📊Vous importez vos factures dans CashCollect à l'aide d'un fichier Excel ou CSV et vous souhaitez ajouter les factures pdf pour les inclure dans les relances de paiement ?
Bonne nouvelle, il est désormais possible d'assigner des PDF multiples à des factures existantes sans devoir valider le lien manuellement 🎉.
Prérequis
Avant d'importer vos factures PDF, vous devez veiller à ce que l'intitulé du document PDF contienne le numéro de facture exactement comme il l'est sur Agicap.
Importer vos documents
Depuis votre outil Cashcollect, cliquer sur le bouton Ajout des factures, en haut à droite de l'écran, puis sur Associer des PDF aux factures. Vous pourrez sélectionner les documents PDF que vous souhaitez lier.
Il est possible de sélectionner 200 factures PDF en une fois 😉
Dès lors que c'est fait, vos documents seront automatiquement liés aux factures existantes.
Comment faire correspondre les documents ?
Pour traiter le maximum de cas d'utilisation, nous avons développé un système de correspondance basé sur la détection du numéro de facture, la lecture des caractères spéciaux, sans tenir compte des majuscules et des minuscules.
Quelques exemples :
Numéro de facture | Nom du document | Detection | Pourquoi ? |
Fact_123 | Fact_123_22_12_2022.pdf | Match | Le numero de facture est exactement compris dans le nom du document |
Fact_123_22/12/2022 | Fact_123_22_12_2022.pdf | Match | Le numero de facture est compris dans le nom du document, avec le caractère special |
Fact_123 | Fact_1234_22_12_2022.pdf | No match | The chiffre |
4. Que se passe-t-il s'il n'y a pas de correspondance ?
Si nous ne pouvons faire correspondre le document PDF à aucune facture, ou s'il existe déjà un PDF portant le même nom sur la facture, le document est ajouté aux factures de validation en attente.
Vous pourrez donc :
Supprimer le PDF
Créer une facture avec celle-ci
Lier le document PDF à une facture existante manuellement
💡 Bon à savoir : Il n'y a pas de limite dans le nombre de facture que vous pouvez importer par jour.
💡Très bon à savoir : Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter sur le chat, nous vous aiderons avec plaisir 😃