Cos'è un centro di costo?
Un centro di costo rappresenta un team, un'unità aziendale o un progetto specifico. Include:
Un responsabile che supervisiona budget, spese e carte.
Membri che possono presentare e monitorare spese relative a quel centro di costo.
La possibilità di collegare più centri di costo a un utente come responsabile.
Come creare e modificare un centro di costo?
Devi avere le autorizzazioni necessarie per creare e modificare centri di costo (l'autorizzazione "creare budget").
Accedi alla tua area Impostazioni o Amministrazione (a seconda della configurazione).
Seleziona Centri di costo.
Clicca su Crea centro di costo, inserisci il nome, scegli il responsabile e aggiungi i membri.
Salva (clicca su aggiungi) per finalizzare.
Se rimuovi un centro di costo, tutti i budget associati verranno eliminati.
Come configurare i budget per i centri di costo?
Assicurati di avere l'autorizzazione Creare budget.
Dalla sezione Budget, clicca su Aggiungi budget.
Scegli il centro di costo, imposta il periodo di tempo e definisci l'importo totale del budget.
(Opzionale) Aggiungi sotto-budget per categorie di spesa specifiche (nature).
Conferma per creare il tuo budget.
Puoi creare più budget (in periodi diversi) per lo stesso centro di costo. Ogni importo del sotto-budget si somma automaticamente al budget totale del centro di costo.
💡 Novità: Ora i budget possono essere configurati per tutti i moduli APA, inclusi gestione delle spese, ordini fornitore, fatture fornitore e note di credito. Questo consente di monitorare tutte le spese in un'unica area centralizzata.
Come monitorare i budget nel Dashboard?
Nel Dashboard (sezione APA), per impostazione predefinita, vedi solo i budget correnti.
Come responsabile di un centro di costo, vedi i budget collegati ai centri di costo che gestisci.
Se hai l'autorizzazione Vedi tutti i budget, puoi visualizzare ogni budget dell'entità.
Documenti come fatture fornitore, ordini fornitore, note di credito di rimborso e ricevute delle carte influenzano ogni budget in base al centro di costo e alla categoria di spesa (natura).
Se una spesa manca di una categoria di spesa corrispondente mentre esistono sotto-budget, vedrai il suo importo evidenziato in rosso accanto al nome del centro di costo.
💡 Novità: I responsabili dei centri di costo possono ora monitorare i loro budget direttamente nel dashboard APA, garantendo il raggiungimento degli obiettivi finanziari. Per una panoramica completa di tutti i budget, gli utenti necessitano dell'autorizzazione Vedi tutti i budget.
Come gestire l'ambito e le autorizzazioni dei centri di costo?
Un responsabile di un centro di costo può:
Visualizzare e verificare le spese del proprio centro/i.
Controllare e gestire i budget del proprio centro/i.
Visualizzare e gestire le carte se hanno attivato il modulo Spese.
Gli utenti con Creare budget possono aggiungere o modificare qualsiasi budget.
Gli utenti con Vedi tutti i budget possono vedere i budget di tutti i centri di costo.
💡 Novità: Le autorizzazioni ora si estendono a tutti i moduli APA, garantendo che i budget siano influenzati da tutti i documenti pertinenti, inclusi ordini fornitore, fatture fornitore e note di credito.
💡 Consigli
Usa i sotto-budget per monitorare e controllare le spese dettagliate (es. "Annunci Marketing", "Licenze Software").
Raggruppa le spese correlate per tenere sotto controllo le spese rispetto ai limiti predefiniti.
Rivedi regolarmente i tuoi budget per individuare spese eccessive o riallocare risorse quando necessario.
FAQ ❓
Cosa succede se ho bisogno di più di un budget per lo stesso centro di costo?
Puoi creare nuovi budget per periodi di tempo diversi, ma solo un budget può essere attivo per centro di costo in un singolo periodo.
Posso gestire più centri di costo contemporaneamente?
Sì, puoi essere assegnato come responsabile a più centri di costo. Vedrai budget e spese per tutti i centri che gestisci nello stesso dashboard.
Posso avere sotto-budget senza un budget principale?
Ogni sotto-budget fa parte di un budget complessivo del centro di costo. Qualsiasi sotto-budget creato aggiorna automaticamente il budget totale del centro di costo.
Posso creare budget per date passate o future?
Sì, puoi definire budget per qualsiasi periodo di tempo, inclusi mesi o anni passati o futuri.
Cosa succede se rimuovo un centro di costo?
Tutti i budget relativi a quel centro di costo vengono rimossi, quindi assicurati di non aver bisogno dei dati prima di eliminarlo.