Comprendere le Basi dell'Importazione delle Fatture
È possibile importare fatture e note di credito in Accounts Receivable tramite un file di foglio di calcolo. Questo può essere fatto utilizzando i metodi di Importazione Personalizzata costruiti da Agicap.
Se desideri utilizzare questo metodo, dovrai contattare la chat per costruire l'importazione personalizzata. Ti chiederanno di inviare uno scadenziario clienti o un elenco delle tue fatture attuali.
Nella maggior parte dei casi, possono essere necessarie da una a due settimane per creare questa impostazione.
Formati di File Supportati
Cash Collect supporta solo file in formato Excel Workbook (.xlsx) per l'importazione delle fatture.
Dimensione Massima del File e Limite di Fatture
La dimensione massima del file per l'importazione è di 10MB.
Puoi importare fino a 60.000 fatture e note di credito.
Il numero di fatture corrisponde al numero di righe non vuote nel tuo file.
Modalità di Importazione delle Fatture per Segnarle come Pagate
Sono disponibili due modalità per importare le fatture e segnarle come pagate:
Metodo di Importazione delle Fatture in Sospeso
Utilizzando il metodo di Importazione delle Fatture in Sospeso, è necessario importare solo le fatture in sospeso. Le fatture presenti in Accounts Receivable ma non nel tuo file importato verranno automaticamente segnate come pagate.
Questo metodo è utile se il tuo sistema ERP può estrarre solo le fatture in sospeso o se hai un gran numero di fatture.
Per utilizzare questo metodo, contatta la chat, la bolla blu in basso a destra del tuo account Agicap, e chiedi loro di attivare l'importazione delle fatture in sospeso.
💡 Una volta attivato, fai attenzione a importare sempre tutte le tue fatture in corso, altrimenti tutto verrà segnato come pagato su Agicap.
Metodo di Importazione Storica
Con il metodo di Importazione Storica, importi tutte le tue fatture, sia pagate che non pagate. Le fatture nel tuo file verranno create o aggiornate in Accounts Receivable di conseguenza. Questo metodo è il metodo di importazione predefinito.
Passaggi per Importare le Fatture Utilizzando un Foglio di Calcolo
Esporta il file di foglio di calcolo utilizzato come modello per creare le impostazioni
Assicurati che sia nel formato corretto (.xlsx) e che le colonne siano nell'ordine giusto.
Importa il File
In Accounts Receivable, vai alla sezione di importazione delle fatture.
Carica il tuo file.
Rivedi l'Analisi dell'Importazione
Dopo l'importazione, vedrai un riepilogo:
Numero di nuove fatture/note di credito da importare.
Numero di fatture/note di credito da aggiornare.
Numero di fatture segnate come pagate.
Valida l'Importazione
Rivedi attentamente il rapporto di analisi prima della convalida.
Assicurati che il numero di fatture segnate come pagate sia corretto.
Finalizza l'Importazione
Una volta convalidato, le fatture verranno create o aggiornate in Cash Collect.
Cosa Succede Dopo l'Importazione delle Fatture?
Nuove Fatture e Note di Credito
Create nelle liste di Fatture in Sospeso o Note di Credito Disponibili.
Le transazioni previste vengono create in Tesoreria se la sincronizzazione è abilitata.
I dati di analisi e riconciliazione vengono aggiornati di conseguenza.
Fatture Esistenti
Informazioni come importo, data di emissione, data di scadenza e data di pagamento possono essere aggiornate.
Il numero di fattura non può essere modificato. Se necessario, elimina e reimporta la fattura.
Gli aggiornamenti si rifletteranno in Tesoreria, analisi e riconciliazione.
Gestione delle Fatture Importate
Dopo l'importazione, puoi modificare le seguenti informazioni sulla fattura:
Titolo
Cliente
Importo e Valuta
Data di Emissione
Data di Scadenza
Ritardo di Pagamento Previsto
Data di Pagamento
⚠️ Il Numero di Fattura non può essere modificato una volta verificata la fattura.
💡 Consigli
Assicurati che il tuo file di foglio di calcolo sia formattato correttamente e contenga tutte le colonne obbligatorie.
Quando utilizzi il metodo di Importazione delle Fatture in Sospeso, includi sempre tutte le fatture in sospeso per evitare una marcatura errata delle fatture pagate.
Se riscontri problemi di prestazioni con importazioni di grandi dimensioni, considera di suddividere il tuo file in parti più piccole.
Rivedi attentamente l'analisi dell'importazione prima della convalida per prevenire modifiche indesiderate.
Q&A ❓
Perché non riesco a vedere tutte le fatture dopo l'importazione?
Se sei un utente non admin e la restrizione è attivata in Impostazioni, vedrai solo le fatture associate ai clienti dove sei assegnato come utente interno. Gli utenti admin hanno accesso all'elenco completo delle fatture.
Cosa devo fare se ho bisogno di cambiare un numero di fattura?
Una volta verificata una fattura, il numero di fattura non può essere modificato. Per cambiarlo, devi eliminare la fattura e reimportarla con il numero di fattura corretto.
Come gestisco i pagamenti parziali o le rate?
Quando aggiorni l'importo dovuto per i pagamenti parziali, tieni presente che l'importo originale non viene mantenuto e le rate non vengono create automaticamente. Potrebbe essere necessario gestire manualmente le rate suddividendo la fattura secondo necessità in Agicap.
Perché la transazione prevista in Tesoreria impiega molto tempo ad apparire?
Dopo l'importazione delle fatture, la sincronizzazione con Tesoreria può richiedere del tempo, specialmente per importazioni di grandi dimensioni:
L'importazione di 10.000 fatture può richiedere circa 20 minuti.
L'importazione di 60.000 fatture può richiedere fino a 1 ora.
Si prega di attendere un po' di tempo affinché le transazioni previste appaiano in Tesoreria.