Comment utiliser la fonctionnalité

Téléchargez tous vos documents PDF en une seule fois en utilisant la fonctionnalité d'importation manuelle.
Pas de limite : Si des numéros de facture sont trouvés dans les noms de fichiers PDF, vous pouvez importer un nombre illimité de documents.
Limitations : Si les numéros de facture ne sont pas trouvés dans les noms de fichiers, vous pouvez importer jusqu'à 200 documents à la fois.
Tâche en arrière-plan : Le processus de liaison en masse s'exécute en arrière-plan, vous permettant de continuer à utiliser Accounts Receivable pendant que vos PDF sont scannés et liés.

Comment ça fonctionne ?

Correspondance par nom de PDF : Le système vérifie si le nom du fichier PDF contient un numéro de facture existant.
Si une correspondance est trouvée, le PDF est automatiquement lié à la facture correspondante.
Recours à l'OCR : Si aucune correspondance n'est trouvée dans le nom de fichier :

Le document est scanné à l'aide de la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour détecter le numéro de facture.
Si l'OCR trouve un numéro de facture correspondant, le PDF est lié automatiquement.
Si aucune correspondance n'est trouvée, le document est ajouté au processus de Vérification en attente pour une révision manuelle.

Attribuer des PDF aux factures avec vérification en attente

Comment utiliser la fonctionnalité

Téléchargez vos documents PDF en utilisant la fonctionnalité de base Importer un document.
Choisissez l'une des deux options :

Vérifier manuellement les documents : Passez par le processus de vérification OCR manuellement.
Lier les documents aux factures existantes : Laissez le système faire correspondre automatiquement les PDF aux factures à l'aide de l'OCR.

Liaison automatique : En sélectionnant Lier les documents aux factures existantes, le système scanne chaque PDF pour trouver et faire correspondre les numéros de facture.

Comprendre comment fonctionne la correspondance des documents

Pour maximiser la correspondance automatique, il est important de comprendre comment le système identifie les correspondances entre les noms de fichiers PDF et les numéros de facture.

Règles de correspondance

Le nom de fichier inclut le numéro de facture : Le nom du fichier PDF doit contenir le numéro de facture exact.
- Pas de caractères supplémentaires : Il ne doit y avoir ni lettres ni chiffres immédiatement après le numéro de facture dans le nom de fichier.
  - ✅ Exemple : Le numéro de facture 123 correspond au nom de fichier Facture_123.pdf
  - 🚫 Ne correspond pas si le nom de fichier est Facture_123A.pdf
Gestion des caractères spéciaux :
- Les caractères comme /, -, _, et . dans les numéros de facture peuvent être transposés en _ ou supprimés dans les noms de fichiers.
  - ✅ Exemple : Le numéro de facture 123/F correspond au nom de fichier Facture_123_F.pdf ou Facture_123F.pdf
Non sensible à la casse : La correspondance n'est pas affectée par les majuscules ou minuscules.

Exemples

Correspondances :
- Numéro de facture 123 avec le nom de fichier Facture_123.pdf
- Numéro de facture 123-F avec le nom de fichier Facture_123_F.pdf
Pas de correspondance :
- Numéro de facture 123 avec le nom de fichier Facture_1234.pdf
- Numéro de facture 123 avec le nom de fichier Facture_123A.pdf

💡 Conseils

Assurez-vous de la précision des noms de fichiers : Pour améliorer la précision de la correspondance, nommez vos fichiers PDF pour inclure les numéros de facture exacts.
Caractères spéciaux : Soyez attentif à la manière dont les caractères spéciaux dans les numéros de facture sont représentés dans les noms de fichiers.
Avantage de l'importation en masse : Utilisez les importations en masse pour gagner du temps lorsque vous traitez un grand nombre de factures.

Q&R ❓

Que se passe-t-il si le numéro de facture n'est pas trouvé dans le nom de fichier PDF ou le contenu ?

Le PDF sera ajouté au processus de Vérification en attente, où vous pourrez le lier manuellement à la facture correcte.

Puis-je continuer à travailler dans Accounts Receivable pendant que les PDF sont traités ?

Oui ! Le processus de liaison en masse s'exécute en arrière-plan, vous permettant de continuer à utiliser l'application sans interruption.