminare flussi di lavoro
Visualizzare tutte le richieste di carte
Approvare richieste di carte non collegate a un flusso di lavoro.
Questo permesso è concesso di default agli utenti con il ruolo di Amministratore di Spese, ma non è assegnato automaticamente ai nuovi utenti.
💡 Suggerimenti
Pianifica in Anticipo: Definisci passaggi di approvazione e soglie chiare per evitare ritardi nel processo di richiesta di carte.
Rivedi i Permessi: Assicurati che tutti gli approvatori e gli amministratori abbiano i diritti necessari, in particolare il permesso "Può gestire carte su Swan".
❓ FAQ
Come posso modificare il flusso di lavoro predefinito?
Puoi accedere al modulo Spese su AP, selezionare il flusso di lavoro predefinito e modificare gli approvatori o i criteri. Una volta salvate le modifiche, le nuove impostazioni si applicano alle future richieste di carte.
Perché la mia richiesta di carta è approvata, ma nessuna carta è creata?
Se l'approvatore finale non dispone del permesso "Può gestire carte su Swan", la richiesta è approvata, ma la carta non è creata automaticamente. La richiesta appare quindi nella scheda "Carte da Creare" per gli utenti con il permesso appropriato.
Cosa succede se la mia richiesta di carta soddisfa due criteri di flusso di lavoro?
Quando una richiesta di carta soddisfa due flussi di lavoro, il sistema applica il flusso di lavoro più vecchio in base alla data di creazione, indipendentemente dalle modifiche successive.
Come posso ottenere i permessi per gestire tutte le richieste di acquisto?
Gli utenti con il ruolo di Amministratore di Spese ricevono automaticamente il permesso "Può gestire tutte le richieste di acquisto". Per i nuovi utenti, chiedi al tuo amministratore di assegnare questo permesso se necessario.