Vue d'ensemble de la fonctionnalité
Les flux de travail pour les demandes de carte permettent de configurer des processus d'approbation en plusieurs étapes pour les commandes de carte. Vous pouvez définir des règles basées sur le montant de la carte et attribuer des approbateurs requis pour chaque étape.
Un flux de travail par défaut est fourni, où l'approbation est requise par le gestionnaire du centre de coûts, mais vous pouvez le supprimer si cela est souhaité. De plus, vous pouvez désormais créer plusieurs flux de vérification basés sur le montant de la demande de carte, offrant ainsi plus de flexibilité dans le processus d'approbation. Tous les utilisateurs ayant accès au module Dépenses pour l'entité peuvent désormais être impliqués dans ces flux de travail.
Configuration du flux de travail
Accéder aux comptes fournisseurs : Ouvrez le module AP sur Agicap.
Accéder au module Dépenses : Ouvrez les paramètres des dépenses en cliquant sur les barres en haut à droite pour afficher les différentes options.
Flux de vérification des demandes de carte : Sélectionnez l'option pour créer un nouveau flux de travail ou supprimer un flux existant.
Définir les règles d'approbation : Attribuez un ou plusieurs approbateurs à chaque étape, puis entrez les critères de montant de la carte pour déclencher différents flux de travail. Si plusieurs personnes sont affectées à une étape, toutes doivent approuver la demande.
Enregistrer le flux de travail : Confirmez votre configuration, et les nouvelles règles s'appliqueront aux futures demandes de carte. Notez que les modifications apportées aux flux de travail ne sont pas rétroactives et n'affecteront pas les demandes de carte créées avant les modifications.
Processus d'approbation
Approbation en plusieurs étapes : Si une étape comporte plusieurs approbateurs, chaque utilisateur désigné doit approuver la demande.
Restrictions pour les administrateurs des dépenses : Les utilisateurs disposant des droits d'administrateur des dépenses ou "Peut gérer toutes les demandes d'achat" ne peuvent pas contourner les approbateurs désignés.
Droits de création de carte : Si l'approbateur final ne dispose pas de la permission "Peut gérer les cartes sur Swan", le flux de travail marquera la demande comme approuvée, mais la carte ne sera pas créée automatiquement. Elle apparaîtra dans l'onglet "Carte à créer" pour les utilisateurs disposant des droits de création de carte.
Chevauchement des flux de travail : Si une demande de carte correspond aux critères de deux flux de travail, le système appliquera le flux de travail avec la date de création la plus ancienne.
Permissions
Pour gérer les flux de travail des demandes de carte, vous avez besoin de la permission "Peut gérer toutes les demandes d'achat", qui vous permet de :
Créer et supprimer des flux de travail.
Voir toutes les demandes de carte.
Approuver les demandes de carte non liées à un flux de travail.
Cette permission est accordée par défaut aux utilisateurs ayant le rôle d'administrateur des dépenses, mais elle n'est pas automatiquement attribuée aux nouveaux utilisateurs. Si nécessaire, les administrateurs peuvent attribuer cette permission manuellement.
💡 Conseils
Planifiez à l'avance : Définissez des étapes d'approbation claires et des seuils pour éviter les retards dans le processus de demande de carte.
Vérifiez les permissions : Assurez-vous que tous les approbateurs et administrateurs disposent des droits nécessaires, en particulier la permission "Peut gérer les cartes sur Swan".
Surveillez les demandes : Utilisez l'onglet "Carte à créer" pour suivre les demandes approuvées nécessitant une création manuelle de carte.
❓ FAQ
Pourquoi ma demande de carte est-elle approuvée, mais aucune carte n'est créée ?
Si l'approbateur final ne dispose pas de la permission "Peut gérer les cartes sur Swan", la demande est approuvée, mais la carte n'est pas créée automatiquement. La demande apparaît alors dans l'onglet "Cartes à créer" pour les utilisateurs disposant de la permission appropriée.
Que se passe-t-il si ma demande de carte correspond à deux critères de flux de travail ?
Lorsqu'une demande de carte répond aux critères de deux flux de travail, le système applique le flux de travail le plus ancien basé sur sa date de création, indépendamment des modifications ultérieures.
Comment obtenir les permissions pour gérer toutes les demandes d'achat ?
Les utilisateurs ayant le rôle d'administrateur des dépenses reçoivent automatiquement la permission "Peut gérer toutes les demandes d'achat". Pour les nouveaux utilisateurs, demandez à votre administrateur d'attribuer cette permission si nécessaire.