Identifier les dépenses par carte qui n’ont pas encore été justifiées
Il existe deux types de vue différentes pour trouver cette information.
Vue de l’équipe finance
La première vue est celle de l’équipe finance. La page Dépenses liste l'ensemble des dépenses réalisées, les informations associées (Marchand, titulaire, montant, date...) et le statut du justificatif. Cette vue donne à l’équipe finance une vision globale de qui a réalisé quel paiement..
Il existe 4 statuts différents pour les dépenses :
A justifier : Le justificatif n'a pas encore été fourni par le titulaire.
A vérifier : Le justificatif a été fourni, mais l'équipe Finance ne l'a pas encore vérifié.
Vérifiée : Le justificatif a été accepté par l'équipe Finance.
Reçu rejeté : Le justificatif a été refusé par l'équipe Finance, et un nouveau doit être ajouté par le titulaire de la carte.
Cette vue est accessible depuis l’application web Agicap, section Agicap Payment, dans l’onglet Dépense par carte
Vue de l’employé
De son côté, un employé n’a habituellement pas accès à la vue de l’équipe finance. L’employé peut donc accéder à toutes ses dépenses restant à justifier depuis son espace personnel sur le PC.
💡 Bonne pratique : sauvegarder le lien vers votre espace personnel dans vos favoris afin d’y accéder plus facilement la prochaine fois
Un titulaire peut également accéder à la liste de ses dépenses restant à justifier via l’application mobile d’Agicap.
Récupérez les justificatifs des dépenses dans Agicap
Ajouter un justificatif directement après la dépense grâce à la notification par e-mail ou depuis l’application mobile
Après avoir effectué une dépense par carte, le titulaire reçoit un e-mail ou une notification sur l’application mobile. Le choix du type de notification est laissé au titulaire.
Dans le cas de l'e-mail, celui-ci contient un lien afin de soumettre le justificatif. Depuis son ordinateur, le titulaire peut charger un fichier. Depuis son téléphone portable, l’appareil photo s’ouvre afin qu'il puisse prendre en photo son reçu papier.
Dans le cas de la notification entrante, le titulaire est redirigé directement vers le formulaire de justification de la dépense, dans notre application mobile.
Paramétrer un récapitulatif récurrent des dépenses non justifiées
Vous pouvez activer ou désactiver les rappels automatiques adressés à vos employés, pour l'ensemble des dépenses pour lesquelles il manque des reçus.
Voici les étapes à suivre afin d’activer ces rappels automatiques :
Depuis le module Payments, accédez aux Paramètres grâce au bouton dédié en haut à droite (Image 1)
Dans la section "Dépenses par carte", cliquez sur “Notifications” (Image 2)
Dans cet onglet, vous pouvez activer / désactiver les rappels qui sont envoyés concernant les justificatifs des dépenses par carte. (Image 2)
Dans ce même onglet, vous pouvez également définir la fréquence à laquelle vos employés doivent recevoir un rappel concernant les dépenses qu’ils doivent justifier. Dans l'exemple ci-dessous (image 3), vous pouvez voir que, dans ce cas, les employés recevront un rappel hebdomadaire, le lundi, concernant les justificatifs manquants.
Il est également possible d’ajouter le justificatif directement depuis la liste des dépenses
L’équipe finance peut l’ajouter directement depuis la page Dépenses
L’employé peut réaliser l’import directement depuis son espace personnel sur le PC. Ou, encore plus pratique, depuis son application mobile, en utilisant l’appareil photo de son smartphone
Enfin, les titulaires peuvent transmettre leur justificatif à l’équipe finance ou à leur manager par email
En envoyant leur justificatif par mail à l’adresse dédiée, disponible sur votre page Dépense (image 4), les titulaires rendent disponible ce justificatif aux personnes en charge de la vérification.
Deux cas de figures possible :
Si les informations du reçu extraites par notre outil de reconnaissance optique des caractères (OCR) correspondent à une dépense existante, le reçu est automatiquement utilisé pour justifier cette dépense
Dans le cas contraire, le reçu est mis à disposition de l’équipe finance dans une liste dédiée, disponible en cliquant sur le bouton “Justifier” d’une dépense (voir images 5 et 6)
Tous vos reçus sont désormais analysés par notre OCR
Dans tous les cas précisés ci-dessus, lorsqu’un justificatif est envoyé ou téléchargé par un utilisateur, ce justificatif est analysé par notre outil de reconnaissance optique des caractères (OCR). Cela permet d’extraire les informations utiles à la vérification d’un reçu, puis à sa pré-comptabilisation
Lorsqu’un employé envoie un reçu depuis son espace personnel, son application mobile ou par e-mail, le reçu peut prendre quelques secondes à arriver sur la vue de l’équipe finance. C’est le temps nécessaire pour que notre OCR lise et détecte les informations que celui-ci contient.
💡 Cas particulier : lorsque le reçu est chargé par l’équipe finance en l’important directement depuis l’ordinateur sur Agicap, ce reçu passe temporairement par un statut “Processing”. Pendant cette courte période de lecture du fichier par l’OCR, certaines actions ne sont plus disponibles.