📊Vous importez vos factures dans CashCollect à l'aide d'un fichier Excel ou CSV et vous souhaitez ajouter les factures pdf pour les inclure dans les relances de paiement ?

Bonne nouvelle, il est désormais possible d'assigner des PDF multiples à des factures existantes sans devoir valider le lien manuellement 🎉.

Prérequis

Avant d'importer vos factures PDF, vous devez veiller à ce que l'intitulé du document PDF contienne le numéro de facture exactement comme il l'est sur Agicap.

Importer vos documents

Depuis votre outil Cashcollect, cliquer sur le bouton Ajout des factures, en haut à droite de l'écran, puis sur Associer des PDF aux factures. Vous pourrez sélectionner les documents PDF que vous souhaitez lier.

Il est possible de sélectionner 200 factures PDF en une fois 😉

Dès lors que c'est fait, vos documents seront automatiquement liés aux factures existantes.

Comment faire correspondre les documents ?

Pour traiter le maximum de cas d'utilisation, nous avons développé un système de correspondance basé sur la détection du numéro de facture, la lecture des caractères spéciaux, sans tenir compte des majuscules et des minuscules.

Quelques exemples :

Numéro de facture	Nom du document	Detection	Pourquoi ?
Fact_123	*Fact_123_*22_12_2022.pdf	Match	Le numero de facture est exactement compris dans le nom du document
Fact_123_22/12/2022	*Fact_123_22_12_2022*.pdf	Match	Le numero de facture est compris dans le nom du document, avec le caractère special `/` transposé en `_` (les nom de document ne peuvent pas avoir de `/` )
Fact_123	Fact_1234_22_12_2022.pdf	No match	The chiffre `4` est présent directement après le numéro de facture dans le nom du document.

4. Que se passe-t-il s'il n'y a pas de correspondance ?

Si nous ne pouvons faire correspondre le document PDF à aucune facture, ou s'il existe déjà un PDF portant le même nom sur la facture, le document est ajouté aux factures de validation en attente.

Vous pourrez donc :

Supprimer le PDF
Créer une facture avec celle-ci
Lier le document PDF à une facture existante manuellement

💡 Bon à savoir : Il n'y a pas de limite dans le nombre de facture que vous pouvez importer par jour.

💡Très bon à savoir : Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter sur le chat, nous vous aiderons avec plaisir 😃