Avez-vous parfois plusieurs factures pour un même client ? Vous devez envoyer des rappels de paiement tardif, mais vous voulez éviter d'envoyer un courriel pour chaque facture, car cela prend du temps et constitue une mauvaise expérience pour votre client Nous avons pensé à vous et avons développé le suivi groupé et les automatisations récurrentes.
1/ Envoyer un mail groupé pour toutes les factures d'un même client
Pour ce faire, il vous faut avoir un modèle de relance dédié aux relances groupé.
Si vous n'en avez pas, il est facile d'en créer un. Voici les étapes pour le faire :
Passer votre souris sur l'onglet Relance puis cliquer sur Modèle de relance
Cliquer sur le bouton Créer un nouveau modèle et nommez le
Cliquer ensuite sur Relance groupée comme Type de relance
Lorsque votre modèle est créé, vous pouvez vous rendre dans l'onglet Factures clients, sélectionner plusieurs factures d'un même client et cliquer sur Envoyer un email
Dès lors, vous pourrez envoyer un seul courriel de rappel pour toutes les factures de ce client. Dans le corps du mail se trouvera un tableau récapitulatif des factures à payer ainsi que les montants restants pour chacune d'entre elles. En pièces jointes, le client pourra retrouver les documents PDF de chaque facture.
2/ Automatisez l'envoie des relances groupées à vos clients lorsqu'ils ont plusieurs factures
L'automatisation des relances de facture peut vous être très utile pour éviter l'envoi manuel mais aussi l'envoi de relances unitaires qui pourrait spammer votre client.
Tout d'abord, vous devez avoir créé un modèle d'e-mail de suivi groupé, comme indiqué ci-dessus.
Lorsque votre modèle de relance est créé, Il va falloir créer une relance récurrente. Pour ce faire :
Depuis l'onglet Relance, cliquer sur Automatisation
Cliquer ensuite sur Créer une nouvelle automatisation, et sélectionner Automatisation récurrente
Vous pouvez dès lors définir :
la périodicité (tous les mois, toutes les X semaines...)
La date du prochain suivi qui est la date de début et qui définit quand le premier et les autres seront envoyés.
le ou les destinataire(s)
Le champ d'application pour décider s'il doit inclure uniquement les factures en retard ou également les factures non échues dans le résumé.
L'ajout des factures d'avoirs
le modèle de relance à utiliser
Enfin, vous devez associer vos clients à cette relance automatique créée :
> Depuis l'onglet Clients, sélectionnant le(s) client(s),
> Cliquer sur le + Ajouter puis sur Automatisation récurrente
> Sélectionner l'automatisation que vous avez créé
🎉Bravo, vous avez terminé le paramétrage de vos relances groupées ! Les clients que vous avez inscrits ne recevront pas de rappel pour chaque facture, mais ils recevront un résumé exhaustif de toutes les factures ouvertes de manière périodique et récurrente.
💡 Bon à savoir : Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter sur le tchat, nous vous aiderons avec plaisir ! 😉