La solution de comptabilité des factures fournisseur, a pour but d'accélérer le processus de création des écritures du journal des achats dans le logiciel de comptabilité.
​
Ce module se base sur les factures fournisseurs préalablement collectées et vérifiées, permettant de :

💡 Bon à savoir : Les numéros de comptes obligatoires à renseigner, sont les mêmes que ceux de votre outil comptable pour gagner du temps sans avoir besoin de saisir à nouveau quoi que ce soit.

💡 Bon à savoir bis : Il est maintenant possible d’avoir plusieurs comptes de charge et de TVA pour une même facture. Pour le moment, l'outil ne propose pas de répartition automatique des montants.

L'onglet pré-comptabilité est disponible depuis le module Payements

Lorsque vous cliquez sur cet onglet, vous avez accès à la liste de vos factures vérifiées.

Les factures sont segmentées en 3 statuts :

Vous retrouvez le label de chaque statut depuis l’onglet pré-comptabilité

La section de paramétrage est accessible depuis le bouton "Paramètres des dépenses" en haut à droite de la page.

Vous pouvez ensuite vous rendre dans l'onglet plan comptable. Cette section permet de définir les comptes à utiliser pour chaque facture comptable et comporte 3 onglets pour chaque type de comptes.

Dans cet onglet, les comptes de chaque fournisseur sont affichés. Il y a deux colonnes :

- Numéro de compte : c'est le compte principal, seuls des numéros peuvent être saisis.

- Compte tiers : le compte auxiliaire permet d'avoir plus de granularité (s'il n'est pas utile pour un compte, vous pouvez saisir la même valeur que celle du numéro de compte).

Pour créer un nouveau compte fournisseur, il faut cliquer sur le bouton "Ajouter un compte fournisseur" ou bien importer un fichier en cliquant sur "Importer un fichier".

En cliquant sur le bouton "Ajouter un compte fournisseur", une modale s'ouvre avec les deux champs à remplir, il est obligatoire d'enregistrer un nouveau compte.

Si vous préférez importer vos comptes fournisseurs, vous pouvez retrouver un modèle en cliquant sur "Importer un fichier".

Dans cet onglet, les comptes de chaque dépense sont affichés. Il y a deux colonnes :

- Numéro de compte : seuls des chiffres peuvent être saisis.

- Nom : le titre permet d'identifier facilement le type de dépense.

Pour créer un nouveau compte de dépenses, il suffit de cliquer sur le bouton "Ajouter un compte de dépenses".

En cliquant sur ce bouton, une modale s'ouvre avec les deux champs à remplir, il est obligatoire d'enregistrer un nouveau compte.

💡 Bon à savoir : tout comme pour les comptes fournisseurs, vous avez la possibilité d'importer vos comptes de charges en cliquant sur le bouton "Importer un fichier" et en téléchargeant le modèle.

Dans cet onglet, les comptes de chaque dépense sont affichés. Il y a trois colonnes :

- Numéro de compte : seuls des chiffres peuvent être saisis.

- Taux de TVA : pourcentage du taux de TVA

- Nom : le titre pour identifier facilement le type de compte.

Pour créer un nouveau compte TVA, il faut cliquer sur le bouton "Ajouter un compte de TVA".

En cliquant sur ce bouton, une modale s'ouvre avec les trois champs à remplir.

💡 Bon à savoir : tout comme pour les comptes fournisseurs, vous avez la possibilité d'importer vos comptes de charges en cliquant sur le bouton "Importer un fichier" et en téléchargeant le modèle.

En fonction de ce qui a été configuré pour le plan comptable dans les paramètres, vous pouvez sélectionner dans le menu déroulant chaque code comptable.

💡 Bon à savoir : S'il vous manque un compte, il est possible de le créer directement depuis cette modale, en cliquant sur "+ Créer" en bas de la liste déroulante. Ce compte sera alors automatique rempli dans la facture.

Dès lors que la saisie des comptes n'est pas terminée et validée, le statut de cette facture est "À préparer". C'est à dire qu'il reste un ou plusieurs champs à remplir.

En cliquant sur cette facture, une modale s'ouvre pour permettre d'effectuer les étapes suivantes :

1. Compléter chaque champ : compte fournisseur, dépense et compte TVA.

2. Cliquer sur ***Marquer comme prêt à exporter***.

💡 Bon à savoir : Tant que la facture n'a pas été marquée comme "prête à exporter" avec tous les champs remplis, le statut ne changera pas, mais les informations saisies sont bien enregistrées.

Lorsqu'une facture est marquée comme "prête à exporter", elle peut être incluse dans un seul export.

Une facture "Prête à exporter" peut être éditée, dans la modale, un bouton "Confirmer la modification" est disponible pour valider la modification.

💡 Bon à savoir : Il est maintenant possible d’avoir plusieurs comptes de charge et de TVA pour une même facture. Pour le moment, l'outil ne propose pas de répartition automatique des montants.

Vous avez la possibilité de sélectionner une ou plusieurs factures avec le statut "prête à être exportée" ou "factures exportées", puis en cliquant dans le panneau latéral à droite de votre page, vous pouvez cliquez sur "Exporter le journal d'achat (CSV)"

💡 Bon à savoir : Dans le cas où la sélection comprend au moins une facture "à préparer", ce bouton est désactivé et le message suivant est affiché en survolant l'info-bulle : Les factures en statut "à préparer" ne peuvent pas être exportées.

Le fichier CSV contient vos informations du journal d’achat, à savoir :

Après l’export, toutes les factures sélectionnées et exportées ont le statut “exportées”