Escalades par facture
Lorsque vous devez suivre quelques factures spécifiques :
Accédez à Plans de relance et cliquez sur Créer un nouveau plan.
Sélectionnez Escalade → Par facture.
Définissez vos étapes. Pour chaque étape :
Choisissez un déclencheur (par exemple, X jours après la date d'échéance ou X jours après la date d'émission).
Choisissez une action (par exemple, envoyer un e-mail automatique, valider l'e-mail avant envoi, créer un rappel d'appel ou générer une lettre).
Nouvelle fonctionnalité : Vous pouvez désormais définir des déclencheurs pour les étapes des plans de relance basés sur la date d'émission d'une facture ! Cela permet d'automatiser les rappels en fonction de la date d'émission, et non uniquement de la date d'échéance. Par exemple, vous pouvez envoyer une notification de courtoisie 5 jours après l'émission de la facture pour vous assurer que le client est informé de l'obligation à venir.
Actions expliquées
E-mail automatique : Envoie un rappel immédiatement lorsque les conditions sont remplies. Par exemple, si le déclencheur est défini sur "15 jours après la date d'émission", l'e-mail sera envoyé automatiquement 15 jours après l'émission de la facture.
E-mail avec validation : Vous confirmez ou modifiez l'e-mail avant son envoi (géré depuis Actions de relance).
Appel : Crée un rappel dans Actions de relance. Vous appelez le client en dehors d'Agicap. Si le déclencheur est défini sur "15 jours après la date d'émission", le rappel d'appel sera créé 15 jours après l'émission de la facture.
Lettre : Génère un PDF ou un brouillon MySendingBox pour un envoi manuel si ce service est utilisé.
Remarque : Lors de l'utilisation de la date d'émission comme déclencheur, l'option "Avant" est désactivée. Cela garantit que toutes les actions sont planifiées après la date d'émission de la facture.
Escalades par groupe de factures
Lorsque vous avez plusieurs factures pour le même client et souhaitez une approche groupée :
Accédez à Plan de relance et cliquez sur Créer un nouveau plan.
Sélectionnez Escalade → Par groupe de factures.
Choisissez la fréquence de vérification des conditions des factures et la première date de début (prochaine date de relance).
Définissez le périmètre des factures (toutes les impayées ou uniquement les échues).
Configurez les déclencheurs de retard et assignez des actions d'e-mail, d'appel ou de lettre à chaque niveau.
Par exemple, si la dernière facture du client est échue de 30 jours, le plan envoie un e-mail. Si elle est échue de 60 jours, il initie un appel, etc.
Actions expliquées
E-mail groupé : Toutes les factures concernées sont listées dans un e-mail, envoyé automatiquement ou après validation manuelle.
Appel : Crée un rappel groupé dans Actions de relance.
Lettre : Génère un PDF groupé à envoyer manuellement ou via MySendingBox si le service est utilisé.
Relances pour utilisateurs internes
Vous pouvez également notifier vos collègues des factures échues. Si vous avez des utilisateurs internes configurés sur un client :
Ajoutez-les comme destinataires dans une étape d'Escalade pour qu'ils reçoivent un e-mail ou voient le rappel d'appel.
Ils verront tous les détails des factures échues et pourront effectuer un suivi direct ou se coordonner avec vous.
Nouvelle fonctionnalité : Les utilisateurs internes, assignés à des clients spécifiques dans Agicap, sont désormais reconnus comme contacts internes. Lors de la création d'escalades ou de récapitulatifs, vous pouvez sélectionner ces contacts internes comme destinataires. Cela garantit que vos utilisateurs internes sont informés des statuts des factures et peuvent agir rapidement, améliorant ainsi l'efficacité de la gestion des comptes clients.
💡 Conseils
Combinez les Escalades avec des relances manuelles pour une flexibilité maximale.
Si un client a à la fois un Récapitulatif et une Escalade assignés, vous pouvez temporairement exclure des factures spécifiques de tout plan.
Ajustez vos modèles d'e-mails en fonction du retard de la facture ou de la relation client.
FAQ ❓
Que se passe-t-il si je veux supprimer un plan de relance d'un client ?
Ouvrez les détails du client, recherchez le plan de relance assigné et cliquez sur Supprimer. Le plan ne se déclenchera plus pour ce client.
Puis-je modifier une Escalade après sa création ?
Oui. Cliquez sur le plan dans votre page Plan de relance, puis sélectionnez une étape pour mettre à jour le déclencheur, l'action ou le modèle d'e-mail.
Comment exclure une seule facture d'une Escalade ?
Ouvrez les détails de la facture, trouvez le basculeur du plan de relance et désactivez-le. Cette facture ne sera plus incluse dans aucune action automatique.