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Come adattare i tuoi follow-up quando le fatture diventano scadute con le Escalation?
Come adattare i tuoi follow-up quando le fatture diventano scadute con le Escalation?

Utilizza le Escalation per attivare automaticamente diversi follow-up, come email o chiamate, in base al ritardo delle tue fatture.

Aggiornato oltre una settimana fa

Escalation per fattura

Quando hai bisogno di seguire solo alcune fatture specifiche:

  1. Vai su Piani di follow-up e clicca su Crea un nuovo piano.

  2. Seleziona EscalationPer fattura.

  3. Definisci i tuoi passaggi. Per ogni passaggio:

    • Scegli un trigger (es. X giorni dopo la data di scadenza o X giorni dopo la data di emissione).

    • Scegli un'azione (es. invia un'email automatica, rivedi l'email prima dell'invio, crea un promemoria per una chiamata o genera una lettera).

Nuova funzionalità: Ora puoi definire i trigger per i passaggi del piano di follow-up basati sulla Data di emissione di una fattura! Questo ti consente di automatizzare i promemoria relativi a quando una fattura è stata emessa, non solo quando è dovuta. Ad esempio, puoi inviare una notifica di cortesia 5 giorni dopo l'emissione della fattura per assicurarti che il cliente sia consapevole dell'obbligo imminente.

Azioni spiegate

  • Email automatica: Invia un promemoria immediatamente quando le condizioni sono soddisfatte. Ad esempio, se il trigger è impostato su "15 giorni dopo la data di emissione", l'email verrà inviata automaticamente 15 giorni dopo l'emissione della fattura.

  • Email con convalida: Confermerai o modificherai l'email prima che venga inviata (gestito da Azioni di follow-up).

  • Chiamata: Crea un promemoria in Azioni di follow-up. Chiami il cliente al di fuori di Agicap. Se il trigger è impostato su "15 giorni dopo la data di emissione", il promemoria per la chiamata verrà creato 15 giorni dopo l'emissione della fattura.

  • Lettera: Genera un PDF o una bozza MySendingBox per l'invio manuale se questo servizio è utilizzato.

Nota: Quando si utilizza la Data di emissione come trigger, l'opzione "Prima" è disabilitata. Questo garantisce che tutte le azioni siano programmate dopo la data di emissione della fattura.

Escalation per gruppo di fatture

Quando hai più fatture per lo stesso cliente e desideri un approccio unico e raggruppato:

  1. Vai su Piano di follow-up e clicca su Crea un nuovo piano.

  2. Seleziona EscalationPer gruppo di fatture.

  3. Scegli con quale frequenza desideri che il piano controlli le condizioni delle fatture (frequenza) e la prima data di inizio (prossima data di follow-up).

  4. Scegli l'ambito delle fatture (tutte non pagate o solo scadute).

  5. Imposta i trigger di ritardo e assegna azioni di email, chiamata o lettera a ciascun livello.

    • Ad esempio, se l'ultima fattura del cliente è scaduta da 30 giorni, il piano invia un'email. Se è scaduta da 60 giorni, avvia una chiamata, ecc.

Azioni spiegate

  • Email raggruppata: Tutte le fatture pertinenti sono elencate in un'unica email, inviata automaticamente o dopo una revisione manuale.

  • Chiamata: Crea un promemoria raggruppato in Azioni di follow-up.

  • Lettera: Genera un PDF raggruppato da inviare manualmente o tramite MySendingBox se il servizio è utilizzato.

Follow-up per utenti interni

Puoi anche notificare ai tuoi colleghi le fatture scadute. Se hai utenti interni configurati su un cliente:

  • Aggiungili come destinatari in un passaggio di Escalation in modo che ricevano un'email o vedano il promemoria per la chiamata.

  • Vedranno tutti i dettagli delle fatture scadute e potranno seguire direttamente o coordinarsi con te.

Nuova funzionalità: Gli utenti interni, assegnati a clienti specifici in Agicap, sono ora riconosciuti anche come contatti interni. Quando crei escalation o riepiloghi, puoi selezionare questi contatti interni come destinatari. Questo garantisce che i tuoi utenti interni siano consapevoli dello stato delle fatture e possano intraprendere le azioni necessarie tempestivamente, migliorando l'efficienza nella gestione dei crediti.

💡 Consigli

  • Combina le Escalation con i follow-up manuali per la massima flessibilità.

  • Se un cliente ha assegnato sia un Riepilogo che un'Escalation, puoi escludere temporaneamente specifiche fatture da qualsiasi piano.

  • Adatta i tuoi modelli di email in base al ritardo della fattura o al rapporto con il cliente.

FAQ ❓

Cosa succede se voglio rimuovere un piano di follow-up da un cliente?

Apri i dettagli del cliente, cerca il piano di follow-up assegnato e clicca su Rimuovi. Il piano non verrà più attivato per quel cliente.

Posso modificare un'Escalation dopo che è stata creata?

Sì. Clicca sul piano nella tua pagina dei Piani di follow-up, quindi seleziona qualsiasi passaggio per aggiornare il trigger, l'azione o il modello di email.

Come escludo una singola fattura da un'Escalation?

Apri i dettagli della fattura, trova l'interruttore del piano di follow-up e impostalo su off. Quella fattura non sarà più inclusa in alcuna azione automatica.

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