Dans un contexte où la fraude aux paiements est en augmentation, la vigilance est essentielle pour éviter les erreurs et les tentatives frauduleuses. L'un des aspects les plus critiques est la gestion de vos bénéficiaires. Toute modification non contrôlée peut entraîner des pertes financières importantes. Voici quelques bonnes pratiques à adopter pour contrôler efficacement les modifications de votre base de bénéficiaires.
Contrôlez toute demande de modification et son origine
Avant d'effectuer une modification sur un bénéficiaire dans Agicap, il est crucial de s'assurer de sa légitimité.
Vérifiez l'origine de la demande
Qui a demandé la modification en premier lieu ?
La demande provient-elle d'une source officielle et connue ?
Insistez pour une confirmation écrite par le demandeur de la modification, avec un responsable en copie.
Le réflexe à adopter
Contactez directement le bénéficiaire via un moyen de communication connu et fiable pour confirmer la modification.
Contrôlez les coordonnées bancaires
Lorsqu'un bénéficiaire modifie ses coordonnées bancaires, il est essentiel de vérifier les nouvelles informations :
Comparez les nouvelles informations avec les précédentes. Connaissez-vous la banque où vous êtes censé transférer des fonds ? Le pays de la banque change-t-il ?
Soyez particulièrement vigilant concernant les numéros de compte provenant de pays inhabituels ou connus pour faciliter la fraude, le blanchiment d'argent ou le financement du terrorisme (retrouvez ici la liste des pays signalés par le Groupe d'action financière - GAFI).
Effectuez une double vérification des modifications
Mettez en place un processus de double vérification pour réduire le risque de fraude :
Le premier contrôle est effectué par la personne en charge de la gestion des bénéficiaires sur Agicap, avant d'effectuer la modification.
Une seconde validation est effectuée par un responsable ou un collègue.
Agicap vous aide avec ces contrôles
Agicap propose des fonctionnalités avancées pour contrôler les modifications sur la base de données des bénéficiaires et la sécuriser :
Un historique des modifications est disponible pour chaque bénéficiaire.
Un message d'alerte est affiché pour tout paiement programmé pour un bénéficiaire avec des modifications récentes.
Aller plus loin
Aller plus loin
Sensibilisez vos équipes
Tout maillon faible dans la chaîne de validation peut être un point d'entrée pour la fraude. Il est essentiel de sensibiliser toutes les personnes impliquées :
Formation régulière sur les risques liés à la fraude aux paiements.
Communiquez en interne sur les tentatives de fraude détectées pour renforcer la vigilance.
Simulez des scénarios de fraude pour tester la réactivité de vos équipes.
En appliquant ces bonnes pratiques et en vous appuyant sur Agicap, vous réduisez considérablement les risques. Notre solution vous aide à mettre en œuvre les processus nécessaires pour garantir que vos paiements sont gérés de manière rigoureuse et sécurisée.