Aperçu de la fonctionnalité
Les workflows de demande de carte permettent de configurer des processus d'approbation en plusieurs étapes pour les commandes de cartes. Vous pouvez définir des règles basées sur le montant de la carte et attribuer des approbateurs requis pour chaque étape.
Un workflow par défaut est fourni, où l'approbation est requise par le gestionnaire du centre de coûts, mais vous pouvez le modifier ou le supprimer si nécessaire.
Configuration du workflow
Accéder à Comptes Fournisseurs : Ouvrez le module AP sur Agicap, puis accédez à "dépenses par carte".
Accéder au module Dépenses : Ouvrez les paramètres des dépenses en cliquant sur les barres en haut à droite pour afficher les différentes options.
Workflows de vérification des demandes de carte : Sélectionnez l'option pour créer un nouveau workflow ou supprimer/modifier le workflow par défaut/existant.
Définir les règles d'approbation : Attribuez un ou plusieurs approbateurs à chaque étape, puis entrez les critères de montant de la carte pour déclencher différents workflows.
Enregistrer le workflow : Confirmez votre configuration, et les nouvelles règles s'appliqueront aux futures demandes de carte.
Processus d'approbation
Approbation en plusieurs étapes : Si une étape comporte plusieurs approbateurs, chaque utilisateur désigné doit approuver la demande.
Restrictions de l'administrateur des dépenses : Les utilisateurs avec les droits d'administrateur des dépenses ou "Peut gérer toutes les demandes d'achat" ne peuvent pas contourner les approbateurs désignés.
Droits de création de carte : Si l'approbateur final ne dispose pas de la permission "Peut gérer les cartes sur Swan", le workflow marquera la demande comme approuvée, mais la carte ne sera pas créée automatiquement. Elle apparaîtra dans l'onglet "Carte à créer" pour les utilisateurs disposant des droits de création de carte.
Permissions
Pour gérer les workflows de demande de carte, vous avez besoin de la permission " Peut gérer toutes les demandes d'achat ", qui vous permet de :
Créer, modifier et supprimer des workflows
Voir toutes les demandes de carte
Approuver les demandes de carte non liées à un workflow.
Cette permission est accordée par défaut aux utilisateurs avec le rôle Administrer les Dépenses, mais n'est pas automatiquement attribuée aux nouveaux utilisateurs.
💡 Conseils
Planifiez à l'avance : Définissez des étapes et des seuils d'approbation clairs pour éviter les retards dans le processus de demande de carte.
Vérifiez les permissions : Assurez-vous que tous les approbateurs et administrateurs disposent des droits nécessaires, en particulier la permission "Peut gérer les cartes sur Swan".
❓ FAQ
Comment modifier le workflow par défaut ?
Vous pouvez accéder au module Dépenses sur AP, sélectionner le workflow par défaut et modifier les approbateurs ou les critères. Une fois les modifications enregistrées, les nouveaux paramètres s'appliquent aux futures demandes de carte.
Pourquoi ma demande de carte est-elle approuvée, mais aucune carte n'est créée ?
Si l'approbateur final ne dispose pas de la permission "Peut gérer les cartes sur Swan", la demande est approuvée, mais la carte n'est pas créée automatiquement. La demande apparaît alors dans l'onglet "Cartes à créer" pour les utilisateurs disposant de la permission appropriée.
Que se passe-t-il si ma demande de carte correspond à deux critères de workflow ?
Lorsqu'une demande de carte répond à deux workflows, le système applique le workflow le plus ancien basé sur sa date de création, indépendamment des modifications ultérieures.
Comment obtenir les permissions pour gérer toutes les demandes d'achat ?
Les utilisateurs avec le rôle Administrer les Dépenses reçoivent automatiquement la permission "Peut gérer toutes les demandes d'achat". Pour les nouveaux utilisateurs, demandez à votre administrateur d'attribuer cette permission si nécessaire.