Comment demander une vérification ?
Accédez à l'onglet "À vérifier" ou "Boîte de réception" et sélectionnez une ou plusieurs factures.
Cliquez sur Demander une vérification (ou Envoyer pour vérification lorsqu'un workflow s'applique).
Option 1 : Saisie manuelle
Entrez l'email de votre vérificateur. Ils n'ont pas besoin d'un compte Agicap.
Appuyez sur Entrée pour valider chaque email. Vous pouvez ajouter plusieurs vérificateurs à la fois.
Utilisez Annuler la demande si nécessaire. La facture revient au statut À vérifier et sera supprimée de la liste des vérificateurs.
Option 2 : Workflow
Créez un workflow de vérification depuis Comptes fournisseurs → Paramètres ou directement depuis la fenêtre de validation des factures.
Définissez qui doit vérifier les factures. Lorsque tous les vérificateurs d'une étape approuvent, la facture passe à l'étape suivante.
Utilisez des conditions basées sur le montant ou le bénéficiaire (ou les deux) pour diriger les factures vers des vérificateurs spécifiques.
Vous pouvez maintenant lier des vérificateurs avec une relation "OU" dans vos workflows. Cela signifie qu'un seul vérificateur parmi plusieurs affectés à une étape donnée doit approuver la facture pour qu'elle passe à l'étape suivante. Cela est particulièrement utile pour les entreprises avec des workflows flexibles ou lorsqu'un vérificateur a un remplaçant pendant les vacances. Pour activer cela, cochez l'option "Relation OU" lors de la configuration de votre workflow.
Effets de la demande de vérification
Le statut de la facture passe à En attente de vérification.
Chaque vérificateur reçoit un email avec un lien sécurisé pour consulter, vérifier ou rejeter la facture.
Une fois que tous les vérificateurs affectés (ou un vérificateur, si la relation "OU" est utilisée) cliquent sur Vérifier, la facture passe à Vérifiée. Tout Rejet la finalise comme Rejetée.
Actions pour les vérificateurs externes
Les vérificateurs externes qui n'ont pas de compte Agicap continueront d'utiliser l'espace de travail externe pour vérifier ou rejeter leurs factures assignées.
Pour les vérificateurs externes disposant d'un compte Agicap, ils peuvent désormais vérifier leurs factures assignées directement dans Agicap.
Lors de l'accès aux factures qui leur sont assignées dans Agicap, les vérificateurs verront un récapitulatif de toutes les informations clés de la facture (non modifiables) et pourront remplir des champs supplémentaires tels que remise, centre de coût et nature, code analytique, méthode de paiement et mémo.
Les actions restent les mêmes : les vérificateurs peuvent soit Rejeter, soit Vérifier la facture.
En cas de Rejet, ils peuvent laisser un commentaire, qui apparaît dans les détails de votre facture.
Effet de la vérification d'une facture
Gestion des factures fournisseurs : La facture passe à l'onglet Vérifiée avec une étiquette À payer.
Trésorerie : Une transaction attendue correspondante est créée.
Rapprochement : Une nouvelle ligne de transaction est créée avec les mêmes attributs.
Pré-comptabilité : Une nouvelle ligne est créée avec les mêmes attributs.
💡 Conseils
Vous pouvez renvoyer la demande de vérification en utilisant le même flux si vous devez affecter un vérificateur différent.
Si le processus de vérification est retardé, vous pouvez maintenant envoyer des rappels aux vérificateurs en attente. Accédez à l'onglet Factures en attente, sélectionnez la facture et cliquez sur Envoyer un rappel. Tous les vérificateurs en attente de l'étape actuelle recevront une notification par email pour vérifier la facture. Cela aide à accélérer le processus et à éviter les retards de paiement ou de pré-comptabilité.
FAQ ❓
Le vérificateur a-t-il besoin d'un compte Agicap ?
Non. Les vérificateurs ont seulement besoin d'une adresse email valide. Ils recevront un lien et un code de confirmation pour vérifier ou rejeter votre facture. Cependant, si le vérificateur dispose d'un compte Agicap, il peut désormais vérifier ses factures assignées directement dans Agicap pour une expérience plus fluide.
Puis-je demander la vérification de plusieurs factures à la fois ?
Oui. Vous pouvez sélectionner plusieurs factures dans l'onglet À vérifier ou Boîte de réception, puis choisir Demander une vérification pour toutes en même temps.
Que faire si le vérificateur ne reçoit pas la demande d'approbation de facture ?
Demandez-lui de vérifier son dossier de spam et de s'assurer que l'adresse de l'expéditeur (notifier@invoices.agicap.com) n'est pas bloquée. Si vous rencontrez toujours des problèmes, essayez d'utiliser une autre adresse email.
Que faire si le processus de vérification prend trop de temps ?
Si le processus de vérification est retardé, vous pouvez envoyer des rappels aux vérificateurs en attente. Accédez à l'onglet Factures en attente, sélectionnez la facture et cliquez sur Envoyer un rappel. Cela notifiera tous les vérificateurs en attente de l'étape actuelle par email, les incitant à vérifier la facture.