Quand une écriture comptable est-elle créée ?
Factures fournisseurs vérifiées : Lors de la vérification d'une facture dans la gestion des factures fournisseurs, une écriture est pré-créée dans le journal des achats avec des champs non modifiables (Titre, Montant HT/TTC, Dates de facturation et d'échéance, Bénéficiaire, Numéro de facture et Mémo).
Factures pré-validées : Si l'option "Activer la pré-comptabilité sur les factures à vérifier" est activée, les factures de la boîte de réception sont pré-validées et apparaissent en pré-comptabilité.
Transactions par carte de crédit : Pour les dépenses par carte de crédit, une ligne est ajoutée simultanément dans le journal bancaire (en utilisant la date de comptabilisation) et dans le journal des achats après vérification.
Comment préparer une facture vérifiée pour l'exportation ?
Localiser l'écriture :
Ouvrez l'onglet Journal des achats où l'écriture a été ajoutée automatiquement.
Le journal des achats est maintenant organisé en onglets basés sur le statut des achats, facilitant la localisation des écritures à différents stades de préparation. Chaque onglet correspond à un statut spécifique et propose un ensemble clair d'actions disponibles.
Vérifier les détails pré-remplis :
Confirmez que les informations affichées (Titre, Montant HT/TTC, Date de facturation, Date d'échéance, Bénéficiaire, Numéro de facture et Mémo) sont correctes.
Remarque : Ces détails ne peuvent pas être modifiés.
Associer les comptes requis :
Ajoutez votre Compte fournisseur (obligatoire).
Choisissez au moins un Compte de charges et un Compte de TVA.
Facultativement, associez un Code analytique si nécessaire.
Vous pouvez maintenant automatiser la sélection des comptes de charges et de TVA en fonction des natures. Cette fonctionnalité permet de définir des règles dans les paramètres de pré-comptabilité sous un onglet dédié. Les règles sont appliquées hiérarchiquement :
Si une règle existe au niveau du bénéficiaire, elle a priorité sur la règle basée sur la nature.
Pour les dépenses, la règle basée sur la nature est appliquée au lieu de la règle du code de catégorie de marchand (MCC).
Finaliser l'écriture :
Enregistrez vos modifications.
Changez le statut de "À préparer" à "Prêt à exporter".
Comment traiter une écriture de transaction par carte de crédit ?
Accéder à la transaction :
Dans l'onglet Dépenses, trouvez votre transaction par carte de crédit vérifiée (mais non justifiée).
Vérifier les écritures créées :
Une ligne est automatiquement ajoutée au Journal bancaire (en utilisant la date de comptabilisation alignée avec la date de relevé bancaire) et au Journal des achats.
Associer le compte fournisseur :
Pour l'écriture du journal des achats, assurez-vous d'attacher un Compte fournisseur valide, car cela est requis pour l'exportation.
Marquer comme prêt :
Enregistrez vos associations et changez le statut de l'écriture à "Prêt à exporter".
Notes importantes d'utilisation
Les informations pré-remplies sont basées sur des détails récupérés automatiquement et sont verrouillées contre toute modification.
Pour la pré-comptabilité, si les champs comptables (comme les comptes fournisseurs, de charges ou de TVA) sont définis ultérieurement, les automatisations ne mettront pas à jour ces champs rétroactivement.
Transactions par carte de crédit : L'automatisation pour l'association des comptes ne s'applique pas aux marchands, vous devez donc ajuster manuellement les champs concernés.
La nouvelle navigation par onglets dans le journal des achats simplifie la gestion des écritures en les séparant clairement par statut, assurant un flux de travail plus fluide.
L'automatisation des comptes de charges et de TVA en utilisant les natures offre une manière plus opérationnelle de gérer les écritures du journal des achats. Cependant, les natures doivent être créées au préalable, et la personne fournissant le document doit connaître les informations sur la nature.
💡 Conseils
Passez toujours en revue et confirmez les détails pré-remplis avant de continuer.
Assurez-vous que les comptes obligatoires sont associés rapidement pour changer de statut et éviter les retards dans les exportations.
Pour les factures sous options de pré-comptabilité, mettez à jour les codes analytiques tant qu'ils sont encore modifiables à l'état de pré-validation.
Utilisez la nouvelle navigation par onglets dans le journal des achats pour localiser rapidement les écritures en fonction de leur statut actuel.
Profitez de la nouvelle automatisation basée sur les natures pour simplifier l'attribution des comptes de charges et de TVA, mais assurez-vous que les natures sont configurées à l'avance.
FAQ ❓
Comment savoir si une écriture comptable est prête à être exportée ?
Une écriture marquée comme "Prêt à exporter" a tous les champs obligatoires complétés et les comptes correctement associés. Vous changez son statut manuellement après avoir examiné et enregistré vos modifications.
Puis-je modifier les détails pré-remplis dans une écriture comptable ?
Non, les détails tels que le titre, les montants et les dates sont auto-remplis en fonction de la vérification des factures et ne peuvent pas être modifiés. Seules les associations de comptes et les codes analytiques (le cas échéant) peuvent être ajoutés ou modifiés avant de marquer l'écriture comme prête à être exportée.
Que dois-je faire si ma facture ou transaction est encore au statut "À préparer" ?
Examinez l'écriture dans l'onglet approprié (Journal des achats ou Journal bancaire) et assurez-vous que tous les comptes requis (fournisseur, charges, TVA) et les codes analytiques sont correctement assignés. Une fois terminé, enregistrez l'écriture et changez son statut à "Prêt à exporter".
Comment l'option de pré-comptabilité affecte-t-elle les écritures comptables ?
L'activation de "pré-comptabilité sur les factures à vérifier" pré-valide les factures même avant la vérification formelle, auto-remplissant les écritures comptables. Cependant, notez que cela limite l'édition des codes analytiques à l'étape de pré-validation.
Pourquoi y a-t-il une différence entre la date de comptabilisation et la date d'exécution pour les transactions par carte de crédit ?
La date de comptabilisation est la date à laquelle la banque finalise la transaction, utilisée pour la comptabilité du journal bancaire, tandis que la date d'exécution est celle où la transaction a réellement eu lieu et est affichée dans la liste des dépenses.
Comment fonctionne la nouvelle automatisation basée sur les natures ?
L'automatisation basée sur les natures vous permet de définir des règles pour attribuer des comptes de charges et de TVA dans les paramètres de pré-comptabilité. Ces règles sont appliquées hiérarchiquement :
Si une règle existe au niveau du bénéficiaire, elle a priorité.
Pour les dépenses, la règle basée sur la nature est appliquée au lieu de la règle du code de catégorie de marchand (MCC).
Cela offre une manière plus opérationnelle d'automatiser les écritures du journal des achats, mais les natures doivent être créées au préalable.