Come importare un ordine di acquisto?
Manualmente dalla scheda "Acquisti": Clicca su "Ordini di acquisto", quindi su "Importa ordini di acquisto" (pulsante blu), seleziona il file PO e caricalo.
Dalla scheda "Fatture fornitori": Dopo aver importato una fattura, nella scheda Posta in arrivo, clicca sulla fattura e poi su converti in e scegli Ordine di acquisto.
Qualsiasi PO caricato appare nella Posta in arrivo o come Da verificare, pronto per l'estrazione e la conferma dei dati. Formati supportati: PDF, PNG, JPG (max 10MB).
Come verificare un ordine di acquisto?
Apri il PO Da verificare, clicca su verifica e controlla le informazioni estratte (numero ordine, importo, data di pagamento).
Conferma o correggi eventuali dettagli.
Clicca su segna come verificato per finalizzare. Lo stato del PO diventa quindi Aperto.
Come collegare un ordine di acquisto alle fatture?
Apri una fattura che desideri collegare (verificata o ancora da verificare) e clicca su Collega ordine di acquisto.
Prima di collegare, utilizza l'icona a loop per confrontare i PDF del PO e della fattura affiancati.
Conferma il collegamento.
Se l'importo totale delle fatture collegate corrisponde o supera l'importo del PO, il PO diventa automaticamente Chiuso. In caso contrario, rimane Aperto, consentendo di collegare altre fatture.
Come chiudere manualmente un ordine di acquisto?
Puoi chiudere manualmente un PO dalla sua pagina dettagli anche se non è completamente abbinato alle fatture. Questo è utile se non ti aspetti altre fatture per quell'ordine.
Come scollegare una fattura collegata da un PO?
Apri la fattura collegata, individua il collegamento PO e utilizza l'opzione scollega. Puoi quindi scegliere di collegare la fattura a un altro PO o lasciarla scollegata.
Come importare una bolla di consegna?
Seleziona un PO Aperto o Chiuso.
Nella pagina Documenti e nella sezione Bolle di consegna, clicca su Carica per caricare una bolla di consegna (PDF, PNG, JPG fino a 5MB).
Scegli Parzialmente consegnato o Consegnato in base a quanto ricevuto.
Confrontala affiancata con il PO se necessario per garantire l'accuratezza prima di finalizzare.
Se devi cambiare il PO a cui appartiene la bolla di consegna, semplicemente eliminala e reimportala sotto un altro PO. Non è possibile scollegarla.
Come esportare i tuoi ordini di acquisto?
Dalla lista dei tuoi Ordini di acquisto, seleziona quelli di cui hai bisogno.
Clicca su Scarica > File CSV / PDF
Il file CSV include campi essenziali come Numero ordine, Data di consegna, Importo rimanente e altro.
Come si sincronizza con le transazioni previste in Tesoreria?
Quando un PO viene Verificato ed è Aperto, viene creata una transazione prevista nell'account Agicap - Fattura Fornitore.
Se colleghi fatture al PO, l'importo della transazione prevista si aggiorna di conseguenza.
La chiusura di un PO rimuove la sua corrispondente transazione prevista.
💡 Consigli
Utilizza l'icona a loop quando colleghi documenti per confrontare i documenti PO, bolla di consegna e fattura affiancati.
I suggerimenti di collegamento per gli ordini di acquisto appaiono automaticamente quando verifichi le tue fatture se il numero ordine e il beneficiario corrispondono.
Nuova Funzionalità: Sigillatura Elettronica dei Documenti
Siamo entusiasti di introdurre la sigillatura elettronica per i documenti, in conformità con il regolamento europeo eIDAS. Questa funzionalità garantisce l'autenticità e l'integrità dei tuoi documenti applicando un timbro elettronico qualificato.
Come funziona?
Sigilliamo elettronicamente i documenti non appena:
Le fatture dei fornitori vengono verificate
Le note di credito vengono verificate
Gli ordini di acquisto (PO) vengono verificati
Le bolle di consegna vengono raccolte
Questa funzionalità era già disponibile per le ricevute di spesa ed è ora estesa a questi ulteriori tipi di documenti. Una piccola etichetta viene visualizzata nel pannello laterale dei documenti sigillati, mostrando quando è stato eseguito il timbro.
Limitazioni: Questa funzionalità non è disponibile per i file XML (fatturazione elettronica tedesca) o per le fatture create da importazioni CSV.
Valore per te:
Maggiore sicurezza e conformità con eIDAS e lo standard EN 319 421.
Un passo verso una gestione elettronica completa dei documenti (EDM).
Come identificare i documenti sigillati?
Cerca l'etichetta nel pannello laterale del tuo documento. Questa etichetta conferma che il documento è stato sigillato elettronicamente e mostra i dettagli del timbro.
Come beneficiare di questa funzionalità?
Non è richiesta alcuna azione da parte tua. Tutti i documenti idonei nel tuo account vengono progressivamente sigillati. Questo si applica sia ai documenti caricati di recente che alla cronologia dei documenti esistenti.
FAQ ❓
-Non riesco a trovare l'opzione Ordine di acquisto nella mia interfaccia. Come posso accedervi?
Ci possono essere molte ragioni per questo: onboarding in corso, impostazioni, diritti di accesso, ecc. Contatta il nostro team di supporto, che sarà lieto di aiutarti. Basta cliccare sulla bolla blu nell'angolo in basso a destra dello schermo!
-Come posso scollegare una fattura collegata da un PO?
Apri la fattura collegata, individua il collegamento PO e utilizza l'opzione scollega. Puoi quindi scegliere di collegare la fattura a un altro PO o lasciarla scollegata.
-Posso avere più fatture collegate allo stesso PO?
Assolutamente. Finché lo stato del PO è Aperto, puoi aggiungere fatture finché l'importo totale collegato non soddisfa o supera l'importo del PO.
-Cosa succede se la mia bolla di consegna viene caricata sul PO sbagliato?
Elimina la bolla di consegna da quel PO e reimportala sotto quello corretto. Tieni presente che non conserverai il vecchio file una volta eliminato.
-Gli ordini di acquisto e le bolle di consegna appaiono nella mia esportazione CSV?
Sì. Quando scarichi il CSV, vedrai dettagli come Stato di consegna e titoli delle bolle di consegna collegate sotto ogni PO.