Escalation per fattura
Quando hai bisogno di seguire solo alcune fatture specifiche:
Vai su Piani di follow-up e clicca su Crea un nuovo piano.
Seleziona Escalation → Per fattura.
Definisci i tuoi passaggi. Per ogni passaggio:
Scegli un trigger (es. X giorni dopo la data di scadenza o X giorni dopo la data di emissione).
Scegli un'azione (es. invia un'email automatica, rivedi l'email prima dell'invio, crea un promemoria per una chiamata o genera una lettera).
Nuova funzionalità: Ora puoi definire i trigger per i passaggi del piano di follow-up basati sulla Data di emissione di una fattura! Questo ti consente di automatizzare i promemoria relativi a quando una fattura è stata emessa, non solo quando è dovuta. Ad esempio, puoi inviare una notifica di cortesia 5 giorni dopo l'emissione della fattura per assicurarti che il cliente sia consapevole dell'obbligo imminente.
Azioni spiegate
Email automatica: Invia un promemoria immediatamente quando le condizioni sono soddisfatte. Ad esempio, se il trigger è impostato su "15 giorni dopo la data di emissione", l'email verrà inviata automaticamente 15 giorni dopo l'emissione della fattura.
Email con convalida: Confermerai o modificherai l'email prima che venga inviata (gestito da Azioni di follow-up).
Chiamata: Crea un promemoria in Azioni di follow-up. Chiami il cliente al di fuori di Agicap. Se il trigger è impostato su "15 giorni dopo la data di emissione", il promemoria per la chiamata verrà creato 15 giorni dopo l'emissione della fattura.
Lettera: Genera un PDF o una bozza MySendingBox per l'invio manuale se questo servizio è utilizzato.
Nota: Quando si utilizza la Data di emissione come trigger, l'opzione "Prima" è disabilitata. Questo garantisce che tutte le azioni siano programmate dopo la data di emissione della fattura.
Escalation per gruppo di fatture
Quando hai più fatture per lo stesso cliente e desideri un approccio unico e raggruppato:
Vai su Piano di follow-up e clicca su Crea un nuovo piano.
Seleziona Escalation → Per gruppo di fatture.
Scegli con quale frequenza desideri che il piano controlli le condizioni delle fatture (frequenza) e la prima data di inizio (prossima data di follow-up).
Scegli l'ambito delle fatture (tutte non pagate o solo scadute).
Imposta i trigger di ritardo e assegna azioni di email, chiamata o lettera a ciascun livello.
Ad esempio, se l'ultima fattura del cliente è scaduta da 30 giorni, il piano invia un'email. Se è scaduta da 60 giorni, avvia una chiamata, ecc.
Azioni spiegate
Email raggruppata: Tutte le fatture pertinenti sono elencate in un'unica email, inviata automaticamente o dopo una revisione manuale.
Chiamata: Crea un promemoria raggruppato in Azioni di follow-up.
Lettera: Genera un PDF raggruppato da inviare manualmente o tramite MySendingBox se il servizio è utilizzato.
Follow-up per utenti interni
Puoi anche notificare ai tuoi colleghi le fatture scadute. Se hai utenti interni configurati su un cliente:
Aggiungili come destinatari in un passaggio di Escalation in modo che ricevano un'email o vedano il promemoria per la chiamata.
Vedranno tutti i dettagli delle fatture scadute e potranno seguire direttamente o coordinarsi con te.
Nuova funzionalità: Gli utenti interni, assegnati a clienti specifici in Agicap, sono ora riconosciuti anche come contatti interni. Quando crei escalation o riepiloghi, puoi selezionare questi contatti interni come destinatari. Questo garantisce che i tuoi utenti interni siano consapevoli dello stato delle fatture e possano intraprendere le azioni necessarie tempestivamente, migliorando l'efficienza nella gestione dei crediti.
💡 Consigli
Combina le Escalation con i follow-up manuali per la massima flessibilità.
Se un cliente ha assegnato sia un Riepilogo che un'Escalation, puoi escludere temporaneamente specifiche fatture da qualsiasi piano.
Adatta i tuoi modelli di email in base al ritardo della fattura o al rapporto con il cliente.
FAQ ❓
Cosa succede se voglio rimuovere un piano di follow-up da un cliente?
Apri i dettagli del cliente, cerca il piano di follow-up assegnato e clicca su Rimuovi. Il piano non verrà più attivato per quel cliente.
Posso modificare un'Escalation dopo che è stata creata?
Sì. Clicca sul piano nella tua pagina dei Piani di follow-up, quindi seleziona qualsiasi passaggio per aggiornare il trigger, l'azione o il modello di email.
Come escludo una singola fattura da un'Escalation?
Apri i dettagli della fattura, trova l'interruttore del piano di follow-up e impostalo su off. Quella fattura non sarà più inclusa in alcuna azione automatica.