Vai al contenuto principale
Tutte le collezioniAccounts ReceivableGestione delle fatture dei clientiAggiungere le fatture dei clienti
Come Assegnare i PDF alle Fatture in Accounts Receivable?
Come Assegnare i PDF alle Fatture in Accounts Receivable?

Collega facilmente i tuoi documenti PDF alle fatture esistenti per semplificare il processo di gestione delle fatture.

Aggiornato oltre un mese fa

Come utilizzare la funzionalità

  1. Carica tutti i tuoi documenti PDF in una volta sola utilizzando la funzione di importazione manuale.

  2. Nessun limite: Se i numeri di fattura sono presenti nei nomi dei file PDF, puoi importare un numero illimitato di documenti.

  3. Limitazioni: Se i numeri di fattura non sono presenti nei nomi dei file, puoi importare fino a 200 documenti alla volta.

  4. Attività in background: Il processo di collegamento in blocco viene eseguito in background, permettendoti di continuare a utilizzare Cash Collect mentre i tuoi PDF vengono scansionati e collegati.

Come funziona

  • Corrispondenza per Nome PDF: Il sistema verifica se il nome del file PDF contiene un numero di fattura esistente.

    • Se viene trovata una corrispondenza, il PDF viene automaticamente collegato alla fattura corrispondente.

Fallback a OCR: Se non viene trovata alcuna corrispondenza nel nome del file:

  • Il documento viene scansionato utilizzando il Riconoscimento Ottico dei Caratteri ( OCR ) per rilevare il numero di fattura.

  • Se l'OCR trova un numero di fattura corrispondente, il PDF viene collegato automaticamente.

  • Se non viene trovata alcuna corrispondenza, il documento viene aggiunto al processo di Verifica in Attesa per la revisione manuale.

Assegnare PDF alle fatture con verifica in attesa

Come utilizzare la funzionalità

  1. Carica i tuoi documenti PDF utilizzando la funzione base di Importazione Documenti.

  2. Scegli una delle due opzioni:

  • Verifica Manuale dei Documenti: Procedi manualmente con il processo di verifica OCR.

  • Collega Documenti a Fatture Esistenti: Lascia che il sistema abbini automaticamente i PDF alle fatture utilizzando l'OCR.

  1. Collegamento Automatico: Selezionando Collega Documenti a Fatture Esistenti, il sistema scansiona ogni PDF per trovare e abbinare i numeri di fattura.

Come funziona

  • Corrispondenza OCR: Il sistema utilizza l'OCR per rilevare i numeri di fattura all'interno dei PDF.

    • Se viene trovato un numero di fattura corrispondente, il PDF viene automaticamente collegato a quella fattura.

    • Se non viene trovata alcuna corrispondenza, il documento rimane in Verifica in Attesa per l'elaborazione manuale.

Comprendere come funziona l'abbinamento dei documenti

Per massimizzare l'abbinamento automatico, è importante comprendere come il sistema identifica le corrispondenze tra i nomi dei file PDF e i numeri di fattura.

Regole di Abbinamento

  • Il nome del file include il numero di fattura: Il nome del file PDF deve contenere il numero di fattura esatto.

    • Nessun Carattere Extra: Non ci devono essere lettere o numeri immediatamente dopo il numero di fattura nel nome del file.

      • ✅ Esempio: Il numero di fattura 123 corrisponde al nome del file Fattura_123.pdf

      • 🚫 Non corrisponde se il nome del file è Fattura_123A.pdf

  • Gestione dei Caratteri Speciali:

    • Caratteri come /, -, _, e . nei numeri di fattura possono essere trasposti come _ o rimossi nei nomi dei file.

      • ✅ Esempio: Il numero di fattura 123/F corrisponde al nome del file Fattura_123_F.pdf o Fattura_123F.pdf

  • Non Sensibile alle Maiuscole/Minuscole: L'abbinamento non è influenzato dalle lettere maiuscole o minuscole.

Esempi

  • Corrispondenze:

    • Numero di fattura 123 con nome del file Fattura_123.pdf

    • Numero di fattura 123-F con nome del file Fattura_123_F.pdf

  • Nessuna Corrispondenza:

    • Numero di fattura 123 con nome del file Fattura_1234.pdf

    • Numero di fattura 123 con nome del file Fattura_123A.pdf

💡 Consigli

  • Assicurati di avere Nomi di File Accurati: Per migliorare la precisione dell'abbinamento, nomina i tuoi file PDF includendo i numeri di fattura esatti.

  • Caratteri Speciali: Fai attenzione a come i caratteri speciali nei numeri di fattura sono rappresentati nei nomi dei file.

  • Vantaggio dell'Importazione in Blocco: Utilizza le importazioni in blocco per risparmiare tempo quando gestisci un gran numero di fatture.

Q&A ❓

Cosa succede se il numero di fattura non viene trovato nel nome del file PDF o nel contenuto?

Il PDF verrà aggiunto al processo di Verifica in Attesa, dove potrai collegarlo manualmente alla fattura corretta.

Posso continuare a lavorare in Cash Collect mentre i PDF vengono elaborati?

Sì! Il processo di collegamento in blocco viene eseguito in background, permettendoti di continuare a utilizzare l'app senza interruzioni.

Hai ricevuto la risposta alla tua domanda?