CashCollect vous permet de gérer les factures de vos clients et les avoirs, qui peuvent être liés à une facture ou être indépendantes.

Le fait de lier un avoir à une facture aura un impact sur le montant total de cette facture (ou le montant restant à payer) : il sera diminué du même montant que celui de l'avoir.

Comment lier un avoir à une facture ?

Import de vos avoirs

Avant de lier un avoir à une facture, vous devez vous assurer que tous vos avoirs sont importés dans CashCollect. Vous pouvez les trouver dans l'onglet Factures client > Avoirs

Lier vos avoirs à une facture

Vous pouvez lier un avoir à une facture à partir du panneau latéral des détails de la facture sur la page Factures.

Dans l'onglet Factures du client, cliquez sur la facture à laquelle vous souhaitez ajouter cet avoir. Dans le panneau latéral de la facture, cliquez sur l'action Lier un avoir.

Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous pouvez choisir la ou les avoir(s) que vous souhaitez lier à votre facture. Pour rappel, il n'apparaîtra dans la liste que les avoirs de à ce client.

Les avoirs affichés dans cette fenêtre contextuelle ont toutes le statut disponible et ont le même client que la facture sélectionnée
Vous pouvez lier une ou plusieurs avoir(s) à la même facture
La somme des montants de tous les avoirs doit être inférieure ou égale au montant total de la facture.
La devise de l'avoir doit être la même que celle de la facture (l'avoir avec une devise différente sera affiché dans la liste mais ne pourra pas être sélectionné).

Quel est l'impact de la liaison d'un avoir à une facture ?

1. Impacts sur les détails de la facture

Le montant restant à payer est mis à jour
- Il est diminué du montant de la (des) avoir(s) lié(s) à la facture.
- Si l'encours est ramené à zéro (parce que l'avoir lié est d'un montant identique), la facture est automatiquement marquée comme payée.
- Dans l'onglet Rapprochement, le montant de la facture à rapprocher est mis à jour avec le nouveau montant restant à payer
- Dans les relances, le montant de la facture à payer est mis à jour avec le nouveau montant restant à payer

L'historique de la facture est mis à jour avec l'élément "Avoir liée"

L'avoir liée est affiché dans le détail de la facture
- Vous pouvez dissocier l'avoir du détail de la facture

Certaines actions sur la facture ne sont pas disponibles pour éviter les conflits, la note de crédit doit être dissociée pour pouvoir les effectuer :
- Marquer la facture comme "en attente" (si la facture a été payée)
- Modifier la facture (changer le client, le montant et la devise)
- Annuler la facture
- Supprimer la facture

2. Impacts lors de la mise à jour de la facture

Lorsqu'une facture est marquée comme payée (manuellement, par rapprochement ou avec une mise à jour via l'import de la facture) : un paiement d'un montant égal à l'ancien "encours" de la facture (mis à jour en tenant compte de la note de crédit) est ajouté à la facture.
Si le montant d'une facture est mis à jour par un import:
- Nous différencions le montant total de la facture (montant initial) et le montant en suspens (qui tient compte de la note de crédit)..
- Le montant total de la facture sera mis à jour et le montant restant sera recalculé en tenant compte du nouveau montant initial et du montant de la note de crédit liée.
- Si Nouveau_montant_total > Montant_encours
  - Alors Montant_total = Nouveau_montant_total
  - Et Montant_encours = Nouveau_montant_total - Montant_partiel - Montant_de_l'avoir_lié
- If Nouveau_montant_total < Montant_encours
  - Alors la facture est marquée comme payée

3. Impacts sur l'avoir

L'avoir est marqué comme utilisée
- Elle disparaît automatiquement de l'onglet Factures clients > Notes de crédit de CashCollect qui n'affiche par défaut que les avoirs disponibles. Pour afficher les avoirs utilisés, utilisez le filtre de statut en haut de la liste.
- Montant_restant = 0
- Les avoirs ne peuvent pas être importés via un fichier d'import

En cliquant sur l'avoir, vous obtenez le détail de la facture liée à l'avoir
Certaines actions sur l'avoir sont indisponibles pour éviter les conflits, l'avoir doit être dissocié pour pouvoir les effectuer : :
- Marquer l'avoir comme "Disponible"
- Modifier l'avoir
- Annuler l'avoir
- Supprimer l'avoir