Come importare una fattura via email?

Trova il tuo indirizzo email univoco
- In Accounts Receivable, vai su Aggiungi fatture e seleziona Importa via email.
- Vedrai il tuo indirizzo email univoco nel formato inbox-identificativo_univoco@receivables.agicap.com. 💡 Nota: Il nuovo formato email migliora la sicurezza per prevenire fatture false o fraudolente. Se hai regole di inoltro email automatico configurate, assicurati di aggiornarle per utilizzare il nuovo indirizzo email. L'indirizzo email precedente rimarrà attivo per le entità esistenti ma non sarà più visibile in Accounts Receivable.
Invia la fattura
- Dal tuo account email, componi una nuova email.
- Allega la fattura come file PDF o immagine.
- Invia l'email al tuo indirizzo email univoco di Accounts Receivable.

Cosa succede dopo l'invio della fattura?

La fattura apparirà nella scheda Gestisci documenti in sospeso in Accounts Receivable.
Un processo di Riconoscimento Ottico dei Caratteri (OCR) estrae le informazioni chiave dalla tua fattura.
Dovrai rivedere e confermare i dettagli estratti prima che la fattura venga completamente importata.

Rivedi i campi estratti dall'OCR Verifica i seguenti dettagli riconosciuti dall'OCR:
- Tipo: Fattura o Nota di Credito
- Titolo
- Cliente
- Importo e Valuta
- Data di Emissione e Data di Scadenza 💡 Nota: Per le note di credito, è richiesta solo la data di emissione.
Conferma i dettagli della fattura
- Apporta eventuali modifiche necessarie alle informazioni estratte.
- Una volta tutto corretto, conferma la fattura. ⚠️ Importante: Il numero della fattura non può essere modificato dopo la convalida. Per cambiarlo, dovrai eliminare e reimportare la fattura.

Convalidare una fattura attiva diverse azioni:

Aggiunge alla lista delle fatture: La fattura si sposta nella lista Fatture o Note di credito disponibili.
Allega il PDF o l'immagine: Il file originale viene automaticamente collegato alla fattura.
Crea una Transazione in Attesa: Viene effettuata un'entrata in Tesoreria per la futura riconciliazione.
Aggiorna le Analisi: I dati nella sezione Analisi vengono aggiornati.
Entrata di Riconciliazione: La fattura appare in Riconciliazione per l'abbinamento con i pagamenti.
Aggiorna le Informazioni del Cliente: Regola l'Importo Dovuto, l'Importo Residuo e il Ritardo Medio per il cliente associato.

Se esiste già una fattura con lo stesso numero:

Riceverai un messaggio: "Sembra che questa fattura sia già stata importata."
Puoi scegliere di:
- Collegare il Nuovo Documento: Allegare il nuovo PDF alla fattura esistente.
- Sostituire il Documento Esistente: Aggiornare la fattura con il nuovo PDF se ha lo stesso nome file.

Se le restrizioni sono abilitate in Impostazioni (⚙️), gli utenti non amministratori avranno accesso limitato.
Utenti non amministratori possono:
- Vedere le fatture per i clienti a cui sono assegnati.
- Importare e convalidare tutte le fatture, anche per clienti a cui non sono assegnati.
Utenti amministratori hanno accesso completo a tutte le fatture convalidate.

Per automatizzare l'inoltro delle fatture dalla tua email:

Utenti Gmail:
- Configura una regola di inoltro nelle impostazioni di Gmail.
- Gmail invierà un codice di conferma al tuo indirizzo email AR.
Utenti Outlook:
- Crea una regola di inoltro nelle impostazioni di Outlook.
- Anche Outlook potrebbe richiedere un codice di convalida inviato al tuo indirizzo email AR.
  
  ⚠️ Poiché non puoi accedere alle email inviate al tuo indirizzo Accounts Receivable, contatta il team di supporto Agicap per recuperare il codice di convalida se necessario.

Salta la convalida OCR: Se preferisci, puoi assegnare i PDF direttamente alle fatture senza convalida OCR utilizzando la funzione Assegna PDF alle fatture.
Organizza le tue fatture: Rivedi e convalida regolarmente le fatture in sospeso per mantenere aggiornati i tuoi registri.
Monitora i duplicati: Controlla sempre le fatture duplicate per prevenire errori nei tuoi dati finanziari.