Comment demander une nouvelle carte ?
Ouvrez votre Espace Employé et accédez à Demandes de carte.
Cliquez sur “Nouvelle demande de carte” et remplissez tous les détails requis (type de carte, montant, raison, etc.).
Soumettez votre demande pour notifier les approbateurs.
Vous pouvez créer différents types de cartes virtuelles :
Régulière : Carte virtuelle classique pour une utilisation générale en ligne.
Usage unique : Utilisez-la pour un seul achat, puis elle expire.
Usage unique - récurrent : Carte récurrente pour des dépenses mensuelles ou périodiques avec le même commerçant.
Qui peut voir les demandes de carte ?
Admin des dépenses avec les droits Peut voir le compte swan et Peut gérer l'adhésion à la carte voit toutes les demandes de tous les détenteurs de carte.
Responsable de centre de coûts avec les mêmes droits voit les demandes liées à son centre de coûts et les siennes.
Employé voit ses propres demandes uniquement.
Comment approuver ou rejeter les demandes de carte ?
Admin des dépenses ou Responsable de centre de coûts (avec les droits requis) peut ouvrir toute demande “À approuver” et :
Approuver pour générer immédiatement la carte virtuelle.
Rejeter pour refuser la demande et éventuellement laisser un commentaire.
Rappel : une fois rejetée, vous ne pouvez pas “annuler le rejet”. Une nouvelle demande doit être créée à la place.
Comment gérer ou supprimer une demande de carte ?
Admin des dépenses ou Responsable de centre de coûts peut consulter et traiter les demandes de carte dans l'Application de bureau.
Employés peuvent supprimer leurs propres demandes en attente si elles ne sont pas encore approuvées ou rejetées.
Une nouvelle demande peut être soumise à tout moment si vous avez besoin de modifications après un rejet ou une suppression.
💡 Conseils
Vous avez besoin des droits appropriés pour voir et gérer les demandes de carte.
Pour les cartes physiques, vous pouvez convertir une carte virtuelle ultérieurement si nécessaire.
Chaque demande suit votre flux d'approbation existant pour maintenir le contrôle des dépenses.
FAQ ❓
Que se passe-t-il après l'approbation d'une demande ?
Une carte virtuelle correspondante est automatiquement créée et apparaît dans votre liste de cartes. Vous pouvez commencer à l'utiliser immédiatement pour les dépenses autorisées.
Puis-je modifier une demande de carte une fois soumise ?
Non. Vous ne pouvez qu'approuver ou rejeter une demande soumise. Si vous avez besoin de modifications, rejetez-la avec un commentaire ou supprimez-la et créez une nouvelle demande.
Ai-je besoin de droits spéciaux pour voir toutes les demandes de carte ?
Oui. Vous devez disposer des permissions Peut voir le compte swan et Peut gérer l'adhésion à la carte pour voir et gérer les demandes de carte des autres utilisateurs. Sinon, vous ne verrez que les vôtres.