🆕Nouvelle interface de rapprochement | Foire aux questions Agicap

🆕 Introduction

Nous avons développé une nouvelle interface de rapprochement.

Cela signifie que vous ne ferez plus le rapprochement à partir de l'onglet banque ou de l'onglet 'engagées', comme avant, mais directement à partir de cette interface.

L'objectif de cette nouvelle interface est d'améliorer votre expérience quotidienne sur Agicap et de vous aider à réduire le temps passé sur cette tâche.

L'un des objectifs de ce module est de vous permettre de disposer de données prévisionnelles actualisées à court terme (et de pouvoir utiliser notre nouveau module de Situation de trésorerie pour vous piloter à court terme).

💡 Valeur ajoutée de cette nouvelle interface

Vous disposez désormais d'une interface dédiée qui offre une expérience de rapprochement optimale :
- Visualisation : Sur le même écran, vous avez la liste des transactions payées et des transactions engagées.
- To-do list : par défaut, les transactions bancaires sont filtrées sur les transactions non rapprochées.
- Trouver les transactions à rapprocher est désormais plus facile : grâce à la fonction de recherche, aux filtres et au récapitulatif des transactions sélectionnées...
Une fois le rapprochement effectué :
- Vous pouvez visualiser le lien avec la (les) facture(s) (grâce aux données historiques)
- Vous pouvez maintenant l'annuler si vous avez fait une erreur

⚙️ Comment ça marche ?

Comment y accéder ?

Vous pouvez y accéder dans le nouvel onglet 'Rapprochement 'qui apparaît en haut à gauche de votre écran.

Présentation

À gauche, vous avez la liste de vos transactions bancaires (issues de vos connexions bancaires ou de banques manuelles)
À droite, vous avez la liste des transactions engagées (provenant de votre ERP ou créées manuellement)

Filtres

Vous pouvez filtrer les deux listes afin de trouver rapidement les transactions ciblées :

Opérations bancaires : par défaut, cette liste est filtrée sur les opérations non rapprochées (pour vous montrer une 'To-do list' des opérations qui n'ont pas encore été traitées). Ensuite, pour organiser votre travail de rapprochement, vous pouvez filtrer par comptes bancaires, par catégorie ou par statut (non rapprochées, rapprochées et partiellement rapprochées).
Transactions engagées : Vous pouvez filtrer par comptes bancaires et par catégorie.

Recherche

Vous pouvez rechercher n'importe quelle transaction en utilisant la loupe : en tapant le nom de la transaction ou le montant que vous recherchez.

Rapprochement

Vous rapprochez une transaction bancaire :

Avec une seule facture engagée

Ou plusieurs factures engagées
- Sélection multiple
  Vous pouvez utiliser le bouton de sélection pour sélectionner plusieurs factures :
  Vous pouvez utiliser la barre de recherche ou les filtres pour trouver les transactions nécessaires, puis sélectionner les transactions en une seule fois.
- Récapitulatif avant rapprochement
  Vous pouvez accéder à un récapitulatif des transactions sélectionnées avant de finaliser le rapprochement.
- Répartir vos opérations
  Grâce à l'option 'Répartir', vous pouvez choisir de fractionner l'opération bancaire en plusieurs opérations, pour faciliter la catégorisation, ou de conserver 1 ligne. Il vous suffit de la cocher ou de la décocher, selon votre besoin.
- Avoirs
  Les avoirs sont bien sûr pris en charge. En effet, vous pourrez sélectionner à la fois des entrées et des sorties lors du rapprochement d'une transaction bancaire avec les transactions engagées.

Si, pour une raison quelconque (frais bancaires, différence avec le devis, rapprochement partiel...), le montant de la facture diffère de celui de la transaction bancaire, vous pouvez décider de conserver ou non l'écart. Si vous choisissez de le conserver, le montant de la transaction engagée sera mis à jour avec le montant restant à payer.

Consulter le lien entre transactions bancaires et rapprochées

Vous pouvez consulter les différentes actions et rapprochement que vous avez effectué, avec les données historiques directement attachées à la transaction bancaire.

Comment faire ? Cliquez sur la transaction, un panneau latéral apparaît à droite, vous pouvez alors cliquer sur la flèche et afficher la (les) transaction(s) rapprochée(s) détaillée(s).

💡 Utilisez les filtres sur les transactions rapprochées (et d'autres critères) si vous avez du mal à trouver l'information dont vous avez besoin.

Annuler un rapprochement

Vous avez commis une erreur ? Vous pouvez annuler le rapprochement.

Allez dans l'onglet Banque
Retrouvez vos opérations grâce aux filtres ou au bouton de recherche
Cliquez sur l'opération
Dans le panneau latéral, annulez le rapprochement

💡 NB : si vous avez réparti les transactions lors du rapprochement, vous pouvez annuler l'une d'entre elles en la sélectionnant individuellement, ou toutes les transactions en annulant la répartition.

Réconciliation

L'onglet dédié "Suggestions" vous propose des suggestions de réconciliation quand les montants de l'engagée et de la transaction sont exactement les mêmes.

Si plusieurs engagées correspondent à la même transaction payée dans le délai de 30 jours considéré, nous vous proposerons d'effectuer le rapprochement avec l'engagée dont la date de paiement est la plus proche de la transaction payée.
Si ce n'est pas la bonne, vous pouvez la refuser et cliquer sur Rafraîchir pour obtenir une nouvelle proposition de rapprochement pour cette transaction payée.

⚙️ Quelles sont les limitations actuelles ?

Ignorer l'écart dans le rapprochement multi-factures

Si le montant d'un rapprochement multi-factures n'est pas exactement égal à la transaction bancaire, vous ne pourrez pas conserver l'écart. Il s'agit d'une limitation que nous prévoyons de résoudre prochainement. 🕐

En attendant, si ce cas se présente pour vous, vous pouvez créer directement une transaction engagée du montant restant, en :

- cliquant sur le + dans le coin supérieur droit, en ajoutant toutes les informations nécessaires. Vous pouvez facilement visualiser le montant restant en bas de l'écran.

- finalisez ensuite le rapprochement

Devises

⚠️ Vous ne pouvez pas réconcilier 2 devises différentes entre elles.

Bouton de répartition (seulement si vous êtes actuellement dans une période de test du module)

Cela signifie que nous n'avons pas activé la nouvelle interface de réconciliation de manière permanente, afin de vous permettre de la tester, et de pouvoir revenir à la version précédente si nécessaire.

Pendant cette période, le bouton "répartir" sur la page 'Banque' disparaîtra (vous ne pourrez plus faire de répartition que par le biais d'une réconciliation).

⚠️ Il ne s'agit pas d'un bug, mais d'une limitation technique connue. Une fois que vous aurez formulé votre choix, ce bouton sera à nouveau disponible.

🤫 Et si vous choisissez la nouvelle version de réconciliation, vous pourrez même annuler les répartitions.