Comment importer un bon de commande ?

Manuellement depuis l'onglet "Achats" : Cliquez sur " Bons de commande ", puis " Importer des bons de commande " (bouton bleu), sélectionnez votre fichier de bon de commande et téléchargez-le.
Depuis "Factures fournisseurs" : Après avoir importé une facture, dans l'onglet Boîte de réception, cliquez sur la facture, puis sur convertir en et choisissez Bon de commande.

Tout bon de commande téléchargé apparaît dans la Boîte de réception ou comme À vérifier, prêt pour l'extraction des données et la confirmation. Formats pris en charge : PDF, PNG, JPG (max 10 Mo).

Comment vérifier votre bon de commande ?

Ouvrez le bon de commande À vérifier, cliquez sur vérifier et examinez les informations extraites (numéro de commande, montant, date de paiement).
Confirmez ou corrigez les détails.
Cliquez sur marquer comme vérifié pour finaliser. Le statut de votre bon de commande devient alors Ouvert.

Comment lier votre bon de commande aux factures ?

Ouvrez une facture que vous souhaitez lier ( vérifiée ou encore à vérifier ) et cliquez sur Lier un bon de commande.
Avant de lier, utilisez l'icône de boucle pour comparer les PDF du bon de commande et de la facture côte à côte.
Confirmez le lien.
Si le montant total des factures liées correspond ou dépasse le montant du bon de commande, celui-ci devient automatiquement Fermé. Sinon, il reste Ouvert, vous permettant de lier d'autres factures.

Comment fermer manuellement un bon de commande ?

Vous pouvez fermer manuellement un bon de commande depuis sa page détails, même s'il n'est pas entièrement associé à des factures. Cela est utile si vous n'attendez plus d'autres factures pour cette commande.

Comment dissocier une facture liée d'un bon de commande ?

Ouvrez la facture liée, localisez le lien du bon de commande et utilisez l'option dissocier. Vous pouvez ensuite choisir de lier la facture à un autre bon de commande ou de la laisser non liée.

Comment importer un bon de livraison ?

Sélectionnez un bon de commande Ouvert ou Fermé.
Dans la page Documents et la section Bons de livraison, cliquez sur Télécharger pour importer un bon de livraison (PDF, PNG, JPG jusqu'à 5 Mo).
Choisissez Partiellement livré ou Livré en fonction de ce qui a été reçu.
Comparez-le côte à côte avec le bon de commande si nécessaire pour garantir l'exactitude avant de finaliser.
Si vous devez changer le bon de commande auquel appartient le bon de livraison, supprimez-le simplement et réimportez-le sous un autre bon de commande. Il n'est pas possible de le dissocier.

Comment exporter vos bons de commande ?

Depuis votre liste de Bons de commande, sélectionnez ceux dont vous avez besoin.
Cliquez sur Télécharger > Fichier CSV / PDF
Le fichier CSV inclut des champs essentiels comme Numéro de commande, Date de livraison, Montant restant, et plus encore.

Comment cela se synchronise-t-il avec les transactions engagées de la Trésorerie ?

Lorsqu'un bon de commande est Vérifié et est Ouvert, une transaction engagée est créée dans le compte Agicap - Facture fournisseur.
Si vous liez des factures au bon de commande, le montant de la transaction engagée se met à jour en conséquence.
La fermeture d'un bon de commande supprime sa transaction engagée correspondante.

💡 Conseils

Utilisez l'icône de boucle lors de la liaison des documents pour comparer vos documents de bon de commande, de bon de livraison et de facture côte à côte.
Les suggestions de liaison pour les bons de commande apparaissent automatiquement lors de la vérification de vos factures si le numéro de commande et le bénéficiaire correspondent.

Nouvelle fonctionnalité : Scellement électronique des documents

Nous sommes ravis d'introduire le scellement électronique des documents, en conformité avec le règlement européen eIDAS. Cette fonctionnalité garantit l'authenticité et l'intégrité de vos documents en appliquant une estampille électronique qualifiée.

Comment cela fonctionne-t-il ?

Nous scellons électroniquement les documents dès que :

Les factures fournisseurs sont vérifiées
Les avoirs sont vérifiés
Les bons de commande (PO) sont vérifiés
Les bons de livraison sont collectés

Cette fonctionnalité était déjà disponible pour les reçus de dépenses et est maintenant étendue à ces types de documents supplémentaires. Une petite étiquette est affichée dans le panneau latéral des documents scellés, indiquant quand l'estampillage a été effectué.

Limitations : Cette fonctionnalité n'est pas disponible pour les fichiers XML (facturation électronique allemande) ou les factures créées à partir d'importations CSV.

Valeur pour vous :

Sécurité renforcée et conformité avec eIDAS et la norme EN 319 421.
Une étape vers une gestion électronique complète des documents (GED).

Comment identifier les documents scellés ?

Recherchez l'étiquette dans le panneau latéral de votre document. Cette étiquette confirme que le document a été scellé électroniquement et affiche les détails de l'estampillage.

Comment bénéficier de cette fonctionnalité ?

Aucune action n'est requise de votre part. Tous les documents éligibles de votre compte sont progressivement scellés. Cela s'applique à la fois aux documents nouvellement téléchargés et à l'historique de vos documents existants.

FAQ ❓

-Je ne trouve pas l'option Bon de commande sur mon interface. Comment y accéder ?

Il peut y avoir plusieurs raisons à cela : intégration en cours, paramètres, droits d'accès, etc. Veuillez contacter notre équipe de support, qui se fera un plaisir de vous aider. Cliquez simplement sur la bulle bleue en bas à droite de votre écran !

-Comment dissocier une facture liée d'un bon de commande ?

-Puis-je avoir plusieurs factures liées au même bon de commande ?

Absolument. Tant que le statut du bon de commande est Ouvert, vous pouvez ajouter des factures jusqu'à ce que le montant total lié atteigne ou dépasse le montant du bon de commande.

-Que faire si mon bon de livraison est téléchargé sur le mauvais bon de commande ?

Supprimez le bon de livraison de ce bon de commande et réimportez-le sous le bon correct. Gardez à l'esprit que vous ne conserverez pas l'ancien fichier une fois supprimé.

-Les bons de commande et les bons de livraison apparaissent-ils dans mon export CSV ?

Oui. Lorsque vous téléchargez le CSV, vous verrez des détails comme Statut de livraison et les titres des bons de livraison liés sous chaque bon de commande.