Come importare una fattura via email
Trova il tuo indirizzo email univoco
In Accounts Receivable, vai su Aggiungi fatture e seleziona Importa tramite email.
Vedrai il tuo indirizzo email univoco nel formato
XXX-XXX@invoice.cashcollect.io.
Invia la fattura
Dal tuo client di posta elettronica, componi una nuova email.
Allega la fattura come file PDF o immagine.
Invia l'email al tuo indirizzo email univoco di Accounts Receivable.
Cosa succede dopo l'invio della fattura
La fattura apparirà nella scheda In attesa di verifica in Cash Collect.
Un processo di Riconoscimento Ottico dei Caratteri (OCR) estrae le informazioni chiave dalla tua fattura.
Dovrai rivedere e confermare i dettagli estratti prima che la fattura sia completamente importata.
Come convalidare le fatture importate
Rivedi i campi estratti dall'OCR
Verifica i seguenti dettagli riconosciuti dall'OCR:Tipo: Fattura o Nota di credito
Titolo
Cliente
Importo e Valuta
Data di emissione e Scadenza
💡 Nota: Per le note di credito, è richiesta solo la data di emissione.
Conferma i dettagli della fattura
Effettua eventuali modifiche necessarie alle informazioni estratte.
Una volta che tutto è corretto, conferma la fattura.
⚠️ Importante: Il numero della fattura non può essere modificato dopo la convalida. Per cambiarlo, dovrai eliminare e reimportare la fattura.
Dopo la convalida della fattura
La convalida di una fattura attiva diverse azioni:
Aggiunge alla lista delle fatture: La fattura si sposta nella lista delle Fatture in sospeso o Note di credito disponibili.
Allega il PDF o l'immagine: Il file originale è collegato alla fattura.
Crea una Transazione Attesa: Viene effettuata un'entrata in Tesoreria per la futura riconciliazione.
Aggiorna Analytics: I dati nella sezione Analytics vengono aggiornati.
Voce di Riconciliazione: La fattura appare in Riconciliazione per l'abbinamento con i pagamenti.
Aggiorna le informazioni del cliente: Regola l'Importo Dovuto, l'Importo in sospeso e il Ritardo Medio per il cliente associato.
Gestione delle fatture duplicate
Se esiste già una fattura con lo stesso numero:
Riceverai un messaggio: "Sembra che questa fattura sia già stata importata."
Puoi scegliere di:
Collegare il nuovo documento: Allegare il nuovo PDF alla fattura esistente.
Sostituire il documento esistente: Aggiornare la fattura con il nuovo PDF se ha lo stesso nome file.
Questo assicura che i tuoi registri rimangano accurati e aggiornati.
Restrizioni di accesso per utenti non admin
Se le restrizioni sono abilitate in Impostazioni (⚙️), gli utenti non admin avranno accesso limitato.
Gli utenti non admin possono:
Vedere le fatture per i clienti a cui sono assegnati.
Importare e convalidare tutte le fatture, anche per i clienti a cui non sono assegnati.
Gli utenti admin hanno pieno accesso a tutte le fatture convalidate.
Configurazione dei reindirizzamenti email
Per automatizzare l'inoltro delle fatture dalla tua email:
Utenti Gmail:
Imposta una regola di inoltro nelle impostazioni di Gmail.
Gmail invierà un codice di conferma al tuo indirizzo email di Cash Collect.
Utenti Outlook:
Crea una regola di inoltro nelle impostazioni di Outlook.
Outlook potrebbe richiedere anche un codice di validazione inviato al tuo indirizzo email di Cash Collect.
⚠️ Poiché non puoi accedere alle email inviate al tuo indirizzo di Cash Collect, contatta il team di supporto Agicap per recuperare il codice di validazione se necessario.
💡 Consigli
Salta la convalida OCR: Se preferisci, puoi assegnare i PDF direttamente alle fatture senza convalida OCR utilizzando la funzione Assegna PDF alle fatture.
Organizza le tue fatture: Rivedi e convalida regolarmente le fatture in sospeso per mantenere aggiornati i tuoi registri.
Monitora i duplicati: Controlla sempre le fatture duplicate per prevenire errori nei tuoi dati finanziari.