En plus d'envoyer des e-mails et d'appeler vos clients, l'envoi de lettres physique fait-il partie de votre stratégie de recouvrement des retards de paiements ?
Si oui, bonne nouvelle, il est maintenant possible de le faire directement depuis CashCollect afin de tout centraliser, cet article vous explique comment.🎉
1/ Paramétrer votre compte MySendingBox
Cette fonctionnalité est basée sur un partenariat avec MySendingBox, une solution d’envoi rapide et sécurisée de courrier.
Ce partenaire fournit :
Des prix professionnels à nos clients.
L'impression des lettres
L'affranchissement
L'envoi (et le suivi de la lettre avec accusé de réception)
Pour accéder à ce service et au prix avantageux de CashCollect, vous devez vous rendre sur "CashCollect", cliquer sur "Paramètres en haut à droite", Puis sur "Envoi de lettres"
Cliquer ensuite sur Créer votre compte et indiquer l'adresse email à utiliser pour le compte MySendingBox. Ce sera l'adresse de réception des factures MySendingBox, et elle sera sauvegardée dans la base de données CashCollect. Nous vous invitons donc à choisir une adresse à laquelle vous avez accès et non pas une adresse de test.
Il vous sera demandé d'aller sur MySendingBox et de fournir :
Nom de l'entreprise → Ici, le nom peut être le nom de la société utilisé dans Agicap, ou un nom différent. Ce sera le nom utilisé par MySendInBox pour la facturation.
Mot de passe
Une fois le compte créé, celui-ci est automatiquement "Validé" par MysendInbox. Cependant, pour l’utiliser, il vous faut le paramétrer. Pour ce faire, vous devez fournir :
"Données de facturation" qui correspond à l'adresse de votre entreprise
"Données de paiement" (obligatoire) qui peut être :
SEPA
Une carte de crédit.
Descendez dans la page "Facturation" et remplissez les informations.
🎊 Félicitations, si les "Informations de facturation" et le "Moyen de paiement" sont remplis, la connexion sera marquée comme "Connectée" dans les paramètres de votre outil CashCollect.
2/ Envoyer vos premières lettres depuis Agicap
Vous devez aller dans l'onglet "Factures clients", sélectionner une facture, puis cliquer à droite sur "Envoyer une lettre"
Il faut suivre 3 étapes pour envoyer votre lettre :
Télécharger le contenu de la lettre (uniquement en PDF)
Sélectionner le destinataire et ajouter des informations si nécessaires (adresse postale)
Sélectionner le type d'affranchissement :
Lettre prioritaire
EcoPli (pour la France uniquement)
Lettre recommandée (recevoir un accusé de réception)
Lorsque vous avez validé, vous pouvez aller dans "A faire" et "Historique" accessible en cliquant sur l'onglet Relance pour vérifier que l'envoi est bien programmé.
3/ Inclure des lettres physiques dans votre automatisation du recouvrement
Vous pouvez maintenant ajouter l'envoi de lettres physiques en tant qu'étape dans vos actions de relance.
La lettre ne sera pas envoyée automatiquement, mais une tâche sera créée pour que vous puissiez l'envoyer. Pour le paramétrer, il vous faut :
Cliquer sur l'onglet "Relance", puis sur "Automatisation"
Sélectionnez l'une de vos "Automatisations séquentielles"
Après avoir cliqué sur "Ajouter une étape", vous pouvez maintenant sélectionner "Lettre".
Une fois que vous avez activé l'automatisation et que vous l'avez assignée à certains clients, chaque fois qu'une nouvelle facture répond aux critères, une tâche automatique est créée dans "Relance", "Actions de relance".