Qu'est-ce qu'un centre de coûts ?
Un centre de coûts représente une équipe, une unité commerciale ou un projet spécifique. Il comprend :
Un gestionnaire qui supervise les budgets, les dépenses et les cartes.
Des membres qui peuvent soumettre et suivre les dépenses liées à ce centre de coûts.
La possibilité de lier plusieurs centres de coûts à un utilisateur en tant que gestionnaire.
Comment créer et modifier un centre de coûts ?
Vous devez disposer des autorisations nécessaires pour créer et modifier des centres de coûts.
Accédez à votre section Paramètres ou Administration (selon votre configuration).
Sélectionnez Centres de coûts.
Cliquez sur Créer un centre de coûts, renseignez le nom, choisissez le gestionnaire et ajoutez les membres.
Enregistrez (cliquez sur ajouter) pour finaliser.
Si vous supprimez un centre de coûts, tous les budgets qui y sont associés seront également supprimés.
Comment configurer des budgets pour les centres de coûts ?
Assurez-vous de disposer de l'autorisation Créer des budgets.
Depuis votre section Budgets, cliquez sur Ajouter un budget.
Choisissez le centre de coûts, définissez la période et le montant total du budget.
(Optionnel) Ajoutez des sous-budgets pour des catégories de dépenses spécifiques.
Confirmez pour créer votre budget.
Vous pouvez créer plusieurs budgets (sur différentes périodes) pour le même centre de coûts. Chaque montant de sous-budget s'ajoute automatiquement au budget total du centre de coûts.
Comment suivre les budgets dans le tableau de bord ?
Dans le Tableau de bord (section APA), seuls les budgets actuels sont affichés par défaut.
En tant que gestionnaire de centre de coûts, vous voyez les budgets liés aux centres de coûts que vous gérez.
Si vous disposez de l'autorisation Voir tous les budgets, vous pouvez consulter tous les budgets de l'entité.
Les documents tels que les factures fournisseurs, les bons de commande et les reçus de carte impactent chaque budget en fonction du centre de coûts et de la catégorie de dépenses.
Si une dépense ne correspond à aucune catégorie de dépenses alors que des sous-budgets existent, son montant sera mis en évidence en rouge à côté du nom du centre de coûts.
Comment gérer la portée et les autorisations des centres de coûts ?
Un gestionnaire de centre de coûts peut :
Consulter et vérifier les dépenses de son ou ses centres.
Consulter et gérer les budgets de son ou ses centres.
Consulter et gérer les cartes s'il dispose du module Dépenses activé.
Les utilisateurs disposant de l'autorisation Créer des budgets peuvent ajouter ou modifier tout budget.
Les utilisateurs disposant de l'autorisation Voir tous les budgets peuvent consulter les budgets de tous les centres de coûts.
💡 Conseils
Utilisez des sous-budgets pour suivre et contrôler les dépenses détaillées (par exemple, "Publicité marketing", "Licences logicielles").
Regroupez les dépenses connexes pour surveiller les dépenses par rapport aux limites prédéfinies.
Révisez régulièrement vos budgets pour repérer les dépassements ou réallouer les ressources si nécessaire.
FAQ ❓
Que faire si j'ai besoin de plus d'un budget pour le même centre de coûts ?
Vous pouvez créer de nouveaux budgets pour différentes périodes, mais un seul budget peut être actif par centre de coûts sur une même période.
Puis-je gérer plusieurs centres de coûts à la fois ?
Oui, vous pouvez être désigné comme gestionnaire de plusieurs centres de coûts. Vous verrez les budgets et les dépenses de tous les centres que vous gérez dans le même tableau de bord.
Puis-je avoir des sous-budgets sans budget principal ?
Chaque sous-budget fait partie d'un budget global de centre de coûts. Tout sous-budget que vous créez met automatiquement à jour le budget total du centre de coûts.
Puis-je créer des budgets pour des dates passées ou futures ?
Oui, vous pouvez définir des budgets pour n'importe quelle période, y compris les mois ou années passés ou à venir.
Que se passe-t-il si je supprime un centre de coûts ?
Tous les budgets liés à ce centre de coûts sont également supprimés, alors assurez-vous de ne plus avoir besoin des données avant de les supprimer.