Cos'è un centro di costo?
Un centro di costo rappresenta un team, un'unità aziendale o un progetto specifico. Include:
Un responsabile che supervisiona budget, spese e carte.
Membri che possono presentare e monitorare spese relative a quel centro di costo.
La possibilità di collegare più centri di costo a un utente come responsabile.
Come creare e modificare un centro di costo?
Devi avere i permessi appropriati per creare e modificare centri di costo (il permesso "creare budget").
Vai alla tua area Impostazioni o Amministrazione (a seconda della configurazione).
Seleziona Centri di costo.
Clicca su Crea centro di costo, inserisci il nome, scegli il responsabile e aggiungi i membri.
Salva (clicca su aggiungi) per finalizzare.
Se rimuovi un centro di costo, tutti i budget associati verranno eliminati.
Come impostare i budget per i centri di costo?
Assicurati di avere il permesso creare budget.
Dalla sezione Budget, clicca su Aggiungi budget.
Scegli il centro di costo, imposta il periodo di tempo e definisci l'importo totale del budget.
(Opzionale) Aggiungi sotto-budget per categorie di spesa specifiche (nature).
Conferma per creare il tuo budget.
Puoi creare più budget (in periodi diversi) per lo stesso centro di costo. Ogni importo dei sotto-budget si somma automaticamente al budget totale del centro di costo.
💡 Novità: I budget possono ora essere impostati per tutti i moduli APA, inclusi gestione delle spese, ordini di acquisto, fatture dei fornitori e note di credito. Questo consente di monitorare tutte le spese in un unico spazio centralizzato.
💡 Novità: Gli utenti con il permesso di creare budget possono ora modificare tutti i campi del budget, inclusi data, centro di costo e importi per budget globali e sotto-budget. Questo facilita la correzione di errori o l'adeguamento dei budget secondo necessità.
Come monitorare i budget nella Dashboard?
Nella Dashboard (sezione APA), per impostazione predefinita, vedi solo i budget attuali.
Come responsabile di un centro di costo, vedi i budget collegati ai centri di costo che gestisci.
Se hai il permesso vedere tutti i budget, puoi visualizzare ogni budget nell'entità.
Documenti come fatture dei fornitori, ordini di acquisto, note di credito di rimborso e ricevute delle carte influenzano ogni budget in base al centro di costo e alla categoria di spesa (natura).
Se una spesa manca di una categoria di spesa corrispondente mentre esistono sotto-budget, vedrai il suo importo evidenziato in rosso accanto al nome del centro di costo.
💡 Novità: I responsabili dei centri di costo possono ora monitorare i loro budget direttamente nella dashboard APA, garantendo il raggiungimento degli obiettivi finanziari. Per una panoramica completa di tutti i budget, gli utenti necessitano del permesso vedere tutti i budget.
Come gestire l'ambito e i permessi dei centri di costo?
Un responsabile di un centro di costo può:
Visualizzare e verificare le spese del proprio centro.
Controllare e gestire i budget del proprio centro.
Visualizzare e gestire le carte se hanno attivato il modulo Spese.
Gli utenti con Creare budget possono aggiungere o modificare qualsiasi budget.
Gli utenti con Vedere tutti i budget possono vedere i budget di tutti i centri di costo.
💡 Novità: I permessi ora si estendono a tutti i moduli APA, garantendo che i budget siano influenzati da tutti i documenti pertinenti, inclusi ordini di acquisto, fatture dei fornitori e note di credito.
💡 Consigli
Usa i sotto-budget per monitorare e controllare spese dettagliate (es. "Annunci Marketing", "Licenze Software").
Raggruppa spese correlate per tenere sotto controllo le spese rispetto ai limiti predefiniti.
Rivedi regolarmente i tuoi budget per individuare spese eccessive o riallocare risorse quando necessario.
FAQ ❓
Cosa succede se ho bisogno di più di un budget per lo stesso centro di costo?
Puoi creare nuovi budget per periodi di tempo diversi, ma solo un budget può essere attivo per centro di costo in un singolo periodo.
Posso gestire più centri di costo contemporaneamente?
Sì, puoi essere assegnato come responsabile a più centri di costo. Vedrai budget e spese per tutti i centri che gestisci nella stessa dashboard.
Posso avere sotto-budget senza un budget principale?
Ogni sotto-budget fa parte di un budget complessivo del centro di costo. Qualsiasi sotto-budget creato aggiorna automaticamente il budget totale del centro di costo.
Posso creare budget per date passate o future?
Sì, puoi definire budget per qualsiasi periodo di tempo, inclusi mesi o anni passati o futuri.
Posso modificare un budget dopo averlo creato?
Sì, se hai il permesso di creare budget, puoi ora modificare tutti i campi di un budget, inclusi data, centro di costo e importi per budget globali e sotto-budget. Questo consente di apportare correzioni o adeguamenti secondo necessità.
Cosa succede se rimuovo un centro di costo?
Tutti i budget relativi a quel centro di costo vengono rimossi, quindi assicurati di non aver bisogno dei dati prima di eliminarlo.